21.09.2011 - 17.6 Bericht über das Ergebnis der Prüfung, ob und u...

Der Oberbürgermeister erklärt eingangs, dass im Ergebnis der Prüfung ein entsprechender Beschlussvorschlag für die Sitzung der StVV im Dezember vorgelegt werde. Auf die Nachfrage von Frau Engel-Fürstberger, ob der Luftschiffhafenbeirat dann abgeschafft werde, entgegnet er, dass der Beirat die Interessen der Vereine bündele, wogegen der Aufsichtsrat die Kontrolle ausübe. Außerdem, so Herr Dr. Scharfenberg, sei per Beschluss der Erhalt des Beirates festgeschrieben. Auf ihre Anmerkung, eine einheitliche Regelung bezüglich der Aufsichtsräte für alle Gesellschaften zu finden, verweist der Oberbürgermeister darauf, dass das eine Frage der Effizienz und eine Frage sei, wie viel „Aufsichtsrat die StVV vertrage“, da diese Gremien auch mit Stadtverordneten zu besetzten seien.

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Gemäß dem Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 27.06.2011 (DS 11/SVV/0312) wird mit dieser Mitteilungsvorlage die Stadtverordnetenversammlung über das Ergebnis der Prüfung, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Aufsichtsrat für die Luftschiffhafen Potsdam GmbH eingerichtet werden soll, informiert.

Der Bericht gibt zuerst einige Informationen zum Organ Aufsichtsrat und zu der Gesellschaft selbst, da diese für die Diskussion erforderlich sind.

1. Grundsätzliches zum Gesellschaftsorgan Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat ist das Kontroll- und Überwachungsorgan einer Gesellschaft. Besetzung, Aufgaben und Rechte des Aufsichtsrates ergeben sich aus den gesetzlichen Vorschriften (insbesondere §§ 95 bis 116 AktG bzw. § 52 GmbHG i. V. m. AktG) sowie den Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages.

Für Gesellschaften in der Rechtsform der GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Rechtsform) kann ein Aufsichtsrat freiwillig eingerichtet werden (§ 52 GmbHG). Unter bestimmten Voraussetzungen ist ein Aufsichtsrat aber auch bei einer GmbH zwingend vorgeschrieben (DrittelbG, MitbestG).

In den Leitlinien guter Unternehmensführung - Public Corporate Governance Kodex für die Beteiligungen an privatrechtlichen Unternehmen der Landeshauptstadt Potsdam (kurz: Kodex) ist festgelegt, dass die Bildung eines Aufsichtsrats – bzw. eines entsprechenden Aufsichtsorgans – im Gesellschaftsvertrag auch bei den Unternehmen vorzusehen ist, für die keine gesetzliche Pflicht hierzu besteht. Davon kann abgewichen werden, wenn dies aufgrund Größe, Aufgaben und Bedeutung der Beteiligung nicht angemessen erscheint (Gliederungspunkt I.3.3.1).

Ist ein Aufsichtsrat eingerichtet, so sind die Aufsichtsratsmitglieder in ihrer Tätigkeit dem Unternehmenswohl verpflichtet. Das Gesellschaftsinteresse hat Vorrang.

Aufgabe des Aufsichtsrates ist es, die Geschäftsführung bei der Leitung des Unternehmens regelmäßig zu überwachen und zu beraten. Gegenstand der Überwachung sind die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung (im Detail siehe u. a. Kodex Gliederungspunkt I.3.3.2).

2. Informationen zur Luftschiffhafen Potsdam GmbH

2.1 Gesellschafterstruktur

Die Luftschiffhafen Potsdam GmbH ist eine mittelbare Beteiligung der Landeshauptstadt Potsdam.

Die Luftschiffhafen Potsdam GmbH ist eine Tochtergesellschaft der PRO POTSDAM GmbH. Die PRO POTSDAM GmbH hält 100 % der Anteile an dieser Gesellschaft. Die Landeshauptstadt Potsdam wiederum ist alleinige Gesellschafterin der PRO POTSDAM GmbH.

2.2 Wirtschaftliche Tätigkeit der Gesellschaft

Gegenstand der Gesellschaft ist die Erbringung genehmigungsfreier immobilienwirtschaftlicher Dienstleistungen aller Art für die Gesellschafterin PRO POTSDAM GmbH und für die Landeshauptstadt Potsdam, insbesondere die Bewirtschaftung und Entwicklung der sportlichen Infrastruktureinrichtungen Luftschiffhafen Potsdam.

Mit dem Geschäftsbesorgungsvertrag vom 18. Dezember 2008 übertrug die Landeshauptstadt Potsdam sämtliche Aufgaben der Bewirtschaftung und Betreibung des Standortes Luftschiffhafen ab dem 1. Januar 2009 auf die Luftschiffhafen Potsdam GmbH. Somit lag der wesentliche Aufgabenschwerpunkt der Gesellschaft bisher in der Erbringung der mit dem Geschäftsbesorgungsvertrag übertragenen Aufgaben.

Im vergangenen Jahr wurden seitens der Luftschiffhafen Potsdam GmbH höhere Beträge für Leistungen im Rahmen des Geschäftsbesorgungsvertrages abgerechnet bzw. weiterberechnet als im Haushalt der Stadt veranschlagt. Im Ergebnis der sachlichen Prüfung wurde ein Teil der „Mehrkosten“ als unabweisbar anerkannt und nach Zustimmung des Hauptausschusses an die Gesellschaft ausgezahlt.

Die Gesellschaft hat in 2011 weitere Aufgaben übernommen. Die Stadtverordnetenversammlung hat am 1. Juni 2011 der Vereinbarung zum Wohnheim Luftschiffhafen zugestimmt (DS 11/SVV/0351), wonach die Aufgabe der Betreibung des Wohnheimes der Sportschule „Friedrich Ludwig Jahn“ mit Wirkung vom 1. Juli 2011 auf die Luftschiffhafen Potsdam GmbH übertragen wird.

Die Übertragung weiterer Aufgaben, soweit diese dem o. g. Unternehmensgegenstand entsprechen, ist für die Zukunft nicht ausgeschlossen.

Unter Berücksichtigung der neuen Aufgaben werden sich die Umsatzerlöse der Gesellschaft langfristig etwa verdreifachen. Der Mitarbeiterbestand wird durch die Überleitung des Personal des Wohnheimes auf etwa 70 Mitarbeiter ansteigen.

Nach handelsrechtlichen Kriterien ist und bleibt die Gesellschaft auch nach Erweiterung der Aufgaben eine kleine Kapitalgesellschaft.

2.3 Ausübung der Kontrollfunktion

Ein fakultativer Aufsichtsrat als Kontrollorgan ist bei der Luftschiffhafen Potsdam GmbH bisher nicht eingerichtet. Bei der Gründung der Luftschiffhafen Potsdam GmbH wurde aufgrund der überschaubaren Größe und Geschäftstätigkeit der Gesellschaft davon abgesehen, einen Aufsichtsrat auf Ebene der Gesellschaft einzurichten (siehe hierzu Ausführungen unter 1.).

Stattdessen wurde ein Beirat gebildet, welchem u. a Vertreter des Stadtsportbundes, des Landessportbundes, der Sportschule, des Olympiastützpunktes und Vertreter der nutzenden Vereine sowie Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung angehören. Der Beirat der Luftschiffhafen Potsdam GmbH hat eine beratende Funktion. Er ist nicht mit den Entscheidungsbefugnissen und Kontrollfunktionen eines Aufsichtsrates ausgestattet. Gemäß Geschäftsordnung für den Beirat der Luftschiffhafen Potsdam vertritt der Beirat die Belange des Sports im Sportareal am Luftschiffhafen. Daneben unterstützt der Beirat die Luftschiffhafen Potsdam GmbH in allen wichtigen, das Sportareal Luftschiffhafen betreffenden Entscheidungen, indem er auch eigene Vorschläge zur Ausgestaltung des Betriebs des Sportareals erarbeitet und die Geschäftsführer der Luftschiffhafen GmbH berät.

Die Kontrollfunktion wird seit Gründung der Luftschiffhafen Potsdam GmbH vom Aufsichtsgremium der Muttergesellschaft PRO POTSDAM GmbH wahrgenommen. In der Aufsichtsratssitzung der PRO POTSDAM GmbH werden von der Geschäftsführung Informationen zur Luftschiffhafen Potsdam GmbH überwiegend im Zusammenhang mit der Behandlung des Wirtschaftsplanes, der Quartalsberichte und des Jahresabschlusses der Luftschiffhafen Potsdam GmbH gegeben.

Die Funktion des Gesellschafters in der Luftschiffhafen GmbH wird durch die Geschäftsführung der PRO POTSDAM GmbH wahrgenommen. Aufgrund der Regelung im Gesellschaftsvertrag der PRO POTSDAM GmbH sind Stimmabgaben der Geschäftsführung der PRO POTSDAM GmbH in ihrer Eigenschaft als Vertreter des Gesellschafters in der Gesellschafterversammlung der Luftschiffhafen Potsdam GmbH in Angelegenheiten, die nach dem Gesellschaftsvertrag der Luftschiffhafen Potsdam GmbH in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung fallen, durch die Gesellschafterversammlung der PRO POTSDAM GmbH zu beschließen. Beschlussvorlagen der Luftschiffhafen Potsdam GmbH den Wirtschaftsplan und den Jahresabschluss betreffend, werden regelmäßig erst dem Aufsichtsrat der PRO POTSDAM GmbH vorgelegt. Der Aufsichtsrat berät darüber und gibt hierzu Empfehlungen ab. Daran schließt sich die Befassung in der Gesellschafterversammlung der PRO POTSDAM GmbH an. Erst danach beschließt die Gesellschafterversammlung der Luftschiffhafen Potsdam GmbH darüber.

3. Diskussion der Notwendigkeit eines Aufsichtsrates bei der Luftschiffhafen GmbH

Die Aufgaben der Gesellschaft haben sich wie bereits dargestellt durch die Übertragung der Betreibung des Wohnheims der Sportschule erweitert und auch für die Zukunft ist nicht ausgeschlossen, dass weitere Aufgaben auf die Gesellschaft übertragen werden. Die Aufgabenerweiterung und damit einhergehend die gestiegene Bedeutung der Gesellschaft für die Landeshauptstadt Potsdam sprechen eine die Einrichtung eines Aufsichtsrates.

Aufgrund der Größe der Luftschiffhafen Potsdam GmbH (=kleine Kapitalgesellschaft) - gemessen an der Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl – erscheint die Errichtung eines Aufsichtsrates nicht als zwingend. Die Größe soll jedoch nicht ausschlaggebend sein.

In den Verträgen zwischen der Luftschiffhafen Potsdam GmbH und der Landeshauptstadt Potsdam sind die Rechte und Pflichten der Vertragspartner festgelegt. Gemäß Geschäftsbesorgungsvertrag vom 18. Dezember 2008 stehen der Landeshauptstadt Potsdam Weisungs- und Kontrollbefugnisse gegenüber der Luftschiffhafen Potsdam GmbH (Betriebsgesellschaft) zu.

Die vertraglichen Regelungen stellen sicher, dass die Landeshauptstadt Potsdam auf Entscheidungen der Gesellschaft, die die Vertragsdurchführung bzw. -erfüllung betreffen, direkten Einfluss nehmen kann.  Die Kontrolle einer ordnungsmäßigen Vertragsdurchführung bzw. -erfüllung wird von der Landeshauptstadt Potsdam ausgeführt.

Darüber hinaus erfolgt eine Kontrolle des Geschäftsführers durch den Aufsichtsrat des Mutterunternehmens PRO POTSDAM GmbH.

Die Einrichtung eines Aufsichtsrates auf Ebene der Luftschiffhafen Potsdam GmbH könnte zu einer  „Dopplung“ von Aufsichtstätigkeiten führen. Soweit es sich um eine zustimmungspflichtige Maßnahme handelt, würde ein solcher Aufsichtsrat in den unter 2.3 beschriebenen Entscheidungsprozess eingebunden (Empfehlung Aufsichtsrat des Tochterunternehmen – Empfehlung Aufsichtsrat des Mutterunternehmen – Beschluss Gesellschafter Mutterunternehmen/Landeshauptstadt Potsdam – Beschluss Gesellschafter Tochterunternehmen/Geschäftsführung der PRO POTSDAM GmbH).

4. Ergebnis

Wesentliche Entscheidungen das Sportareal Luftschiffhafen betreffend werden mit der Landeshauptstadt Potsdam und dem Beirat beraten. Eine Kontrolle der ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Pflichten aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag erfolgt direkt durch die Landeshauptstadt Potsdam; diese kann der Gesellschaft im Rahmen des Geschäftsbesorgungsvertrages auch Weisungen erteilen. Darüber hinaus wird die Kontrollfunktion vom Aufsichtsrat der Muttergesellschaft PRO POTSDAM GmbH wahrgenommen. Bei zustimmungspflichtigen Geschäften ist die vorherige Zustimmung der Geschäftsführung der PRO POTSDAM GmbH (als Vertreter des Gesellschafters in der Gesellschafterversammlung der Luftschiffhafen Potsdam GmbH) sowie der Landeshauptstadt Potsdam (Gesellschafterin der PRO POTSDAM GmbH) einzuholen.

Vor diesem Hintergrund ist die Errichtung eines Aufsichtsrates auf Ebene der Gesellschaft nicht zwingend erforderlich, kann aber – als zusätzliches Element – sinnvoll erscheinen.

Die Errichtung eines Aufsichtsrates könnte sinnvoll sein, um auf die strategische Ausrichtung und Geschäftspolitik der Gesellschaft noch größeren Einfluss zu nehmen.

Sofern ein Aufsichtsrat errichtet werden sollte, können neben Stadtverordneten auch Beschäftigte der Gemeinde wie auch sachkundige Dritte als Aufsichtsratsmitglieder benannt werden (§ 97 Abs. 2 BbgKVerf). Eine Besetzung des Aufsichtsrates mit Vertretern der nutzenden Sportvereine ist jedoch nicht empfehlenswert, da diese bereits im Beirat der Gesellschaft vertreten sind. Die Einrichtung eines Aufsichtsrates unter Beibehaltung des Beirates ist aufgrund der anderweitigen Befugnisse und Aufgaben dieser Gremien möglich.

Im Rahmen der Überprüfung und ggf. Änderung der Gesellschaftsverträge der Gesellschaften des Unternehmensverbundes PRO POTSDAM unter Berücksichtigung des § 96 BbgKVerf sowie des § 13 Abs. 3 der Hauptsatzung der Landeshauptstadt Potsdam wird auch die Erweiterung der zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäfte und Maßnahmen erwogen, welches zum Ziel hat, die Einflussnahme der Landeshauptstadt Potsdam auf die Tochtergesellschaften zu erhöhen. Darüber hinaus werden die Ergebnisse der Transparenzkommission zur Anpassung der Gesellschaftsverträge sowie die Entscheidung der Stadtverordnetenversammlung zu diversen Anträgen hinsichtlich der Erweiterung des Aufsichtsrates u. a. berücksichtigt.