19.01.2023 - 3 Beauftragung eines Gutachtens bezüglich der Ber...

Die Vorsitzende begrüßt Herrn Massalski und Herrn Wagner vom Institut für Public Management (IPM).

Frau Schulze informiert, dass im Vorfeld der Sitzung die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses die Möglichkeit hatten, Fragen zum Gutachten im Rechnungsprüfungsamt einzureichen. Es sind Fragen von Herrn Heuer, Fraktion SPD, und von Herrn Finken, Fraktion CDU, eingegangen, die zu Beginn dieser Sitzung an alle anwesenden Mitglieder als Tischvorlage ausgereicht wurden.

In Vorbereitung der heutigen Sitzung hat das Rechnungsprüfungsamt die Fragen an die Gutachter zur Beantwortung weitergeleitet.

Herr Massalski und Herr Wagner stellen die Ergebnisse des Gutachtens anhand einer Präsentation vor, insbesondere zu den einzelnen Arbeitspaketen

1)     Dokumentenrecherche und -analyse

2)     Durchführen von Interviews der beteiligten Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Potsdam und der Gremien

3)     Beantwortung der Fragestellungen der Gremien (Einzel- und Prozessfragen)

4)     Dokumentation.

Die Gutachter verweisen eingangs darauf, dass Nachfragen zu personenbezogenen Sachverhalten aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht bzw. nicht im öffentlichen Teil beantwortet werden können.

Die Präsentation wird der Niederschrift als Anlage 1 beigefügt.

Nachfragen, Rede- und Diskussionsbeiträge zur Präsentation bzw. zum Gutachten gibt es

• von Herrn Heuer

zur politischen Vorgabe im Rahmen des Zukunftsprogramms 2017, Einsparungen in Höhe von 700 TEUR p. a. vorzunehmen, und zur Interpretation der damals zu suchenden Einsparungspotenziale im Rahmen des Zukunftsprogramms 2017

• von Frau Bartelt

zum Kalkulationsverfahren, insbesondere zu den abzugsfähigen Kosten, zu den unterschiedlichen Rechtsauffassungen zur Kalkulation 2015 und 2016 ff. sowie zur Arbeitsgemeinschaft nach § 78 SGB VIII („AG 78“) als eine Art politisches Gremium

• von Herrn Heuer

zur Ausgangssituation: der Landesgesetzgebung als Grundlage für die Elternbeitragsberechnung, zu den Gründen für die Änderung der Elternbeitragsordnung (EBO)

• von Herrn Heuer

zur aus seiner Sicht weitestgehenden Verwendung des Konjunktivs im Gutachten (unscharf formulierte gutachterliche Aussagen, überwiegend Annahmen, ohne Nachweis eines Fehlers)

• von Frau Bartelt

zu dem aus ihrer Sicht scheinbar damaligen „Systemversagen“ auf Grund undefinierter Prozesse, ungenügendes Controlling, eines nicht installierten Warnsystems bspw. zu Rechtsprechungen, -auffassungen und noch nicht vorliegenden gerichtsfesten Entscheidungen

• von Frau Bartelt

zum Aufbau und zur Etablierung eines Prozesscontrollings für die Erstellung der neuen EBO und der Kalkulation der Elternbeiträge

• von Herrn Finken

zu den strategischen Zielen der Haushaltsplanaufstellung und zu den aus seiner Sicht nicht konkret benannten Einsparmöglichkeiten im Rahmen des Zukunftsprogramms 2017

• von Herrn Finken

zur aus seiner Sicht unbeantworteten Frage im Gutachten bzgl. eines im Jahr 2013/2014 idealen Prozessablaufes von der Erarbeitung einer EBO und der Kalkulationstabellen durch die Verwaltung über die Beratung in den Arbeitsgruppen, unter Berücksichtigung der strategischen, inhaltlichen und politischen Vorgaben und Empfehlungen der Ausschüsse bis hin zur Beschlussfassung der EBO durch die Stadtverordnetenversammlung

• von Herrn Finken

zur Auswahl der Interviewpartner:innen sowie zu der im Gutachten schwerpunktmäßigen Darstellung und Wertung der Aussagen und getroffenen Annahmen

• von Herrn Richter

zu den zwei aktenkundigen Kalkulationsvarianten und zur nicht dokumentierten und damit nicht nachvollziehbaren Entscheidung.

Im Verlauf der Debatte gehen Herr Massalski und Herr Wagner auf die Redebeiträge und Fragen der Mitglieder ein.

Frau Hofmann informiert, dass die Gutachter der verantwortlichen Fachbereichsleitung hinsichtlich der Etablierung und Optimierung eines neuen Prozesses für die Erstellung der neuen EBO einen Austausch angeboten haben. Die Fachbereichsleitung konnte an der heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses - auf Grund des parallel stattfindenden Jugendhilfeausschusses - nicht teilnehmen.

Im Anschluss befragt die Vorsitzende die Mitglieder zur weiteren Verfahrensweise im heutigen Umgang mit der Mitteilungsvorlage,

a)      ob der Rechnungsprüfungsausschuss - entsprechend dem Beschluss gemäß Drucksache 19/SVV/0611 - der Stadtverordnetenversammlung eine Beschlussempfehlung zum weiteren Vorgehen vorlegen möchte oder

b)      ob die Verwaltung zunächst beauftragt werden soll, den künftigen Prozess transparent im Rechnungsprüfungsausschuss vorzustellen, damit der Ausschuss in der nächsten Sitzung auf dieser Grundlage weiter diskutieren kann oder

c)      ob die Beratung/Diskussion im Rechnungsprüfungsausschuss heute abgeschlossen werden kann?

Im Ergebnis der Verständigung zur weiteren Verfahrensweise erklären die Mitglieder die Beratung im Rechnungsprüfungsausschuss für abgeschlossen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss legt fest, dass die nachfolgenden Empfehlungen des Rechnungsprüfungsausschusses im Hauptausschuss mitdiskutiert und beraten und auch der Verwaltung übergeben werden sollen:

• Kalkulationen sind künftig einschließlich der Vorgaben transparent zu dokumentieren und durch den verantwortlichen GB/FB im Jugendhilfeausschuss und Hauptausschuss transparent darzulegen.

• Es ist ein Prozess für künftige EBO-Erstellungen klar und übersichtlich zu beschreiben, welcher auch die Verantwortlichkeiten, ein Prozesscontrolling und ein Frühwarnsystem umfasst. Die Aufgaben der Verwaltung sind von den politisch erforderlichen Schritten zu trennen. Diese Prozessbeschreibung kann als Grundlage der Dokumentation der EBO-Erstellung dienen.

• Der Prozess und die Verantwortlichkeiten sollten in einem Geschäftsverteilung- und/oder Aufgabengliederungsplan aufgenommen werden.

• Es wird empfohlen zu prüfen, inwieweit der zu erarbeitende Prozess sowie die Kalkulation durch ein geeignetes elektronisches Verfahren unterstützt werden kann.

19:38 Uhr: Herr Teuteberg verlässt die Sitzung; damit sind sechs stimmberechtigte Mitglieder anwesend.

Hinsichtlich der Beantwortung der vorab eingereichten Fragen zum Gutachten von Herrn Heuer und Herrn Finken wird festgestellt, dass diese im Verlauf der Beratung bereits zum Teil beantwortet wurden. 

Die Antworten zu den Fragen sollen im Rahmen der (datenschutz-)rechtlichen Möglichkeiten der Niederschrift als Anlage 2 beigefügt werden.

Eine erneute kurze Diskussion zwischen Herrn Heuer und Herrn Wagner zur damaligen Gesetzeslage und zur Rechtsprechung macht deutlich, dass nach Ansicht der Gutachter in der am Anfang existierenden Kalkulationstabelle die Institutionelle Förderung nach § 16 (2) und (6) Kindertagesstättengesetz des Landes Brandenburg rechtskonform abgezogen wurde.