22.08.2007 - 6.4.1 Zwischenbericht zum aktuellen Stand der Umsetzu...

Der Oberbürgermeister verweist auf die vorliegende Mitteilungsvorlage und betont, dass darüber hinaus eine ausführliche Stellungnahme gegeben werden sollte. Durch den vorgezogenen Sitzungstermin des Hauptausschusses, befinden sich jedoch Frau Dr. von Kuick-Frenz und Herr Drost (Firma complan) noch im Urlaub. Er schlage deshalb eine umfassende Diskussion in der nächsten Sitzung des Hauptausschusses vor.

 

Anschließend erläutert Herr Goetzmann zwei aktuelle Ergänzungen zur o. g. Mitteilungsvorlage. Diese beziehe sich zum einen auf die Ausgestaltung einer Clearingstelle in der Geschäftsstelle für Stadtentwicklung und Bauen, wozu ein Konzept erarbeitet und bis Ende September 2007 vorgelegt werde. Derzeit werde an der Beschreibung der Aufgaben und an der Darstellung der organisatorischen Sicherstellung gearbeitet. Die Clearingstelle sei auf eine Lösungsorientierung im Einzelfall sowie auf eine Lösungsorientierung für die Zukunft als Input für ein kontinuierliches Qualitätsmanagement ausgerichtet. Sie soll einerseits grundsätzlich im vorgenannten Rahmen des Beschwerdemanagements in Einzelfällen Problemlösungen herbeiführen und andererseits häufiger auftretende Unzufriedenheiten auswerten, um eine Rückkopplung zur Prozessoptimierung zu erreichen. Dafür sei die Einbeziehung eines externen Mediators geplant, z.B. dann, wenn die Fronten verhärtet seien und ein besonderes öffentliches oder städtisches Interesse an der Realisierung des Vorhabens bestehe oder der Antragsteller es ausdrücklich wünsche und dies sinnvoll erscheine. Über eine sinnvolle Kostenteilung zwischen Antragsteller und Stadt sei noch nachzudenken.

 

Im Weiteren ergänzt Herr Goetzmann den Punkt 1.3 „Organisatorische Umsetzung“ der o.g. Mitteilungsvorlage und verweist auf einen Workshop mit einem Großteil der Führungskräfte des Geschäftsbereiches Soziales, Jugend, Gesundheit, Ordnung und Umweltschutz und des Geschäftsbereiches Stadtentwicklung und Bauen Anfang August d. J. sowie eine Befragung von Führungskräften und Mitarbeitern, um einen Input für die weitere Diskussion zu bekommen. Derzeit sei man bei der Auswertung der Ergebnisse.

 

Herr Krause fragt nach, ob sich seitens der Verwaltung darüber Gedanken gemacht worden sei, ein „innerbetriebliches Frühwarnsystem“ aufzubauen und empfiehlt, die Hinweise aus dem Ausschuss für Eingaben und Beschwerden ernster zu nehmen, bevor große Probleme entstehen. Frau Bankwitz verweist auf den Antrag der Fraktion BürgerBündnis/FDP zum Dokumentenmanagement, wovon die gesamte Verwaltung betroffen sei. Es sollte nach einer kompakten technischen Lösung gesucht werden, um allen beteiligten Bereichen die notwendigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Dem entgegnet Herr Goetzmann, dass es nicht um die Frage des Dokumentenmanagements, sondern um die technische Unterstützung der Verfahrensabläufe  sowie die Herstellung des Verbundes zwischen den einzelnen Verfahren gehe. Noch gebe es keine endgültige Lösung; das sei als ein Aspekt aufgeführt worden, der zu prüfen sei.

Herr Dr. Scharfenberg betont, dass man sich schon mehrfach mit der Situation im Geschäftsbereich Stadtentwicklung und Bauen beschäftigt habe und es um die konsequente Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gehe. Dazu werde die Fraktion DIE LINKE auch noch konkrete Vorschläge unterbreiten. Bezug nehmend auf die Berichterstattung in der MAZ am 15.07.2007 fragt er nach, ob diese zutreffend sei. Im Weiteren wolle er wissen, was bezüglich der Baumfällungen „abgelaufen“ und wie der Stand bezüglich des Disziplinarverfahrens gegen Frau Dr. von Kuick-Frenz sei.

Der Oberbürgermeister entgegnet, dass die in der MAZ gegebene Information bezüglich der Absetzung von Mitarbeitern nicht zutreffend sei. Die Luftbildaufnahmen der Villa Gericke bilden den derzeitigen Baumbestand ab und nicht wie behauptet den vor den Fällungen. Die Frage zum Disziplinarverfahren werde er im nicht öffentlichen Teil beantworten. Zur Zeitschiene informiert Herr Goetzmann, dass der Oktober 2007 für unmittelbare Maßnahmen an zentralen und wichtigen Stellen und das Frühjahr 2008 für längerfristige Maßnahmen vorgesehen seien.

Im Battis-Bericht, so Herr Schüler, sei festgestellt worden, dass die benannten Probleme auf die fehlende Kommunikation der Bereiche zurückzuführen sei. Dies könne man mit einem Dokumentenmanagement aus der Welt schaffen. Er spricht sich gegen Einzellösungen aus, da die Gefahr bestehe, dass Schnittstellen nicht kompatibel seien. Mit einem Dokumentenmanagement könnte auch das zweite Problem, nämlich das der Aktenführung, ebenfalls beseitigt werden, da diese wiederum für eine wirksame Kontrolle und Information benötigt werden.

Frau Kirchner bittet um nähere Informationen zur Clearingstelle, so z.B. mit welchen Wirkungen diese tätig werden solle. Sie meine, es gebe Rechtsformen, wo sich eine Clearingstelle nicht einbinden lasse. Herr Goetzmann bestätigt, dass die Clearingstelle nicht im förmlichen Verfahren wirksam werden könne. Trotzdem soll es für die, die den förmlichen Rechtsbehelfsweg wählen, möglich sein, die Clearingstelle zu nutzen und umgekehrt. Nun müsse man sich Gedanken machen, wie beides mit Querverbindungen versehen werden könne. Der Anruf der Clearingstelle solle für entscheidungsreife bzw. für entschiedene Vorhaben erfolgen.

Abschließend merkt Herr Dr. Scharfenberg an, dass die Stadtverordnetenversammlung Schlussfolgerungen aus dem Battis-Bericht ziehen solle und ein entsprechender Vorschlag seiner Fraktion im September vorgelegt werde.