13.11.2013 - 3.3 Dienstanweisung zur Erfüllung der Auskunfts- un...

Der Oberbürgermeister verweist auf den vorliegenden Textvorschlag von Frau Krusemark. Herr Dr. Scharfenberg betont, dass trotzdem das Anliegen wesentlich eingeschränkt bleibe und das allgemeine Akteneinsichtsrecht weit darüber hinausgehe.

Der Hauptausschuss empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung, wie folgt zu beschließen:

Änderung der Dienstanweisung Akteneinsichtsrechte für Stadtverordnete

Änderungsvorschlag für die DA in Punkt 2.4 (2), (3), (4)

(1)               ……

(2) Die Anfertigung von Kopien ist grundsätzlich ausgeschlossen und kann nur in besonderen Ausnahmefällen zugelassen werden, wenn nach dem Sinn und Zweck der Akteneinsicht im Einzelfall eine detailgenaue Erfassung von Teilen der Akte unbedingt erforderlich und nicht durch handschriftliche Notizen möglich ist. Ein Rechtsanspruch auf Herausgabe von Kopien besteht nicht. Beantragt ein Stadtverordneter im Ergebnis einer durchgeführten Akteneinsicht die Herausgabe von Kopien, ist hierüber nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.

Die Anfertigung von Kopien kann nur hinsichtlich folgender Unterlagen zulässig sein:

-          Karten oder Zeichnungen,

-          Grafische Darstellungen und

-          Tabellen oder Rechenwerke

soweit deren Sinn durch handschriftliche Aufzeichnungen nicht vollständig erfasst werden kann.

Die Anfertigung von Kopien ist nur zulässig, wenn der Inhalt für die sachliche Auseinandersetzung mit dem Problem und zur Information der übrigen Stadtverordneten zwingend erforderlich ist.

Unterlagen, die vertrauliche Informationen über Dritte enthalten, dürfen grundsätzlich nicht fotokopiert werden.

(3) (2) Hinsichtlich der Fertigung von Kopien ist wie folgt zu verfahren:

-                 Der Stadtverordnete benennt schriftlich die zu fotokopierenden Blattzahlen der Akte und zeichnet die Auflistung ab.

-                 Der Fachbereichsleiter entscheidet anhand der oben genannten Kriterien, ob bzw. in welchem Umfang Kopien gefertigt werden.

-                 Ein Mitarbeiter des Fachbereichs fertigt die Kopien an.

-                 Der die Einsicht gewährende Fachbereich hält den Zeitpunkt der Akteneinsicht, den Einsicht nehmenden Stadtverordneten und die Blattzahlen der kopierten Aktenauszüge in einem Vermerk fest. Dem Oberbürgermeister ist eine Durchschrift des Vermerks zuzuleiten.

-                 Die Kopien müssen den betreffenden Stadtverordneten nicht zwingend am Tag der Akteneinsicht ausgehändigt werden, sondern können ihnen auch in den nächsten Arbeitstagen zugehen.

Entsprechendes gilt für die Fertigung von Ausdrucken aus Vorgängen, die nicht in Form von Akten, sondern z.B. in Form von Dateien vorliegen.

(3)          Ansprüche auf Kopien, die sich aus anderen Gesetzen ergeben, bleiben von diesen Regelungen unberührt, sofern Akteneinsicht nach diesen Gesetzen beantragt wird.

Abstimmungsergebnis: