Beschlussvorlage - 16/SVV/0512

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Richtlinie zur Förderung der Ortsteile über Sachaufwendungen gem. § 46 Abs. 4 BbgKVerf.

Berechnungstabelle Demografieprüfung:

Begründung:

Grundlage dieser Richtlinie sind die in der Mitteilungsvorlage zur DS 12/SVV/0872 dargestellten Prüfergebnisse und die Empfehlungen der im Jahr 2015 gebildeten gemeinsamen Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der Ortsbeiräte und der Verwaltung der Landeshauptstadt Potsdam.

In der Arbeitsgruppe haben vier Ortsvorsteher/innen (Frau Dr. Klockow, Neu Fahrland, Herr Winskowski, Eiche, Herr Krause, Golm und Herr Sterzel, Grube) sowie der Bereich Recht (Herr Pajaczkowski) und das Büro der Stadtverordnetenversammlung (Frau Ziegenbein) mitgewirkt.

Anliegen sowohl der Mitteilungsvorlage, als auch der Arbeitsgruppe war es, das Verfahren für Sachaufwendungen nach § 46 Abs. 4 BbgKVerf zu vereinfachen und das Antrags - / Genehmigungs-/ Nachweisverfahren sowie die Einbeziehung der Ortsbeiräte zu regeln.

Voraussetzungen:

Gemäß § 46 Abs. 4 der Brandenburgischen Kommunalverfassung kann die Gemeindevertretung dem Ortsbeirat Mittel zur Förderung von Vereinen und Verbänden, zur Förderung und für die Durchführung von Veranstaltungen der Heimatpflege, des Brauchtums und der Fremdenverkehrsentwicklung sowie für Ehrungen und Jubiläen zur Verfügung stellen. 

Von dieser Möglichkeit macht die Landeshauptstadt seit der Eingemeindung im Jahr 2003 Gebrauch; seit 2008 auf Grundlage eines mit den Ortsvorstehern abgestimmten Verfahrens der Mittelverteilung nach einem Sockel- und einem Pro-Kopf-Betrag.

Das stellt sich wie folgt dar:

bis  2008:ab 2009derzeit:

Fahrland   4.200 €15.628,0015.748,00

Golm   9.000 €12.507,0012.803,00

Groß Glienicke 30.000 €17.454,0017.746,00

Marquardt   3.500 €  8.609,00  8.597,00

Neu Fahrland   20.800 €  9.233,00  9.409,00

Satzkorn   3.000 €  5.996,00  5.948,00

Uetz-Paaren   1.500 €  5.680,00  5.692,00

Grube   1.500 €  5.716,00  5.664,00

Eiche   6.000 €19.580,0019.952,00

Bei der Gewährung der Mittel sind rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen, so dass diese Haushaltsmittel nicht pauschal, sondern zweckgebunden zur Verfügung gestellt werden. Entsprechend dem Prinzip der Einzelveranschlagung nach § 14 Abs. 1 KomHKV vom 14.02.2008 müssen im gemeindlichen Haushaltsplan konkrete Einzelansätze gebildet werden. Teilhaushaltspläne für den oder die Ortsteile oder gar die Bildung von gesonderten Ortsteilhaushaltsplänen sind unzulässig. Die Bewirtschaftung des Haushaltsplans und damit auch der für den Ortsteil bestimmten Haushaltsansätze erfolgen durch die hauptamtliche Verwaltung, so dass Anordnung und Auszahlung der ortsteilbezogenen Verfügungsmittel durch die Verwaltung erfolgen. Dem Ortsbeirat bzw. dem Ortsvorsteher darf ein Barbetrag zur Begleichung von Rechnungen nicht zur Verfügung gestellt werden, ebenso ist die Gewährung von Handvorschüssen nicht möglich.

Bislang wurde die „Dienstanweisung über die Bewilligung, Auszahlung und Verwendung von Zuwendungen der Landeshauptstadt Potsdam“ auch für diese Mittel angewendet, um u.a. festzustellen, für welche Zwecke öffentliche Mittel verwendet werden sollen, wie es sich mit einer möglichen Doppelförderung verhält und ob die Mittel schlussendlich auch für die geplanten Maßnahmen eingesetzt wurden, da die eigentliche Kontrolle über die Verwendung der Verwaltung unterliegt.

Inhalte der Arbeitsgruppe

In der Arbeitsgruppe wurde festgestellt, dass trotz einer umfänglichen Unterstützung seitens der Verwaltung, die Antragsteller einerseits die für sie missverständlichen Formulare des Zuwendungsantrags- und des Verwendungsnachweises beklagen und die Ortsbeiräte andererseits mehr Handlungs- und Entscheidungsfreiheit über die ihnen zur Verfügung gestellten Mittel sowie ein unkomplizierteres Verfahren wünschen.

Die nunmehr vorgelegte Zuwendungsrichtlinie soll weitestgehend diesen Ansprüchen gerecht werden und als Grundlage zukünftigen Handelns dienen.

In mehreren Beratungen hat die Arbeitsgruppe sich unter Berücksichtigung der unterschiedlichsten Gegebenheiten in den Ortsteilen auf diese Zuwendungsrichtlinie verständigt.

So wurden auf Wunsch der Ortsvorsteher

- Pauschalen berücksichtigt, die die OBR selbst beschließen und verwenden können (Eigenetat), z.B. für Glückwünsche, Ehrungen, Mieten, die Homepage u. ä .)

- die Formblätter Zuwendungsantrag und Verwendungszweck überarbeitet, minimiert und auf die Belange des §  § 46 Abs. 4 BbgKVerf zugeschnitten

- das elektronisches Antragsverfahren favorisiert

- auf Förderzwecke beschrieben.

Ebenfalls in die Zuwendungsrichtlinie aufgenommen wurde eine sogenannte Stichtagsregelung, die den OBR eine bessere Übersicht über die im Jahr geplanten Maßnahmen und eine rechtzeitige Antragstellung sichern soll.

Einigkeit wurde in der Arbeitsgruppe auch über folgende Punkte erzielt:

-          zukünftig kurzfristige Antragstellungen in der Regel nicht mehr zuzulassen, da im Durchschnitt 10 Wochen Bearbeitungszeit benötigt werden,

-          nur Anträge und Maßnahmen zuzulassen, die einen Ortsteilbezug haben. Davon ausgenommen sollten Maßnahmen sein, an denen mehrere Ortsteile beteiligt sind. (Beratung der Arbeitsgruppe am 12. März 2015). Diese Einigkeit wurde teilweise aus aktuellem Anlass wieder in Frage gestellt und auf Maßnahmen innerhalb des Potsdamer  Stadtgebietes ausgeweitet.

-          unbare Eigenleistungen der Antragsteller zu streichen und bei Erbringung eines Eigenanteils nicht mehr zu berücksichtigen. Das entspricht zum einen der gegenwärtigen Dienstanweisung über die Bewilligung, Auszahlung und Verwendung von Zuwendungen der Stadt Potsdam und ergibt sich zum anderen daraus, dass sich insbesondere der zeitliche Umfang und die hierfür anzusetzenden Stundensätze schwer ermitteln lassen.

Trotzdem konnten nicht alle Details in die Zuwendungsrichtlinie einfließen und waren sich alle am Prozess Beteiligten der Tatsache bewusst, dass eine Evaluierung nach ca. zwei Jahren notwendig sein wird.

Findet diese Zuwendungsrichtlinie in den Ortsbeiräten respektive der Stadtverordnetenversammlung keine Zustimmung, wird das bisherige Verfahren angewendet.

Erläuterung der Richtlinie

Die nachstehenden Erläuterungen sollen den Sinn und Zweck der jeweiligen Regelungen verdeutlichen.

Zu Ziffer 1:

In Ziffer 1 der Richtlinie werden neben dem Geltungsbereich und den allgemeinen Voraussetzungen der Förderung auch die Förderzwecke näher beschrieben. Dabei wurden bewusst keine abschließenden Beispiele von möglichen Förderungen beschrieben, sondern lediglich der Rahmen der Förderzwecke dargestellt. Hierdurch wird eine größtmögliche Flexibilität erreicht. Die Klammerzusätze können dabei als Definition verstanden werden (Absatz 3).

Aus Absatz 2 ergeben sich grundlegende Aussagen zum Verfahren. Danach ist zwingend zwischen den potentiellen Antragstellern zu unterscheiden. Antragsteller können sowohl die Ortsbeiräte sein, als auch Vereine und Verbände, wenn diese den jeweiligen Ortsbeirat hierüber in Kenntnis gesetzt haben.

Nach Absatz 4 können nun auch finanzielle Mittel für Investitionen in begrenztem Umfang verwendet werden.

In Absatz 5 werden sämtliche Ausschlusskriterien benannt. Zwar ergeben sich diese zum Teil aus den jeweiligen Regelungen, jedoch empfiehlt sich eine zusammenfassende Darstellung am Anfang der Richtlinie.

Absatz 6 - Um einen verbindlichen Überblick über die noch vorhandenen Mittel zu erhalten und um zukünftige Maßnahmen sachgerecht planen zu können, erstellt das Büro der Stadtverordnetenversammlung zumindest halbjährlich im laufenden Haushaltsjahr eine Übersicht der vorhandenen finanziellen Mittel.

Zu Ziffer 2:

Diese Ziffer bezieht sich ausschließlich auf das Verfahren von Vereinen und Verbänden. Um eine frühzeitige Einbeziehung der Ortsbeiräte zu erreichen, verständigte sich die Arbeitsgruppe auf das in

Absatz 1 beschriebene Verfahren.

Hierdurch soll es den Ortsbeiräten ermöglicht werden, sich frühzeitig einen Überblick über die geplanten Maßnahmen zu verschaffen. Somit ist die Steuerung der jeweils zur Verfügung stehenden Mittel besser möglich. Etwaige Unstimmigkeiten werden bereits frühzeitig angesprochen, was nicht zuletzt einer effektiveren Antragsbearbeitung und Beschlussfassung dient. Vereine oder Verbände können daher nur mit der Zustimmung des jeweiligen Ortsbeirates Antragsteller sein.

Absatz 2 enthält Aussagen zur Antragstellung. Der Hinweis auf den zeitlichen Vorlauf im Hinblick auf die Auszahlung der Zuwendung soll - neben dem Verfahren nach Absatz 1 - auch dazu dienen, kurzfristige Anträge zukünftig zu vermeiden. Das Verwaltungsverfahren wird hierdurch klarer strukturiert.

Absatz 3 - Erst nach Beschlussfassung des jeweiligen Ortsbeirates wird ein Zuwendungsbescheid erstellt und die Zuwendung zur Auszahlung angewiesen.

Absatz 4 -  Nach Abschluss der Maßnahme haben die Antragsteller einen Verwendungsnachweis entsprechend der Anlage B einzureichen. Auf die Vorlage von Belegen wird grundsätzlich verzichtet, was sowohl das Verwaltungsverfahren vereinfacht, als auch den Aufwand für die Zuwendungsempfänger verringert.

Zu Ziffer 3:

Da das Verfahren bei Maßnahmen der Ortsbeiräte im Vergleich zu Maßnahmen von Vereinen und Verbänden teilweise abweicht, wird das Verfahren für Ortsbeiräte gesondert beschrieben.

In Absatz 1 wird der Grundsatz für diese Verfahren geregelt. Sofern finanzielle Mittel im Haushalt der LHP vorhanden sind, können die Ortsbeiräte diese im Rahmen des § 46 Abs. 4 BbgKVerf abrufen. Um die korrekte Mittelverwendung auch im Hinblick auf zukünftige Haushaltsberatungen feststellen zu können, haben die Ortsbeiräte bei ihren Maßnahmen Verwendungsnachweise vorzulegen; die Vorlage von Belegen ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Absatz 2 und Absatz 3 berücksichtigen Empfehlungen aus der Arbeitsgruppe. Ziel war es, die den Ortsbeiräten zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel, flexibler und planbarer abzurufen und einzusetzen. Bei allen wiederkehrenden und planbaren Maßnahmen kann bereits frühzeitig ein Beschluss gefasst werden. Die Mittel können dann im Bedarfsfall abgefordert werden. Teilweise wird diese Verfahrensweise bereits in einigen Ortsbeiräten angewendet (z.B. Satzkorn).

Nach Absatz 3 können Ortsbeiräte über Maßnahmen bis zu 500 € selbst entscheiden, ohne dass diese Maßnahmen vorher vom Büro der Stadtverordnetenversammlung geprüft werden. Die Verwendung der Mittel ist in diesem Verfahren ebenfalls durch einen Verwendungsnachweis zu belegen. Dies dient vorrangig der Stärkung der Eigenverantwortung der Ortsbeiräte. Denn die Veranschlagung von Mitteln nach § 46 Abs. 4 BbgKVerf trägt zur Erhaltung der Identität und Stärkung der Eigenverantwortung der Ortsteile bei. Zweck des § 46 Abs. 4 BbgKVerf ist es, den Ortsteil zu integrieren und zugleich eine gewisse Eigenständigkeit durch Entscheidungen über Finanzmittel zu erhalten.

Da gleichartige Anträge als eine Maßnahme gelten, ist es nicht möglich, eine einheitliche Maßnahme künstlich aufzuteilen. Wann Gleichartigkeit vorliegt, ist anhand einer funktionalen Betrachtungsweise im jeweiligen Einzelfall zu klären. Sofern die jeweiligen Einzelmaßnahmen nicht in einem einheitlichen funktionalen und zeitlichen Zusammenhang stehen, ist keine Gleichartigkeit gegeben.

Zu den Anlagen A und B:

Ebenfalls verständigte sich die Arbeitsgruppe auf die Anpassung des Zuwendungsantrages und des Verwendungsnachweises. Diese wurden sprachlich klarer gefasst und berücksichtigen darüber hinaus auch die Besonderheiten des Verfahrens nach § 46 Abs. 4 BbgKVerf. Daher wurde auf die Darstellung der Einzelheiten des Verwendungsnachweises in der Richtlinie bewusst verzichtet. Es ist dort nur das Notwendigste geregelt und  mögliche Abweichungen vom Regelfall bestimmt.