24.10.2007 - 11.2 Dritter Zwischenbericht zum aktuellen Stand der...

Frau Dr. von Kuick-Frenz bringt die Mitteilungsvorlage ein und geht dabei auf wesentliche, hervorzuhebende Maßnahmen des Prozesses ein, wie das Qualitätsmanagement und die Fortbildung, den Aufbau einer Clearingstelle, personalwirtschaftliche Maßnahmen und infrastrukturelle Verbesserungen. Das Qualitätsmanagement werde z.B. durch Maßnahmen wie die Erarbeitung von Arbeitshilfen und Checklisten sowie die Entwicklung bürgerfreundlicher Textbausteine zur Abwicklung des Schriftverkehrs getragen. Von wesentlicher Bedeutung seien Fortbildungen der Mitarbeiter und Führungskräfte. Dazu laufen vielfältige Schulungsprogramme, so u.a. Inhouse-Seminare zur Vermittlung der Grundlagen zur Kommunikation und zum Konfliktmanagement.  Das Konzept für die Clearingstelle werde dem Hauptausschuss in der Sitzung am 28.11.2007 vorgestellt, die als unabhängige Anlaufstelle in der Geschäftsstelle Stadtentwicklung und Bauen noch im Dezember 2007 die Arbeit in einer dreimonatigen Probephase aufnehmen werde. Aufgabe der Clearingstelle werde u.a. die Auswertung und Evaluierung der in der Clearingstelle behandelten Einzelfälle und die Erarbeitung von  Verfahrensvorschlägen für die Zukunft sein. Bezüglich der personalwirtschaftlichen Maßnahmen werde im Bereich der Unteren Denkmalschutzbehörde eine zusätzliche Sachbearbeiterstelle „denkmalpflegerisches Steuerwesen“ für die Bearbeitung von Steuerbescheinigungen geschaffen, die ab 2008 besetzt werden solle. Frau Dr. von Kuick-Frenz informiert bezüglich der genannten Verbesserung der Infrastruktur in der Stadtverwaltung über den Umzug der Unteren Denkmalschutzbehörde, der zum 01.09.07 erfolgreich abgeschlossen wurde und die Kommunikation innerhalb des Geschäftsbereiches Stadtentwicklung und Bauen sowie darüber hinaus spürbar verbessert und erleichtert habe. Im Weiteren stehe die Softwarebeschaffung für ein Fachverfahren für die Untere Denkmalschutzbehörde unmittelbar vor dem Abschluss.

Bereits erreicht bzw. kurzfristig zu erreichen sei die Erleichterung der Akteneinsicht in historische Akten und Planbestände, kürzere Wege zwischen den Fachbehörden, eine Qualitätsverbesserung bei der rechtlichen Klärung von Streitpunkten mit der Unteren Denkmalschutzbehörde, die schnellere Bearbeitung von Steuerbescheinigungen, die Möglichkeit konsensorientierter Konfliktschlichtung durch die Einrichtung der Clearingstelle. Perspektivisch sei in 2008 eine stärkere Straffung der Anlaufstellen im Zusammenhang mit dem Thema „Bauen“, die strukturelle Bündelung der Verantwortung im Bauservice, eine Lotsenfunktion zwischen den beteiligten Verwaltungsbereichen, die Verbesserung der Kommunikation und die Bewältigung von Konfliktsituationen zu erreichen.

Anschließend erläutert Herr Drost den Prozessplan, der als „roter Faden“ aktualisiert wurde und auch im Intranet nachzulesen sei. Die benannten Ziele seien mit Schlüsselaufgaben und Einzelaufgaben untersetzt worden. Die Empfehlungen für den weiteren Prozess seien in der vorgelegten Mitteilungsvorlage enthalten.

 

Herr Dr. Scharfenberg betont, dass dies eine Fülle von Informationen sei und damit verbunden anspruchsvolle Absichtserklärungen. Die Umsetzung dieser stehe allerdings noch aus und deshalb könne deren Auswirkung noch nicht bewertet werden. Um sich ein besseres Bild machen zu können schlägt er vor, künftige Berichterstattungen zu diesem Thema vor Ort stattfinden zu lassen, damit das eventuell anschaulicher werde. Der Oberbürgermeister stimmt dieser Überlegung zu und sagt einen Terminvorschlag in der nächsten Sitzung des Hauptausschusses zu.

Herr Schüler meint, dass der Fortschritt gemessen an der bisher vergangenen Zeit sehr gering sei, wie z.B. nur eine Inhouse-Schulung oder auch die Ergebnisse bezüglich der Schaffung der Clearingstelle. Er merkt kritisch an, dass sich Bezeichnungen in der Mitteilungsvorlage befinden, wie z.B. das Evokationsrecht des Oberbürgermeister (Seite 12 der MV), wo sich die Frage stelle, wer wisse, was damit gemeint sei.

Frau Bankwitz merkt an, dass die Mitteilungsvorlage gute Ansätze enthalte und sich Erfolge einstellen werden. Bezug nehmend auf einen abgelehnten Antrag der Fraktion BürgerBündnis/FDP zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmanagements bedauere sie, dass der Geschäftsbereich Zentrale Steuerung und Service die Vorzüge nicht erkannt habe und wolle dies noch einmal als Anregung mitgeben. Sie meine, dass die Verwaltung auch bisher funktioniert habe und deshalb finde sie einiges übertrieben, was in der Mitteilungsvorlage stehe. Herr Schubert stimmt der letzten Anmerkung von Frau Bankwitz zu und nennt als Beispiel die Punkte Z. 5 und Z. 6. Bezogen auf die Ausführungen zur Schaffung einer Sachbearbeiterstelle „denkmalpflegerisches Steuerwesen“ fragt er nach, ob diese extern oder intern ausgeschrieben werde. Frau Dr. von Kuick-Frenz antwortet darauf, dass dies sowohl extern als auch intern erfolge. Auf die Nachfrage von Herrn Schubert, wann mit einer entsprechenden Vorlage im Hauptausschuss zu rechnen sei, antwortet der Oberbürgermeister, dass diese am 14.11.07 vorgelegt werde.

Bezogen auf die Ausführungen von Herrn Schüler merkt der Oberbürgermeister an, dass in den Ausführungen von Frau Dr. von Kuick-Frenz und Herrn Drost nur die Ergebnisse präsentiert wurden, aber weit mehr passiert sei. Darüber hinaus müsse auch die „normale Arbeit“ weitergehen – aber allein „ein paar Schulungen und Seminare“ sind nicht das Ergebnis. Herr Drost verweist darauf, dass es sich hier nicht um eine externe Organisationsuntersuchung handele, sondern um Ergebnisse aus Workshops, Interviews und Befragungen, die als „roter Faden“ für das weitere Handeln dienen sollen.