23.01.2013 - 5.3 Bürokratieaufwand bei der Verwendung des Sachau...

Frau Dr. S. Müller fragt nach, wann die Änderungen in Kraft treten werden.

Herr Kümmel führt dazu u.a. aus, dass, wenn der Verfahrensweise zugestimmt werde, die Richtlinie erarbeitet werde (bis nach der Sommerpause).

Der Oberbürgermeister spricht sich dafür aus, mit der Erarbeitung der Richtlinie umgehend zu beginnen, damit sie schnellstmöglich in Kraft treten kann.

Frau Dr. S. Müller unterstreicht die Notwendigkeit.

Die Mitteilungsvorlage wird zur Kenntnis genommen.

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Der Oberbürgermeister wurde mit Beschluss vom 19.09.2012 beauftragt zu prüfen, wie der Bürokratieaufwand bei der Verwendung des Sachaufwandes der Ortsteile verringert und wie die Eigenverantwortung der Ortsteile gestärkt werden kann.

Dazu sollen insbesondere folgende Aspekte geprüft werden:

-          Vereinfachung des Antragsverfahrens

-          Erhöhung der Bagatellgrenze, ab deren Überschreitung Vergleichsangebote einzuholen sind

-          Budget für „nachhaltige Zwecke“ (Investitionen)

-          Regelung bei vorläufiger Haushaltsführung.

Rechtliche Grundlagen

Zur Förderung von Vereinen und Verbänden, zur Förderung und für die Durchführung von Veranstaltungen der Heimatpflege, des Brauchtums und der Fremdenverkehrsentwicklung sowie für Ehrungen und Jubiläen kann die Gemeindevertretung bzw. Stadtverordnetenversammlung nach § 46 Abs. 4 Satz 1 der  Brandenburgischen Kommunalverfassung den Ortsbeiräten Mittel zur Verfügung stellen. Das Recht der Gemeindevertretung zum Erlass der Haushaltssatzung bleibt dabei unberührt.

Die Landeshauptstadt Potsdam macht von dieser Möglichkeit der Kommunalverfassung Gebrauch. 

Nach der Eingemeindung erhielten die Ortsteile sehr unterschiedliche Beträge in Form der Zuwendung. Gemeinden, die einen Eingemeindungsvertrag geschlossen hatten, konnten entsprechend der Vertragsvereinbarung über wesentlich höhere Mittel verfügen als die anderen. Eiche und Grube, die bereits 1993 eingemeindet wurden, erhielten vorerst gar kein Budget und wurden erst 2004 ausgestattet. Die unterschiedlichen Voraussetzungen sollten mit Beginn der nächsten Wahlperiode angeglichen werden, so dass erstmalig 2007/2008 in Absprache des Oberbürgermeister mit den damaligen Ortsbürgermeistern eine Vereinbarung getroffen wurde, die eine Gleichbehandlung der Ortsteile ermöglichte. Danach wird ein Sockelbetrag pro Ortsteil ergänzt mit einem Betrag von 4 € pro Ortsteileinwohner bereitgestellt. Darin enthalten sind auch Mieten für Büros der Ortsteile; bei Auflösung der Büros stand dieser Betrag dem Ortsteil weiter zur Verfügung. Die Stadtverordnetenversammlung bestätigt diesen für eine Wahlperiode gleichbleibenden Haushaltsansatz im Ergebnishaushalt jeweils mit der Haushaltssatzung (bereitgestellte Mittel 2012 siehe: Finanzielle Auswirkungen).

Vereine und Verbände aber auch Kirchen, Freiwillige Feuerwehren und Einzelpersonen aus den Ortsteilen können Anträge auf Gewährung einer Zuwendung stellen. Zuwendungen der Landeshauptstadt sind dabei Leistungen aus Haushaltsmitteln der Stadt an Dritte zur Erfüllung kommunaler Zwecke. 

Dem entsprechend gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (§ 63 Abs. 2), der doppischen Haushaltsführung (§ 63 Abs. 3), die Vorschriften der Haushaltswirtschaft (§ 66 Abs. 3) und ggf. der vorläufigen Haushaltsführung (§ 69 Abs. 1) der Brandenburgischen Kommunalverfassung.

Verfahren

Das Antragsformular wurde bereits vor ca. 4 Jahren an die Bedürfnisse der Ortsbeiräte angepasst, verkürzt und mit einer Anlage „Ausführlicher Finanzierungsplan“ ergänzt, um eine Antragstellung zu erleichtern. Ebenso wurde ein ausführliches Merkblatt erstellt, in dem die Bewilligungsvoraussetzungen, das Antragsverfahren, die Auszahlungsmodalitäten und die Verwendungsnachweisführung erläutert werden. Das Verfahren wurde mehrfach in den Ortsteilen erläutert.

Antragsverfahren und Bewilligung erfolgen auf folgendem Weg:

-          Antragstellung im Büro der Stadtverordnetenversammlung (GB9, Bereich 902) als Bewilligungsbehörde

-          Prüfung durch 902 (oftmals unter Einbeziehung des Rechnungsprüfungsamtes) und wenn erforderlich Vervollständigung des Antrages durch die Antragsteller

-          wenn die Maßnahme förderfähig ist und die Fördervoraussetzungen vorliegen – Weiterleitung an den Ortsbeirat zur Beschlussfassung (unter Beachtung der Antragsfristen) im Rahmen des Budgets

-          wenn der Ortsbeirat abweichend beschließt – Anpassung des Antrages durch die Antragsteller

-          Ausfertigung und Zustellung des Zuwendungsbescheides

-          Auszahlung der Mittel frühestens nach Bestandskraft des Bescheides – in der Regel nach 4 Wochen, es sei denn, auf Rechtsmittel wird verzichtet

-          ein Antrag auf „vorzeitigen Maßnahmebeginn“ kann begründet gestellt werden

Nach der Durchführung der Maßnahme ist ein Verwendungsnachweis über die Gesamtmaßnahme und Gesamtfinanzierung einschließlich aller Belege und Quittungen unter Beachtung des „Vier-Augen-Prinzips“ einzureichen.

Wird ein Antrag als nicht förderfähig abgelehnt, kann gegen den Ablehnungsbescheid Widerspruch eingelegt werden, der erneut geprüft und nach einer Anhörung entschieden wird; der Klageweg ist möglich.

Darüber hinaus kann der Ortsbeirat selbst über die Mittel verfügen, muss dann aber in Vorkasse gehen, weil eine Vorab-Überweisung auf Privatkonten nicht erfolgt. Eine Abrechnung – auch in Teilschritten – ist jederzeit möglich.

In einigen Ortsteilen werden die Anträge bis zu einem von den Ortsbeiräten vorgegebenen Termin beim Ortsvorsteher gestellt, was einen Überblick über zu beantragende Maßnahmen verschaffen soll.

Auftretende Probleme und Gründe für Verzögerungen bei der Antragstellung

Ab 2012 wurden Maßnahmen auch unter dem Aspekt der vorläufigen Haushaltsführung geprüft und zurückgestellt. Das führte dazu, dass Vereine nach Genehmigung des Haushaltes erneut drei aktuelle Angebote einholen mussten. In 2012 fand erstmalig auch eine Vor-Ort-Besichtigung zur Feststellung der Förderfähigkeit einer Maßnahme statt – hier in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt und dem Kommunalen Immobilienservice.

Wie in vielen Zuwendungsbereichen der Landeshauptstadt entstehen Probleme bei der Antragstellung. So werden unvollständige bzw. unrichtige Anträge gestellt, die eine entsprechende Nacharbeit erfordern. Die Antragstellung erfolgt zu spät oder die Beschreibung der Maßnahme ist so allgemein, dass sich Ziel und Zweck nicht ableiten lassen. Es werden Doppelförderungen beantragt. Die Einholung von drei Angeboten ab einer Wertgrenze von 250 € wird nicht akzeptiert. Die Verwendungsnachweise sind lückenhaft, was bereits zu Rückforderungen geführt hat.

Sicher sind diese Probleme auch dem Umstand geschuldet, dass die Antragsteller oft ehrenamtlich tätig sind. Das Büro der Stadtverordnetenversammlung bietet jedem Antragsteller daher wenn gewünscht eine Beratung an. Grundsätzlich ist zu diesen Problemen jedoch anzumerken, dass ein Projekt nicht nur deshalb förderfähig ist, weil es in den Ortsteilen stattfindet. Der Katalog der förderfähigen Maßnahmen in § 46 Abs. 4 Satz 1 der Brandenburgischen Kommunalverfassung (siehe oben) ist abschließend und einzuhalten.

Unterscheidung zwischen investiven und konsumtiven Maßnahmen

Die Mittel für die Ortsteile sind im Haushaltsplan als Sachaufwendungen veranschlagt und unterliegen neben den oben erwähnten rechtlichen Grundlagen auch der „Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden“ (KomHKV) des Landes Brandenburg.

Um Investitionen handelt es sich bei der Verwendung von Finanzmitteln für die Veränderung des Bestandes langfristig dienender Güter. Darunter fallen z.B. gemäß § 50 KomHKV der Erwerb von Vermögensgegenständen von mehr als 150 €. Investitionen werden im kommunalen Haushalt gemäß § 5 KomHKV über die Ein- und Auszahlungen der Investitionstätigkeit dargestellt. Die Sachaufwendungen der Ortsteile fallen gemäß § 4 Abs. 1 KomHKV jedoch unter Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen. Die ordentlichen Erträge des Ergebnishaushalts dienen zur Deckung der ordentlichen Aufwendungen des Ergebnishaushalts und die Auszahlungen der Investitionstätigkeit sind über die Einzahlungen der Investitionstätigkeit zu decken.

Eine Verwendung der Sachaufwendungen der Ortsteile für „nachhaltige Zwecke“ ist somit ausgeschlossen, es sei denn, die Zuwendung geht an einen Träger bzw. Verein zu seiner Verwendung.    

Regelung bei vorläufiger Haushaltsführung

Die Verwendung der Sachaufwendungen der Ortsteile unterliegt bis zum Inkrafttreten des genehmigten Haushalts ebenso wie alle anderen Aufwendungen der LHP der Vorschrift des § 69 der Brandenburgischen Kommunalverfassung zur vorläufigen Haushaltsführung. D.h., nur solche Aufwendungen und Auszahlungen sind zulässig, zu deren Leistungen die Gemeinde rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.

Daher führt das Büro der Stadtverordnetenversammlung in dieser Zeit eine Einzelfallprüfung zur Zulässigkeit durch.  

Um die Probleme zu mildern und das Verfahren für alle Beteiligten transparenter zu gestalten schlägt die Verwaltung vor:

1.      Erarbeitung einer „Richtlinie zur Förderung der Ortsteile über Sachaufwendungen gemäß § 46 Abs. 4 Satz 1 BbgKVerf“, die das Antrags- und Genehmigungsverfahren sowie Abrechnung und Prüfung beschreibt, Förderkriterien beinhaltet und die Einbindung der Ortsbeiräte in die Entscheidung regelt. Die Richtlinie wäre durch die Stadtverordnetenversammlung zu beschließen. Die Gemeindevertretung kann Mitteil zur Verfügung stellen, aber nicht pauschal sondern zweckgebunden. Die Kriterien können bestimmte Förderungen grundsätzlich ausschließen bzw. einschränken, was auch zu einer gerechteren Verteilung führen würde.

2.      Erhöhung der Wertgrenze, ab deren Überschreitung drei Vergleichsangebote eingeholt werden müssen, von 250 € auf 500 € im Zuge der Erarbeitung der neuen „Dienstanweisung Vergabe“. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist auch in diesen Fällen weiterhin zu beachten und Gegenstand der Prüfung des Verwendungsnachweises.

Die haushaltsrechtlichen Bestimmungen der BbgKVerf und der KomHKV sind für die Verwaltung bindend. Der Veränderung des Antrags- und Vergabeverfahrens sind daher Grenzen gesetzt.