23.10.2012 - 4 Vorstellung der Schritte zur Umgestaltung der A...

Frau Hönes (Bereich Allgemeine Ordnungsangelegenheiten) informiert, dass die Ausländerbehörde derzeit durch eine zugelassene Zertifizierungsfirma zertifiziert wird. Abschluss der Zertifizierung wird voraussichtlich März/April 2013 sein.

Frau Jenke (Arbeitsgruppenleiterin Ausländerbehörde) stellt den Entwicklungsprozess vor. Sie informiert, dass durch ihren unfallbedingen langen Ausfall eine Zeitverzögerung beim Zertifizierungsprozess eingetreten ist. Sie berichtet, dass die Mitarbeiter intensiv am Ausbau einer Wissensdatenbank gearbeitet haben. Diese wird auch weiter aktualisiert. Es wurde ein

Qualitätsmanager berufen und die entsprechenden Schulungen sind erfolgt. Seit September 2012 gibt es ein internes Kontrollsystem, um Schwachstellen schnell feststellen und beheben zu können. Zu Beginn des Jahres 2013 soll zusätzlich ein Beschwerdemanagement aufgebaut werden. Ein Qualitätshandbuch wird erstellt und liegt im Entwurf vor.

Bereits seit September 2011 wird mit Terminvergabe gearbeitet. Termine werden für alle Arbeitstage vergeben, nicht nur für Sprechtage. Ab 2013 wird dann die online-Terminvergabe eingeführt.

Bezüglich der interkulturellen Kompetenz gibt es innerhalb des Geschäftsbereichs eine Verständigung, wie diese auch in anderen Bereichen erhöht werden kann. Es erfolgen bereits Vorbereitungen bezüglich der Kontaktherstellung zu Schulungen und Choachings.

Abschließend informiert sie darüber, dass nach der Zertifizierung jährlich ein Überwachungsaudit und nach 3 Jahren ein Wiederholungsaudit durchgeführt wird.

Frau Sudhoff fragt, wie sich das auf die Betroffenen ausgewirkt hat.

Frau Jenke verweist auf eine größere Zufriedenheit bei den Ausländern. Die Terminvergabe wird sehr gut angenommen.

Frau Basekow fragt, ob bei der Terminvergabe schon Mehrsprachigkeit und Analphabetismus beachtet werden kann.

Frau Jenke erklärt, dass die Mitbring-Listen zukünftig auch mehrsprachig herausgegeben werden sollen.

Frau Müller-Preinesberger ergänzt, dass auch über das persönliche Gespräch vieles geregelt werden kann.

Frau Geywitz macht deutlich, dass die Verwaltung auch den Ausländern das Gefühl geben sollte, dass sie dazu gehören.

Frau Trauth-Koschnick bittet darum, dass bei der Bescheid-Erteilung auch die einfache Sprache berücksichtigt wird. Sie regt auch hier an, von Kundinnen und Kunden zu sprechen.

Frau Schulze bittet darum, dass die Ausführungen der Verwaltung stichpunktartig für das Protokoll zur Verfügung gestellt werden.