12.09.2024 - 6 Festlegung zur zukünftigen Verfahrensweise hins...

Die Vorsitzende teilt mit, dass der vertrauliche Prüfungsbericht zum nicht öffentlichen Tagesordnungspunkt 11 der heutigen Sitzung nach der durch den Rechnungsprüfungsausschuss der vorangegangenen Wahlperiode festgelegten Verfahrensweise ausgereicht wurde:

je einmal in Papierform in einem verschlossenen Briefumschlag mit dem Vermerk "Vertraulich" an alle Mitglieder und zusätzlichen Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses, ggf. an (Einzel-)Stadtverordnete, die keiner Fraktion angehören, und an alle Fraktionen – Verteilung über die Postfächer der Fraktionen im Büro der Stadtverordnetenversammlung (Büro der SVV).

 

Frau Dr. Zalfen fragt, ob die vertraulichen Prüfungsberichte zukünftig weiterhin in Papier ausgereicht werden sollen oder ob eine digitale Lösung für den Versand gewünscht wird. Eine Abstimmung darüber erfolgt nicht; dennoch signalisieren die Mitglieder, dass eine (knappe) Mehrheit weiterhin für den Papier-Postversand sind.

 

Die Vorsitzende bittet Frau Hofmann, über alternative Möglichkeiten zu informieren. Frau Hofmann verweist diesbezüglich auf ihre Erläuterungen zu § 5 (3) der derzeit gültigen Rechnungsprüfungsordnung (RPO) – siehe Tagesordnungspunkt 5, wonach die Vorlagepflicht der Prüfungsberichte gegenüber der Stadtverordnetenversammlung dadurch erfüllt wird, dass der Bericht dem Rechnungsprüfungsausschuss zugeleitet wird.

Auf Nachfrage und nach Auskunft des Büros der SVV gebe es im ALLRIS die Möglichkeit nach öffentlichen und nicht öffentlichen Sitzungen und Vorlagen oder Anlagen zu unterscheiden, die allen Stadtverordneten zugänglich sind. Empfänger von elektronischen Unterlagen über das ALLRIS könnten nur Mitglieder des Ausschusses, also Personen, nicht aber Fraktionen sein. Die Einrichtung einer gesonderten Berechtigungs-/Nutzergruppe – nur für die Mitglieder, nicht aber für die stellvertretenden Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses – oder ggf. andere technische Lösungen über das ALLRIS müssten zunächst mit der Servicefirma erörtert werden.

 

Eine weitere Option könnte der elektronische Postversand der Prüfungsberichte mittels Software CryptShare für Outlook sein. Hierfür gibt es aber noch keine „Genehmigung“ vom Büro der SVV. (Nachträgliche Protokollnotiz: Gemäß § 6 Geschäftsordnung der SVV ist das Büro der SVV verantwortlich für die Funktionsfähigkeit und die Vollständigkeit im ALLRIS.)

Das Büro der SVV hat zugesagt, die Möglichkeiten im ALLRIS zu prüfen bzw. mit der Servicefirma zu besprechen.

 

Fragen bzw. Vorschläge gibt es von Herrn Woelki und Herrn Walter

• zur Möglichkeit eines parallel laufenden Postversandes – sowohl in Papierform als auch elektronisch - und
• zum Versand der vertraulichen Unterlagen unter Nutzung des entsprechenden ALLRIS-Moduls, welches bspw. die EWP für den Aufsichtsrat nutzt.

 

 

Nach einer kurzen Diskussion schlägt die Vorsitzende folgendes Verfahren vor:

 

• Das Büro der SVV wird gebeten, zeitnah eine ALLRIS-Modul-Erweiterung zu prüfen bzw. über die technischen Möglichkeiten, einschließlich des Versandes der Prüfungsberichte mittels CryptShare, zu informieren.

 

• Bis zur Klärung der technischen Möglichkeiten und der Änderung der Rechnungsprüfungsordnung erfolgt die Zurverfügungstellung der vertraulichen Prüfungsberichte des Rechnungsprüfungsamtes unter Beachtung der Einhaltung der derzeitig gültigen Rechnungsprüfungsordnung.

 

• Die Prüfungsberichte werden bis zur Festlegung einer neuen Verfahrensweise weiterhin je einmal in Papierform in einem verschlossenen Briefumschlag mit dem Vermerk "Vertraulich" an alle Mitglieder und zusätzlichen Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses, ggf. an (Einzel-)Stadtverordnete, die keiner Fraktion angehören, und an alle Fraktionen ausgereicht (Verteilung der Briefumschläge über die Postfächer der Fraktionen im Büro der SVV).

 

 

Abstimmungsergebnis:

Zustimmung:	10
Ablehnung:	0
Stimmenthaltung:	0