12.12.2018 - 4.3 Reorganisation der Geschäftsbereiche 2 und 3

Entsprechend der vereinbarten Tagesordnung werden die  Punkte 4.3, 5.2 und 5.3 zusammen behandelt.

Frau Krusemark, Leiterin des Fachbereichs Recht, Personal und Organisation, verweist anhand eine Powerpointpräsentation (dem Tagesordnungspunkt im Ratsinformationssystem als Anlage beigefügt) auf die „kleine Umstrukturierung“ vor 5 Jahren und den damit verbundenen Auftrag, der Personalentwicklung besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Ziel war es, den Personlaufwand durch die Absenkung des Stellenquotienten zu begrenzen. Damit sei klar gewesen, dass es flankierender Maßnahmen bedürfe, wie der Aufgabenkritik, der Prozessanalyse und des gezielten Einsatzes der IT-Technik. Im Weiteren seien Maßnahmen und Verantwortlichkeiten definiert worden, die im Masterplan Personal mündeten. Daraus ableitend wurde in einem Prozess das interne Leitbild entwickelt, die Dienstvereinbarung leistungsorientierte Bezahlung überarbeitet und alle 2 Jahre ein Personalbericht erstellt, in dem die Ziele aus dem vergangenen Bericht abgerechnet wurden.

Anschließend erläutert Herr Schneider, Bereichsleiter Personal und Organisation, den Personalbericht und geht auf die Stellenentwicklung, das Gesundheitsmanagement und die Entwicklung von Ausfalltagen in der Stadtverwaltung ein.

Im Weiteren werden von Herrn Jetschmanegg, Fachbereichsleiter Kommunikation, Wirtschaft und Beteiligung, die sich daraus ergebenden zentralen Herausforderungen, wie die Senkung des Krankenstandes, die Senkung der freien Stellenanteile und die Sicherung des Wissenstransfers durch altersbedingtes Ausscheiden von Mitarbeitenden erläutert und der angekündigte Stellenaufwuchs begründet. Im Januar 2019 werde eine entsprechend vollständige Mitteilungsvorlage dazu vorgelegt.

Der Oberbürgermeister betont, dass die anstehenden Aufgaben nicht allein über die Digitalisierung der Arbeitsabläufe aufzufangen seien, da deren Umsetzung  erst nach 3 bis 5 Jahren wirksam werde. Er erläutert weiterhin die von ihm vorgenommenen Organisationsveränderungen in seinem Geschäftsbereich und die Gliederung der Verwaltung. Die verantwortlichen Beigeordneten bzw. der Dezernent des Geschäftsbereiches Zentrale Verwaltung stellen die jeweiligen Veränderungen in ihrem Verantwortungsbereich vor.

Anschließend werden die Nachfragen der Hauptausschussmitglieder wie von Herrn Kirsch zu den Personalkapazitäten im Bereich Bauleitplanung, von Frau Dr. Müller zur Zusammenfassung der Themen Bürgerhäuser, Bürgerhaushalt, Bürgerbüro und Bürgerbeteiligung, von Herrn Dr. Scharfenberg zum bürgerschaftlichen Engagement generell, von Frau Dr. Schröter zum Format des Dezernates (Geschäftsbereich 5), von Herrn Hohloch zu konkreten Maßnahmen zur Senkung des Krankenstandes, von Frau Birgit Müller zur Ansiedlung des Themas Städtepartnerschaften im Büro des Oberbürgermeisters, von Herrn Schultheiß zur eventuellen Änderung der Ausschusszuständigkeit, von Frau Armbruster zur Ansiedlung der Themen strategische Steuerung, Klimaschutz und Wirtschaftsförderung und von Herrn Schüler zum Wirken der aus seiner Sicht widerstreitenden Einheiten des Geschäftsbereiches Stadtentwicklung, Bauen, Wirtschaft und Umwelt, beantwortet.

In der weiteren Diskussion verweist Herr Dr. Scharfenberg darauf, dass diese erheblichen Veränderungen in der Struktur auch bedeuten, dass sich die Mitarbeitenden verändern müssen. Wenn „das gut gemacht sei“, müsste sich die Zufriedenheit in der Verwaltung erhöhen, so dass er auf sich daraus ableitende positive Synergien hoffe. Er sei sehr interessiert an den Wirkungen der Strukturveränderungen und an einer Begleitung dieses Prozesses durch die Stadtverordnetenversammlung bzw. den Hauptausschuss. Er fragt unter Verweis auf den im Vorfeld ausgereichten Brief von Herrn Finken mit mehreren Teilfragen, nach, ob diese nunmehr ausreichend beantwortet seien.

Herr Finken bestätigt die ausreichende Beantwortung seiner Fragen durch die Berichterstattung; nun sei er gespannt auf die angekündigte Vorlage. Der Oberbürgermeister führt aus, dass in der nächsten Zeit noch viel „passieren“ werde und viele der offenen insbesondere im Geschäftsbereich 5 zusammenzuführen seien. Er kündigt an, darüber regelmäßig informieren zu wollen; ein erster Schritt sei die in Rede stehende Mitteilungsvorlage. Seine Nachfrage, ob damit die Drucksache 18/SVV/0768 erledigt sei, bejaht Herr Dr. Scharfenberg. Bezüglich des Auftrags an die Verwaltung (Beschluss 18/SVV/0780) – Stand der Überlastung der Verwaltung - bittet Frau Dr. Müller darum, das Problemfeld im Auge zu behalten und sich über das „Wie“ zu verständigen. Herr Jetschmanegg entgegnet, dass es bereits geplant sei, transparenter darüber zu informieren.

Allerdings seien die vorgegebenen Fristen derzeit das Problem, so dass die Zeitschiene angepasst werden sollte.