17.11.2015 - 4 Bericht über das Modellprojekt "Ausländerbehörd...

Frau Trilk berichtet, dass sich die Ausländerbehörde der Landeshauptstadt Potsdam als eine von 10 Modellkommunen am bundesweiten Pilotprojekt des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) „Ausländerbehörden-Willkommensbehörden“ beteiligt hat. Ziel des zweijährigen Projektes war es, die Ausländerbehörde weiter zu einer Willkommensbehörde zu entwickeln und als Service-Anlaufstelle für alle Belange der Potsdamer Bewohnerinnen und Bewohner mit ausländischem Pass zu etablieren.

Sichtbar sind die Veränderungen im neuen Eingangsbereich, der barrierefreie Zugang, das Frontoffice, die Begrüßung in verschiedenen Sprachen, die Ausstellung im Flur sowie die warmen Farben in den Räumen der Behörde. Spürbar sind die Änderungen durch die zusätzlichen Qualifizierungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, durch umgesetzte zertifizierte Qualitätsstandards sowie durch die neue Terminverwaltung.

Anhand eines kurzen Films, der zum Ende des Projektes erstellt wurden, werden die Veränderungen deutlich gemacht.

Herr Meier betont, dass mit dem Abschluss des Projektes allerdings die Entwicklung in der Potsdamer Ausländerbehörde noch nicht beendet ist. Die interkulturelle Kompetenz der Mitarbeiter soll weiter forciert werden. Die Willkommenskultur soll in der gesamten Landeshauptstadt gelebt werden.

Auf Nachfrage erklärt Herr Meier erklärt, dass das Videodolmetschen in der Ausländerbehörde (ABH) ab 2016 eingerichtet werden soll.

Frau Trilk teilt auf Nachfrage mit, dass, zu Beginn des Modellprojektes 13 Mitarbeiter in der ABH beschäftigt waren. Derzeit sind in der ABH 15 Mitarbeiter tätig, vier weitere kommen noch hinzu. Sie macht deutlich, dass die Einarbeitung der insgesamt sechs neuen Mitarbeiter neben der großen Zahl der Antrags-Bearbeitungen eine große Herausforderung ist.

Herr Meier ergänzt, dass es sich bei den neuen Mitarbeitern um externe Einstellungen handelt. Er weist darauf hin, dass die Stellen aber auch intern ausgeschrieben waren.

Anschließend erklärt Frau Trilk auf Nachfrage, dass das Projekt mit einem Coach durchgeführt wurde. Der Umbau und die Gestaltung der Räume erfolgte mit den Mitarbeitern gemeinsam. Sie weist darauf hin, dass dies auch vor dem Hintergrund der aktuellen Flüchtlingssituation ein Kraftakt war. Bei der Einstellungen von Mitarbeitern wird auch darauf geachtet, dass Fremdsprachen gesprochen werden. Inzwischen gibt es mehrere Mitarbeiter, die mehrere Sprachen sprechen.

Es gab Schulungen, die außerhalb der der Verwaltung durchgeführt wurden. Dabei wurden Arbeitsprozesse wurden beleuchtet. Es erfolgte eine Zertifizierung nach ISO-Norm. Des Weiteren hat sich die Ausländerbehörde aktiv bei Fachgesprächskreisen eingebracht.

Herr Meier weist darauf hin, dass Prozesse entschlackt und vereinfacht wurden. Im Frontoffice werden die bestellten Kunden empfangen. Durch die terminvergabe ist eine individuelle Beratung möglich.

Auf Nachfrage bezüglich der Sprachkenntnisse der Mitarbeiter erklärt Frau Trilk erklärt, dass durch das Videodolmetschen sehr viele Sprachen möglich sind, die die Mitarbeiter nicht bieten können. Die Sprachmittler stehen hier innerhalb von wenigen Minuten zur Verfügung.

Zur Terminvergabe erklärt Frau Trilk, dass sich diese nach dem Anliegen richtet. Bei dringenden Anliegen kann derjenige warten und das Anliegen wird am selben Tag bearbeitet. Bezüglich der Terminkoordination gibt es eine Abstimmung mit den Gemeinschaftsunterkünften.

Im Bürgerservicecenter erfolgt eine erste Begrüßung der Asylsuchenden, die in der Landeshauptstadt Potsdam ankommen. Die Begrüßung kann in den Sprachen englisch, französisch oder arabisch erfolgen.

Die Formulare gibt es in deutscher und englischer Sprache.

Frau Basekow macht deutlich, dass alle Bewohner der Gemeinschaftsunterkünfte einen eigenen Briefkasten haben, über den die Post geht. Es geht hierbei nicht um den Austausch von persönlichen  Daten, sondern lediglich um eine Unterstützung bei der Terminkoordination.

Auf Hinweis bezüglich der fehlenden Beschilderung auf dem Campus der Stadtverwaltung in verschiedenen Sprachen erklärt Frau Trilk, dass aufgrund der Baumaßnahmen derzeit fast keine Beschilderung vorhanden ist.

Frau Grasnick erklärt, dass es zukünftig ein Leitsystem geben soll.