10.12.2008 - 7.4 Qualitätsmanagement im Geschäftsbereich Stadten...

Frau Dr. von Kuick-Frenz verweist auf das schriftlich ausgereichte Material zur Darstellung der Funktionalität der Clearingstelle und einen Flyer sowie die neue Broschüre „Bauen und Sanieren in Potsdam“.

Anschließend erläutert Frau Dr. von Kuick-Frenz die Abläufe innerhalb der Clearingstelle, deren Struktur, Zusammensetzung und Zusammenarbeit mit den Bereichen und Fachbereichen der Verwaltung. Im Ergebnis der Evaluation sei durch den Gutachter Herrn Dr. Michael festgestellt worden, dass die Einrichtung und Tätigkeit der Clearingstelle ein Erfolg sei. Diese sei in der Bundesrepublik auf kommunaler Ebene einmalig und sonst nur an Verwaltungsgerichten zu finden. Deshalb sei man mit Recht stolz auf diese Einrichtung, die sehr gut geeignet sei, Interessen auszugleichen bzw. Kompromisse zu finden. Mit der Unterbreitung weiterer Optimierungsvorschläge sei man auf einem guten Weg. Ebenso habe man entsprechende Software installiert und einzelne Textbausteine erarbeitet, um die Bearbeitungszeiten zu optimieren und dem Vorwurf der Ungleich-behandlung zu begegnen.

Der Oberbürgermeister betont, dass er froh über die Entscheidung sei, das Verfahren auch wissenschaftlich begleiten zu lassen, was den Prozess effektiviert habe. Dadurch können jetzt gute Ergebnisse vorgezeigt werden und auch zukünftig werde es diese Begleitung geben.

Frau Dr. Schröter fragt anschließend nach, in welcher Größenordnung die Clearingstelle angelaufen werde, denn einerseits spreche die Inanspruchnahme dafür, dass dies angenommen werde, andererseits müsse man dann annehmen, dass es in den Abläufen Probleme gebe. Ebenso wolle sie wissen, wie hoch der Anteil sei, bei dem die Clearingstelle nicht helfen konnte und wie die „Durchlaufgeschwindigkeit“ bei Baugenehmigungsverfahren sei.

Frau Dr. von Kuick-Frenz entgegnet, dass sich die Befürchtung einer sehr hohen Inanspruchnahme der Clearingstelle nicht bestätigt habe und gegenwärtig 15 Verfahren laufen. Da das oberste Gebot in der Arbeit der Clearingstelle die Verschwiegenheit sei, könne sie zu den einzelnen Verfahren keine näheren Auskünfte geben. Allerdings seien mehr als die Hälfte positiv verlaufen. Mit Einrichtung der Clearingstelle und der Einführung eines Frühwarnsystems konnte eine gute Information und Zusammenarbeit mit den Antragstellern erreicht werden. Dies habe auf die „Durchlaufgeschwindigkeit“ keinen Einfluss, aber auch hier sei die Verwaltung dabei, die Genehmigungsverfahren zu optimieren, so z.B. durch Strukturveränderungen und die Schaffung einer Vorprüfung. Derzeit betrage die durchschnittliche Bearbeitungsdauer dreieinhalb Monate.

Frau Dr. Müller verweist auf die Ausführungen in der Broschüre „Bauen und Sanieren in Potsdam“, Seite 12, zum Verhandlungsleiter und fragt, wie diese Funktion personell punktuell oder dauerhaft besetzt sei.

Frau Dr. von Kuick-Frenz antwortet darauf, dass Juristen aus dem Baubereich sowie aus dem Bereich Recht die Funktion wahrnehmen und darüber hinaus auch Mitarbeiter aus den betroffenen Fachbereichen hinzugezogen werden, allerdings nicht die, die den Vorgang bearbeiten. Derzeit seien acht Kollegen und Kolleginnen einbezogen, wobei diese Anzahl zukünftig reduziert werden soll und der Focus mehr auf die Qualifizierung der Verhandlungsleiter gerichtet werde. Für jedes Verfahren werde der Verhandlungsleiter neu benannt. Herr Weise ergänzt diese Ausführungen und betont, dass zukünftig die 8 Verhandlungsleiter auf 4 reduziert werden sollen und diese 4 aus der Geschäftstelle des Geschäftsbereiches Stadtentwicklung und Bauen und aus dem Bereich Recht ausgewählt werden. Dies solle u.a. Doppelbefassungen und Doppelfunktionen von Mitarbeitern vermeiden. Ziel sei die Schaffung einer dauerhaften Institution, die bei Bedarf zusammengerufen werde.

Auf die Nachfrage von Herrn Dr. Scharfenberg, wie viele Verfahren bereits die Clearingstelle durchlaufen haben, entgegnet Herr Weise, dass es 15 Verfahren insgesamt gegeben habe, wovon 10 schon „durchgelaufen“ seien. In wesentlich mehr Fällen habe es eine Beratung gegeben; bei diesen sei es erst gar nicht bis zu einer Verhandlung vor der Clearingstelle gekommen, weil vorher eine Klärung erfolgt sei.