Mitteilungsvorlage - 16/SVV/0336

Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

Das Modellprojekt „strukturierte Bürgerbeteiligung in Potsdam“ hat sich in seinem Ansatz und seinen Strukturelementen bewährt. Mit der zeitgleich eingereichten Beschlussvorlage 16/SVV/0281 strebt die Landeshauptstadt Potsdam eine Verstetigung über das Ende der Modelllaufzeit zum 31. Oktober 2016 an. Die vorliegende Mitteilungsvorlage dient mit Blick auf die WerkStadt für Beteiligung der weiteren Konkretisierung dieses Vorhabens.

Um eine lückenlose Trägerschaft des externen Teils der WerkStadt für Beteiligung ab dem 1. November 2016 zu gewährleisten, ist eine frühzeitige Interessenbekundung und Trägerauswahl notwendig. Für Juni 2016 ist ein vierwöchiges Interessenbekundungsverfahren vorgesehen. Die anschließende Sichtung der eingereichten Konzepte, die Trägergespräche und -auswahl erfolgt ab Juli 2016. Der Hauptausschuss wird im September 2016 mit einer entsprechenden Mitteilungsvorlage zur Auswahl der externen Trägerschaft der WerkStadt für Beteiligung informiert.

Es ist beabsichtigt, die künftige Trägerschaft auf einen Zeitraum von 3 Jahren mit einer Verlängerungsoption für 2 Jahre per Zuwendungsvertrag zu vergeben. Bezüglich des finanziellen Rahmens werden die bislang jährlich verfügbaren Mittel in Höhe von 130.000 EUR (Personal- und Sachkosten) auf 150.000 EUR aufgestockt. Dies trägt der Erfahrung Rechnung, dass insbesondere der anfallende Verwaltungsaufwand beim externen Träger bei der ursprünglichen Kalkulation im Jahr 2013 keine Berücksichtigung fand.

Die geplante Interessenbekundung zur Verstetigung wird sich an der ursprünglichen Interessenbekundung für die externe Trägerschaft (siehe nachfolgender Abschnitt „Auszug aus der Interessenbekundung „Modellprojekt“ (2013)“) aus dem Jahr 2013 orientieren. Hierbei sind insbesondere die dort niedergelegten Aufgabenbeschreibungen (Nummern 4 und 5) und die konzeptionellen Vorgaben (Nummer 7) hervorzuheben.

Ungeachtet der Tatsache, dass das Modellprojekt in der  ursprünglich konzipierten Form als Erfolg betrachtet werden kann, haben sich aus der begleitenden Evaluation des Deutschen Instituts für Urbanistik (DIFU) Anhaltspunkte für Anpassungen und Nachsteuerungen ergeben. Zudem wurden noch offene Aufgaben aus der Modellphase benannt, die mit Beginn der Verstetigung vorrangig bearbeitet werden sollen. Insbesondere nachfolgende Punkte aus dem 4. Evaluationsbericht des DIFU vom 3. März 2016 (siehe Anlage der DS 16/SVV/0281) werden sinngemäß in die Interessenbekundung aufgenommen:

•     Eine schriftliche Fixierung und Abgrenzung der Rollen- und Aufgabenprofile der beiden Hälften der WerkStadt für Beteiligung.
•      Die Durchführung eines begleitenden strategischen Projektmanagements und -steuerung mit regelmäßiger Berichterstattung.
•     Eine strategische Konzeption zur langfristigen Planung und Entwicklung struktureller Beteiligungselemente.
•     Die Entwicklung von Auswahl- und Bewertungskriterien, mit denen Art und Umfang der Unterstützung von konkreten Beteiligungsprozessen nach einer objektivierten Methode entschieden werden können.
•     Die Entwicklung eines Konzepts zur mittelfristigen Schärfung der Öffentlichkeits- und Aktivierungsarbeit mit dem Ziel der Erhöhung der Reichweite in der nicht-organisierten Einwohnerschaft.

Die Landeshauptstadt Potsdam schlägt vor, das Auswahlgremium für die externe Trägerschaft der WerkStadt für Beteiligung auf Vorschlag des Beteiligungsrats zusammenzusetzen. Insgesamt sollen auf diese Weise sechs Personen benannt werden. Als siebtes Mitglied ist der zuständige Fachbereichsleiter für Wirtschaft, Kommunikation und Beteiligung vorgesehen. Im Bedarfsfall können weitere Personen in beratender Funktion hinzugezogen werden. Die konkrete Besetzung des Auswahlgremiums wird am 19. Mai 2016 in der Sitzung des Beteiligungsrats erörtert und dem Hauptausschuss im Anschluss übermittelt.

Auszug aus der Interessenbekundung „Modellprojekt“ (2013)

Nachfolgende Auszüge sind aus der Interessenbekundung für die externe Trägerschaft des „Büros für Bürgerbeteiligung“ von 2013 entnommen und dienen bei der aktuellen Interessenbekundung zur Verstetigung als Orientierung:

„4. Aufgaben des Büros für Bürgerbeteiligung

Das „Büro für Bürgerbeteiligung“ ist Ansprechpartner für alle Geschäftsbereiche der Verwaltung. Hierbei soll es:

• Hilfestellung bei Beteiligungsprozessen geben und diese begleiten

  konstruktive, vernetzte und in Dialog tretende Arbeitskultur schaffen

• Überblick über bestehende und geplante Beteiligungsverfahren erarbeiten

• Erfahrungen und Bedürfnisse der Fachbereiche in Beteiligungsverfahren ergründen

• den Fachbereichen praktische Hilfsangebote unterbreiten

• Schulungen und Weiterbildungen für Verwaltungsmitarbeiter anbieten

• Verwaltungsmitarbeiter über die Auswahl geeigneter Beteiligungsinstrumente beraten

Verwaltungsextern soll das Büro als Ansprechpartner für die Stadtteile dienen.

Hierbei soll es:

• im Sinne der Basisaktivierung (bottom-up-Ansatz) durch Vernetzung und Mobilisierung innerhalb der Stadtteile Bürgerbeteiligungsverfahren koordinieren und begleiten
• die Verbindung zu Initiativen und Einrichtungen in den Stadtteilen herstellen
• die Beteiligungsprozesse, die aus den Stadtteilen (bottom-up), der Verwaltung und der Stadtpolitik (top-down) initiiert werden, koordinieren und kommunizieren
• im Spektrum der Bürgerbeteiligung für Initiativen, Vereine und Bürger Kompetenzen vermitteln
• Hürden für die Teilnahme an Partizipationsprozessen abbauen
• Hilfestellung für die Einwohner bei der Beteiligung an Prozessen geben
• den Einwohnern Ansprechpartner in der Verwaltung vermitteln und niedrigschwelligen Zugang ermöglichen

Darüber hinaus soll das Büro in Zusammenarbeit mit dem Beteiligungsrat einheitliche Standards für Beteiligungsprozesse erarbeiten.

5. Aufgaben des externen Trägers

• Recherche und Informationsbeschaffung aus der Verwaltung und Bürgerschaft, Aufbereitung und die Bereitstellung dieser Informationen für Bürgerinitiativen, Vereine und andere, bürgerschaftlich engagierte Vereinigungen
• Koordinierung und Begleitung von Bürgerbeteiligungsprozessen aus Stadtteilen heraus (bottom-up) und durch die Stadtverwaltung und Stadtpolitik initiierte Prozesse (top-down)
• verwaltungsinterne und verwaltungsexterne Vermittlung von Informationen und Kenntnissen über Bürgerbeteiligung
• Dokumentation und Veröffentlichung von Prozessen und Ergebnissen bei Beteiligungsprojekten in Zusammenarbeit mit den Kolleg/innen des Büros
• Orientierung an den entwickelten Leitlinien zur Bürgerbeteiligung Potsdam (siehe Anlage...)
• Entwicklung einheitlicher Standards für Beteiligungsprozesse in Zusammenarbeit mit dem Beteiligungsrat
• Gemeinsame Arbeits- und Zielplanung mit den Mitarbeiter/innen der Verwaltung und des Büros
• Teilnahme an Planungs- und Arbeitskonsultationen mit den Kolleg/innen des Büros bei den internen Arbeitsgruppen in den Fachbereichen der Verwaltung
• Gemeinsame Erarbeitung einer verbindlichen Geschäftsordnung zur Arbeits- und Funktionsweise zwischen den Büromitarbeiter/innen und dem Beteiligungsrat
• Herstellung von Verbindungen zu und Kompetenzvermittlung für Initiativen, Vereine, Einrichtungen und Einwohner/innen in den Stadtteilen
• Rechtliche und formale Grundlagen innerhalb der städtischen Bürgerbeteiligung als Kernkompetenz
• Beratung und Unterstützung bei der Organisation zur Auswahl und Umsetzung von Instrumenten der Bürgerbeteiligung (Runde Tische, Mediationen, Konfliktlösungen, Zielfindung und Benennung des Handlungsrahmens)
  • Abbau von Hürden zur Teilnahme an Partizipationsprozessen
  • flexibles Zeitmanagement für die Einwohner
  • Nutzen neuer Medien
  • Offene Gespräche mit Bürgern/innen als Startpunkt der Beteiligung
  • dezentrale und mobile Arbeit
  • Vermittlung von Ansprechpartner/innen in der Verwaltung

7. Konzeptionelle Vorgaben

Die Bewerber sind aufgefordert eigene kreative Konzepte zur Umsetzung der Zielvorgaben und Gewährleistung der Aufgabenerfüllung des "Büros für Bürgerbeteiligung" mit der Bewerbung einzureichen.

Das Konzept soll insbesondere Aussagen zu folgenden Punkten enthalten:

• Gewährleistung und Sicherung der Aufgabenerfüllung des "Büros für Bürgerbeteiligung"
• Berücksichtigung aller Stadtteile
• flächendeckende Einbindung der Einwohner/innen Potsdams
• genaue Betrachtung der Sozialstruktur der Einwohner/innen und Berücksichtigung der Gegebenheiten der unterschiedlichen Sozialräume Potsdams
• Gewährleistung und Sicherstellung einer gleichberechtigten und konstruktiven Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter/innen der Landeshauptstadt Potsdam im "Büro für Bürgerbeteiligung" sowie den Geschäfts- und Fachbereichen der Verwaltung, sowie dem Beteiligungsrat
• diskriminierungsfreie Beteiligung aller Alters- und Interessengruppen

Des Weiteren ist ein Kosten- und Finanzierungsplan aufzustellen und mit der Bewerbung einzureichen.“

Fazit finanzielle Auswirkungen:

Die Abweichung zum erhöhten Planansatz von jährlich 20.000 EUR werden durch das Unterprodukt 1114701 (Bezeichnung Büro für Bürgerbeteiligung) Konto 5291100 im Rahmen der Mittelfristplanung gedeckt. Die Mittel sind im Deckungskreis der vorhandenen Aufwandskonten verfügbar.

Die jährliche Zuwendung steht unter dem Vorbehalt der Beschlussfassung über den Haushaltsplan der jeweiligen Jahre.