Mitteilungsvorlage - 02/SVV/0818

 

 

1.   Zur organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung des BRANDENBURG-TAGes 2003 in der Landeshauptstadt Potsdam wird ein Projektsteuerungsteam eingesetzt.

 

2.   Als Projektverantwortlicher für den BRANDENBURG-TAG 2003 wird Klaus Mertins benannt.

 

3.   Die Stadtverordnetenversammlung nimmt die vorläufige Haushaltsplanung zur Kenntnis.

 

 

1.    Das Projekt BRANDENBURG-TAG Potsdam 2003 -  Sachstand

 

Das Landesfest, der BRANDENBURG-TAG 2003, wird am 6. September 2003 in der

Landeshauptsstadt Potsdam stattfinden.

 

Der Zuschlag an die Landeshauptstadt Potsdam durch das Kuratorium BRANDENBURG-TAG wurde auf Grundlage der Bewerbung der Stadt Potsdam vom 20.01.2001 erteilt. In der Bewerbung wurden neben Aussagen zur inhaltlichen Profilierung bereits grundsätzliche Verpflichtungen zur Übernahme von Regieleistungen durch die Stadt Potsdam zur Finanzierungsbeteiligung sowie zur Einbeziehung und Mitwirkung von Unternehmen, wissenschaftlichen Einrichtungen, Vereinen, Verbänden usw. getroffen.

 

In einer freihändigen Vergabe nach öffentlichen Teilnahmewettbewerb wurden folgende Agenturen ausgewählt und beauftragt:

 

Los 1: Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und Sponsoring

 

Bietergemeinschaft wbpr gmbh - public relations, Potsdam

und Ecke:Design, Potsdam

 

Los 2: Veranstaltungskonzept

 

CompactTeam GmbH, Berlin

 

Auf der Grundlage der Aufgabenbeschreibungen für die Lose 1 und 2 legten die Agenturen die Konzepte für Veranstaltung und Kommunikation vor. In der Anlage befinden sich das Konzept der Agentur CompactTeam sowie die Aufgabenbeschreibungen.

 

Agenturverträge: Die Agenturverträge sind zur Zeit in der redaktionellen Bearbeitung

                           bei 93.2. Sie werden dann dem Rechtsamt und dem

                           Rechnungsprüfungamt vorgelegt.

                           

Zeitpläne:            Die Zeitpläne der Agenturen für die Projektvorbereitung sind als

Vorschlag erarbeitet. Die Bestätigung der Zeitpläne wird am 10.10.2002 im Programmbeirat erfolgen.

 

Am 29.08.2002 hat sich der Programmbeirat für den BRANDENBURG-TAG 2003 zu seiner ersten Sitzung getroffen und die Geschäftsordnung verabredet.

 

Zum Programmbeirat gehören als ständige Mitglieder je ein Vertreter der Staatskanzlei, des Kuratoriums BRANDENBURG-TAG sowie der Stadtverwaltung Potsdam, als zeitweilige Mitglieder die Vertreter der beauftragten Agenturen.

 

2.    Projektsteuerung und Projektverantwortung

 

Unter Berücksichtigung der Erfahrungswerte der vorangegangenen Veranstaltungen kann man davon ausgehen, dass zum BRANDENBURG-TAG in Potsdam mit mindestens 250.000 Besuchern zu rechnen ist. Daraus resultiert ein hohes Maß an organisatorischer und inhaltlicher Arbeit. Angesichts der Komplexität und der Dimension des Projektes kann die Vorbereitung von keinem Bereich der Verwaltung neben den strukturellen Aufgaben geleistet werden.

 

       Deshalb ergeht folgender Vorschlag:

 

2.1 Projektsteuerungsteam

 

Zur Vorbereitung des BRANDENBURG-TAGes Potsdam 2003 wird ein Projektsteuerungsteam als zeitweilige Arbeitsgruppe installiert. Die Geschäftsbereiche benennen Mitarbeiter für das Projektsteuerungsteam, das sich wie folgt zusammensetzt:

      

Projektverantwortlicher

1 Mitarbeiter aus dem Fachbereich 26

1 Mitarbeiter aus dem Fachbereich 32

1 Mitarbeiter aus dem Fachbereich 41

1 Mitarbeiter aus dem Fachbereich 42                 

1 Mitarbeiter aus dem Bereich 93.3                  

1 Mitarbeiter aus dem Bereich 93.2 ab 1. Januar 2003 sowie

jeweils ein Vertreter der Agenturen und

ein Vertreter der BUGA Potsdam 2001 GmbH bzw. der Nachfolgegesellschaft, die für den Betrieb von BUGA-Park und Neuem Lustgarten zuständig ist.

 

Die zeitliche Belastung der Mitarbeiter aus 26, 32, 41, 42 und 93.3 soll nach jetziger Planung für den Zeitraum von November 2002 bis Mai 2003 einen Arbeitstag pro Woche, in der intensiven Vorbereitungsphase Juni bis September 2003 zwei Tage pro Woche nicht überschreiten.

 

Die Haushaltssystematik BRANDENBURG-TAG wird dem Projektsteuerungsteam zugeordnet.

 

Das Projektsteuerungsteam arbeitet auf Vorschlag von Geschäftsbereich II in den Räumen des Alten Rathauses. Der Projektverantwortliche wird beauftragt, geeignete Räume und technische Infrastruktur in Abstimmung mit den Geschäfts- und Fachbereichen der Stadtverwaltung zu binden. Die anfallenden Bürokosten werden als Ausgabe im Haushalt BRANDENBURG-TAG geführt.

 

Das Projektsteuerungsteam wird beauftragt mit der:

 

-  Interessenvertretung für die Landeshauptstadt Potsdam und der Mitwirkung an der inhaltlichen Ausgestaltung der Veranstaltung BRANDENBURG-TAG 2003 im Programmbeirat,

-  Abstimmung mit den beauftragten Agenturen,

-  Kontrolle des Projektverlaufs,

-  Planung, Organisation und Vorbereitung der Regieleistungen (Genehmigungen, Verkehrskonzept, Sicherheit, Medien, Toiletten, Reinigung)

-  Vorbereitung und Durchführung aller notwendigen Ausschreibungs- und Vergabeverfahren,

-  Koordinierung der nichtkommerziellen Programmangebote,

-  Bewirtschaftung des Haushaltes einschließlich Förderung und Sponsoring,

-  Führung des Rapportsystems zum Verlauf der Projektvorbereitung für den Oberbürgermeister und die Stadtverordnetenversammlung,

-  Steuerung der Pressearbeit.

 

Das Projektsteuerungsteam regt die Bildung von zeitweiligen Arbeitsgruppen unter Einbeziehung von Mitarbeitern relevanter Geschäfts- und Fachbereiche der Stadtverwaltung zur Lösung spezifischer Aufgaben an und führt die Arbeitsabläufe. Die Arbeitsgruppen werden in Verantwortung der zuständigen Mitglieder des Projektssteuerungsteams gegründet. Sie werden dabei von den entsprechenden Geschäfts- und Fachbereichen personell unterstützt.

 

2.2      Projektverantwortung und Personal

 

Für den Zeitraum vom 1.11.2002 bis 31.10.2003 wird per Organisationsverfügung durch den Oberbürgermeister Herr Klaus Mertins als Projektverantwortlicher eingesetzt.

 

Der Projektverantwortliche ist dem OBM direkt unterstellt.

Er erhält folgende Kompetenzen:

 

-  Inhaltliche und organisatorische Führung des Projektsteuerungsteams,

-  Zeichnungsberechtigung / Anordnungsbefugnis für den Haushalt des Projektes,

-  Verhandlungs- und Zeichnungsberechtigung für Verträge im    

Projektzusammenhang im Rahmen der haushaltsrechtlichen Bestimmungen,

-  Weisungsbefugnis gegenüber den Arbeitsgruppen,

-  Verhandlungsbefugnis mit den Leitern der Geschäftsbereiche, Fachbereiche, Bereiche und Arbeitsgruppen zur zeitweiligen Einbindung von Personal in die Arbeitsgruppen,

-  Berechtigung zur laufenden Information der Medien in Abstimmung mit Programmbeirat.

 

Die Mitglieder des Projektsteuerungsteams sind für die Bildung und Führung der jeweiligen Arbeitsgruppen zuständig. Die Bildung der Arbeitsgruppen ist bis Ende November 2002 abzuschließen.

 

Ab 01.12.2002 wird im Projektsteuerungsteam eine Sachbearbeiterstelle (Vollzeit) mit dem Arbeitsfeld Haushalt, Förderung, Verträge, Ausschreibungen /Vergabe und Sponsoring besetzt.

 

Ab 01.01.2003 wird Herr Henning Krentz aus 93.2 im Projektsteuerungsteam tätig und übernimmt die Koordinierung der Kernkompetenz Potsdam – Stadt der Wissenschaft, die Organisation eines Benefizkonzertes am Vorabend des BRANDENBURG-TAGes (in Abstimmung mit dem Geschäftsbereich II) sowie die Betreuung der Eröffnungs - und Abschlussveranstaltung.

 

 

Anlagen:   

-  Haushaltsentwurf BRANDENBURG-TAG 2003

-  Konzept der Agentur CompactTeam (siehe Originalvorlage)

-  Leistungsbeschreibungen für die Agenturen

 

 

Anlage 1:

 

BRANDENBURG-TAG 2003 Potsdam                                                03.09.2002

Entwurf Haushalt (1)

 

 

 

Einnahmen:

 

Zuwendung Land Brandenburg                                                   204.500,-  EUR

 

Stadthaushalt Potsdam                                                                     102.300,-  EUR

 

Vergabe Catering-Rechte                                                                        15.000,-  EUR

 

Erlöse aus Parkplatzbewirtschaftung                                                       15.000,-  EUR

 

Spenden                                                                                                5.000,-  EUR

 

Sponsorleistungen     (bar und Sachleistungen                                  50.000,-  EUR

 

                                                                                                391.800,-  EUR

 

 

Ausgaben:

 

Agentur Los 1                                                                                      51.000,-  EUR

                                                                                                             

Agentur Los 2                                                                                      153.500,-  EUR

 

Verkehrsaufklärung, Sperrungen, Beschilderungen                                22.000,-  EUR

Shuttle – Verkehr

 

Toiletten                                                                                              14.000,-  EUR

 

Wasser  (Leitungen, Proben, Abwasser, Verbrauch)                  12.500,-  EUR

 

E- Energie (Planung, Leitungsnetz, Verbrauch)                              16.000,-  EUR

 

Sicherheitsleistungen ( Bewachungen, Absperrungen)                        12.000,-  EUR

 

Rettungskonzept (RTW, Bereitschaften)                                               12.000,-  EUR

 

Reinigung, Müllbeseitigung                                                                      10.000,-  EUR

 

Bürokosten                                                                                            5.000,-  EUR

 

Honorare Helfer                                                                             3.800,-  EUR

 

Anmietungen (Fahrzeuge, Marktstände, Technik)                                    5.000,-  EUR

 

Beteiligung am Programm                                                                   25.000,-  EUR

 

Unterstützung Kernkompetenz Wissenschaftsmarkt               5.000,-  EUR

 

Programm Partnerstädte                                                              10.000,-  EUR

 

Versicherungen, Genehmigungen                                                          5.000,- EUR

 

 

 

Ungeplante NK  10%                                                                                  30.000,- EUR

 

                                                                                                390.500,-  EUR

 

 

Alle Ausgabepositionen außer der Ausgaben für die Agenturen sind Schätzungen, die

sich an den Erfahrungswerten von Neuruppin, Frankfurt/O. und Jüterbog orientieren.

 

 

Anlage 2 ist der Originalvorlage beigefügt

 

 

 

Anlage 3: Leistungsbeschreibungen der Agenturen

 

 

Aufgabenbeschreibung

Los 1:              Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und Sponsoring,

 

            Ziele:

 

Marketing

Kontinuierliche Bewerbung der Dachmarke (u.a. mit Erlebnisberichten, Pres-seinformationen, Flyern, Programmen, Plakaten und unter Nutzung der neuen Medien) im Raum Brandenburg – Berlin.

 

            Sponsoren

Neben den bisherigen Sponsoren gilt es, noch weitere Sponsoren an-zuwerben und ihnen Möglichkeiten zu offerieren, ihre jeweilige Zielgruppe zu erreichen. Dies bedarf der vorherigen Abstimmung mit der Agentur für Los 2 und der Absprache mit dem Programmbeirat. Näheres wird durch dessen Festlegungen geregelt.

 

Copy Strategy

 

- Tonalität

Die Zielgruppen sollen unter Einsatz des weiterentwickelten Designs eine positive Erwartungshaltung zum Fest aufbauen und aufgefordert werden, sich selbst einzubringen. Das Fest sollte als Zyklus begriffen werden, der sich ganzjährig entwickelt und jeden zu eigenem Tun anregt. Vereine, Verbände und Bewohner der Region sollen zielgerichtet zu eigenen Aktionen im Rahmen des Programms motiviert werden. Die Tonalität soll die vonseiten der Veranstalter geführten Direct Communication in Form von Mailings ergänzen und unterstützen.

 

- Reason Why

Das Land Brandenburg hat insgesamt 2,6 Mio. Einwohnerrinnen und Einwohner. Diese leben in rund 1500 Gemeinden der insgesamt 14 Landkreise und vier kreisfreien Städte. Vor diesem Hintergrund ergibt sich für den Einzelnen ein Bedarf an Information und Orientierung bei Sicherung der Authentizität. Das Landesfest als Höhepunkt der Veranstaltungen im Land soll möglichst allen gleichzeitig Identifikationsmöglichkeiten eröffnen:

 

a)  den Aktiven auf dem Landesfest, den Kommunen und der Wirtschaft durch     ein gemeinsames Ziel, die erlebnisreiche und würdige Gestaltung des BRANDENBURG-TAGes – auch durch eigene Präsentationen

 

b)  den Besucherinnen und Besuchern durch die Möglichkeit der Be-

gegnung und des Kennenlernens

 

c)  den Bewohnern der ausrichtenden Stadt durch den Stolz und den Anreiz,

     würdiger Gastgeber des jährlichen Brandenburger Großereignisses zu

     sein.

 

 

Aufgabenstellung

 

Mit der Vergabe des BRANDENBURG-TAGes an Potsdam möchte sich die Stadt als Stadt der Wissenschaft zwischen Tradition und Hightech präsentieren.

     

 

Dieser Themenbereich soll in enger Zusammenarbeit mit den wissen-schaftlichen Einrichtungen der Stadt zum bestimmenden Veranstaltungsprofil für die Präsentation der Landeshauptstadt ausgestaltet werden.

 

Ergänzend sollen die Themen    

 

                        Weltkulturerbe und Stadtentwicklung

 

                        Potsdam – eine Stadt am Wasser

 

                        Potsdam – ein Medienstandort aufgenommen werden.

 

Zur erfolgreichen Durchführung des BRANDENBURG-TAGes ist ein Marketingkonzept zu entwickeln und in der Folge umzusetzen.

 

Das Marketingkonzept und seine Umsetzung soll insbesondere umfassen:

 

1.       Positionierung des BRANDENBURG-TAGes als das Fest des Landes Brandeburg, das

- das Bürgerinnen und Bürger mit ihren Gästen aus Nah und Fern feiern, das Raum für Begegnungen bietet und die Identifikation mit dem Land fördert.

- mit dem das Land Brandenburg an diesem Tage die Vielfalt und Stärke seiner Leistungen in allen Bereichen der Wirtschaft und des öffentlichen Lebens mit Stolz präsentiert.

·         Lebensfreude und Frohsinn das positive Image diesen Tag begleiten und zu seinem Erfolg über die Landesgrenzen hinaus beitragen.

·         die Gastgeberstadt besonders herausgehoben und positiv in den Blickwinkel der Öffentlichkeit gelangt.

 

2.       Definition der Zielgruppen

Es ist zu defnieren, welche Zielgruppen besonders angesprochen werden und wie über die Teilnahme am BRANDENBUR-TAG hinaus sich diese einbringen und zum Gelingen des Festes ihren Beitrag leisten.

 

3.       Kommunikation

Die Schwerpunkte der Kommunikation zum BRANDENBURG-TAG sollen auf

·         Werbung

·         Verkaufsförderung

·         Public Relations

liegen.

 

Es ist ein Werbemittelplan aufzustellen, der sowohl die Entwicklung der Werbemittel, die Produktion und deren zielgruppengerechte Distribution mit zeitlicher Einordnung umfasst.

 

Im Rahmen der Verkaufsförderung sind insbesondere Synergieeffekte durch die Einbindung von Partnern auszunutzen.

Eine besonders wichtige Rolle dabei kommt der Einwerbung weiterer Sponsoren und Sponsoringmittel zu. Bei dieser Aufgabe ist eine enge Abstimmung mit dem Programmbeirat, dem Projektveranwortlichen und der mit der Umsetzung des Loses 2 beauftragten Agentur erforderlich.

 

Für die PR-Arbeit ist ein Konzept incl. Mediaplan zu erstellen und umzusetzen, das die Maßnahmen der PR-Arbeit bestimmt, umsetzt und eine Erfolgskontrolle sicherstellt. Im Rahmen der Durchführung dieser Arbeit ist eine permanente Abstimmung mit dem Programmbeirat und dem Projektverantwortlichen abzusichern. Die PR-Arbeit ist mit einem Zeitplan zu verbinden. Nach Abschluss des BRANDENBURG-TAGes ist eine Dokumentation zu übergeben.

 

 

 

4.       Distribution

 

Für den Vertrieb der Werbemittel und zur begleitenden Produktentwicklung im Rahmen des BRANDENBURG-TAGes sind Partnerschaften

(Medienpartnerschaften und weitere) aufzuschließen und aktiv einzubinden. Die Distribution erfolgt nach einem geeigneten Plan und unter Ausnutzung der synergetischen Effekte aus den Partnerschaften.

 

5.  CI/CD   

 

Die grafische Gestaltung zur Bewerbung des BRANDENBURG-TAGes sollte in Anlehnung an die vorhandene erfolgen, eine Einbindung des neuen Logos des Landes Brandenburg ist anzustreben.

Das CI/CD der Gastgeberstadt Potsdam ist einzubeziehen.  

 

6.  Erstellung von speziellen Materialien:

 

a) zur Einbindung der Landkreise, Ämter, Städte und Gemeinden sowie

    von Partnerländern und –gemeinden.

 

b) zur Akquisition von Sponsoren

 

c) zur Anwerbung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern

 

d) zur Einladung von Besucherinnen und Besuchern

 

e) zur Einladung von Gästen für Veranstaltungen der Veranstalter

    (Empfang) sind aussagekräftige Materialien zu entwickeln, zu

    produzieren und in Abstimmung mit dem Programmbeirat zu

    distribuieren.

 

 

Die Ablauforganisation des Gesamtprojektes sieht vor, dass alle Aktionen mit den Veranstaltern (Programmbeirat) abgestimmt werden. Diese koordinieren die Leistungen aller Beteiligten (Agenturen, örtliche Behörden, Sponsoren, Landkreise etc.).

 

In Auswertung des BRANDENBURG-TAGes erstellt die Agentur eine Leistungs- und Projektanalyse einschl. Schlussfolgerungen für die Durch-führung zukünftiger BRANDENBURG-TAGe zur Weiterentwicklung der Dachmarke BRANDENBURG-TAG.

 

-     Verträge

 

Die Agentur wird beauftragt, unter Berücksichtigung der o. g. Hinweise einen Werkvertrag im Entwurf zu erarbeiten und mit der Vorlage der Feinkonzeption für eine Präzisierung bereit zu halten.

 

 

- Etat: 51.000,- EUR

 

 

Termin der Abgabe der Unterlagen:            20. April 2002 an Auftraggeber Stadt Potsdam

                                                                        z. Hd. Projektverantwortlicher Dr. Axel Geiss

 

Termin der Präsentation:                                      24. April 2002 Zeit und Ort erfolgt per Einladung

 

 

 

 

 

Aufgabenbeschreibung

 

LOS 2: Veranstaltungskonzept / Organisation und Durchführung des Brandenburg– Tages 2003

 

 

Aufgabe: Erarbeitung eines Feinkonzeptes für die Erlebnisbereiche/ Ausstellungen/Aktionen/

               Unterhaltungs- und Bühnenprogramme und deren Umsetzung

 

Der Auftrag beinhaltet alle dazu notwendigen Ideenentwicklungen, künstlerischen Schaffensprozesse, die Gewinnung und Bindung von Künstlern, Akteuren und Mitwirkenden,

die Erarbeitung der Regiepläne für die Aktionsbereiche und Bühnen,

die Erstellung von Flächennutzungsplänen, Zeitplänen, Finanzplänen,

die Entwicklung und Umsetzung der Logistik für Transport, Aufbau, Abbau,

die Planung und Beschaffung der Veranstaltungstechnik und die

organisatorische Begleitung der Veranstaltungen einschließlich der Rückbauphase.

 

Folgende Vorgaben, inhaltliche Schwerpunkte und Orientierungen sollten dabei Berücksichtigung erfahren:

 

Der BRANDENBURG-TAG wird als eintägiges Landesfest in der Ausrichterstadt Potsdam vorbereitet.

 

 

·         Die Präsentation der Gastgeberstadt Potsdam

 

      steht unter dem Motto

 

Potsdam – Stadt der Wissenschaft zwischen Tradition und Hightech.

     

      Dieser Themenbereich wurde im Ausschreibungsverfahren als Kernkompetenz definiert 

      und soll in enger Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Einrichtungen der Stadt

      zum bestimmenden Veranstaltungsprofil für die Präsentation der Landeshauptstadt

      ausgestaltet werden.

 

Ergänzend sollen die Themen    

 

            Weltkulturerbe und Stadtentwicklung

 

            Potsdam – eine Stadt am Wasser

 

            Potsdam – ein Medienstandort

 

      im Veranstaltungskonzept berücksichtigt werden und dramaturgisch ausgestaltet werden.

     

      Besonderer Wert ist auf die Einbeziehung der einheimischen Bevölkerung in die

      Vorbereitung und Durchführung des Landesfestes zu legen. Unverzichtbar ist eine breite

      Präsentation der Leistungen der Vereine, Clubs usw. auf sportlich und kulturell-

      künstlerischem Gebiet.

 

 

·         Veranstaltungsstandorte in Potsdam

 

Die Veranstaltungen zum BRANDENBURG–Tag 2003 sollen sich auf folgende Standorte verteilen:

 

       Das Areal der historischen Innenstadt mit Holländischem Viertel, Bassinplatz,

 

       Brandenburger Strasse und Luisenplatz.

 

 

 

       Das Areal Neuer Lustgarten mit Hafenbecken, Alte Fahrt, Freundschaftsinsel, Alter

       Markt.

 

      Gegebenenfalls das Areal Breite Strasse, Neuer Markt und Schlossstrasse

      als Entlastung für die relativ engen anderen Flächen.

 

Die drei genannten Standorte sollten zu eigenständigen schwerpunktorientierten Erlebnisräumen mit einer großen Vielfalt von Angeboten und ablesbaren Erlebnisprofilen ausgestaltet werden.

Bei der Platzauswahl sollte die Möglichkeit eines abrissfreien  Rundganges für die Besucher und der Aspekt der geringsten Belastung des öffentlichen Straßenverkehrsraumes mit Absperrungen ständig als Kriterium beachtet werden.

 

 

·         Bühnenveranstaltungen

 

Die Hauptbühne zur Durchführung der Eröffnungs-  und Abschlussveranstaltung soll im Neuen Lustgarten stehen. Hier sind für die TV-Übertragung und die Bewältigung der sich aus der Eintagesveranstaltung ergebenden logistischen Probleme die besten  Bedingungen zu erwarten.

 

Weitere Bühnenstandorte könnten sein: Bassinplatz, Alter Markt, Breite Strasse, Brandenburger Tor.

 

Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung sind wichtige Höhepunkte des Landesfestes  und besonders medienwirksam. Hier wird von der Agentur erwartet, diese Veranstaltungen von der Idee über Dramaturgie und Regie bis zur technischen Umsetzung und Abgleich mit den Medienpartnern besonders intensiv zu betreuen.

 

Dennoch sind diese Veranstaltungen nur ein Teil des Landesfestes. Das sollte sich in einer ausgewogenen Bewertung und Vorbereitung der anderen Veranstaltungsbereiche und bei der Verteilung der Finanzmittel widerspiegeln.

 

 

·         Der BRANDENBURG–TAG ist in erster Linie ein Landesprojekt.

 

Das sollte seinen Ausdruck in einer breiten und umfangreichen Präsentation der touristischen, wirtschaftlichen und kulturellen Leistungen und Aktivitäten der Regionen des Landes Brandenburg finden. Dargestellt sollten dabei insbesondere die Innovationskraft der Menschen des Landes bei der Gestaltung ihrer Lebens- und Arbeitswelten sowie ihr umfangreiches auch oft ehrenamtliches Engagement (Vereinsleben).

Folgende Themen sollen bearbeitet und dargestellt werden:

 

     Der Tourismus im Land Brandenburg

 

     Wirtschaft, Gewerbe, Handwerk und Handel im Land Brandenburg

 

     Kulturland Brandenburg

 

     Bezüge der Regionen des Landes zur Landeshauptstadt.

 

 

·         Unter der Dachmarke „BRANDENBURG–TAG - das Landesfest“

 

      sollten die traditionellen Submarken  wie Kinderfest, Weltmarkt, Tourismuspräsentation

      usw. deutlich erkennbar sein. Die Entwicklung neuer Submarken ist erwünscht.

      z.B. Themenkreis Wasser in Brandenburg: Everts am und auf dem Wasser

 

 

 

 

·         Ablauforganisation / Controlling

 

Die Dimension des Projektes macht eine straff geführte Ablauforganisation und Koordination der Leistungen aller Beteiligten nötig. Mit dieser Aufgabe ist das Projektsteuerungsteam der Stadt Potsdam beauftragt. Alle wesentlichen Entscheidungen zu Inhalten und organisatorischen Aspekten werden in den Koordinierungsberatungen mit Programmbeirat, Projektsteuerungsteam und der PR-Agentur abgeglichen. Die Feinplanung der Agentur sollte so strukturiert sein, dass ein effizientes Rapportsystem mit Schlüsselaussagen zum aktuellen Stand der Vorbereitung ständig verfügbar ist und als Führungsinstrument in allen Koordinierungsberatungen zum Einsatz kommt.

 

 

·         Haushalt und Sponsoring

 

Mit der Fertigstellung und Präsentation  des Feinkonzeptes für die Gesamtveranstaltung werden von der Agentur differenzierte Aussagen zum Finanzbedarf insgesamt und zum Einsatz der Finanzmittel erwartet. Nicht zu bewerten sind Kosten für PR, Medienversorgung, Reinigung, Genehmigungen, Sicherheit, verkehrsorganisatorische Maßnahmen.

 

In der Vorbereitungsphase des Brandenburgtages wird die Agentur zahlreiche Kontakte zu den unterschiedlichsten Partnern insbesondere aus dem Land Brandenburg aufbauen und pflegen. Neben der Bearbeitung der inhaltlich-organisatorischen Fragestellungen sollte das Erkennen und Aktivieren von Sponsoringpotential ständiges Arbeitsthema sein. Die Erfolgsbeteiligung der Agentur wird vertraglich geregelt.

Die Verwendung und haushaltsrechtliche Betreuung der Sponsormittel erfolgt in Regie des Programmbeirates und des Projektverantwortlichen.

 

 

·         Einwerbung von Partnern

 

Für der Anwerbung und Auswahl der aktiven Teilnehmer, Aussteller, Akteure, usw. ist ein Aktionsplan zu entwickeln und mit dem städtischen Projektsteuerungsteam abzugleichen.

 

 

-     Projektanalyse

 

In Auswertung der Veranstaltung erstellt die Agentur eine Projektanalyse mit Leistungs- und Kostenbilanz der Veranstaltung und formuliert Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Dachmarke „BRANDENBURG–TAG“ .

 

 

-     Verträge

 

Die Agentur wird beauftragt, unter Berücksichtigung der o.g. Hinweise einen Werkvertrag im Entwurf zu erarbeiten und mit der Vorlage der Feinkonzeption für eine Präzisierung bereit zu halten.

 

 

 

 

Entsprechend der Ausschreibungsbedingungen und des Beschlusses der Stadtverordnetenversammlung vom 24. Januar 2001 stehen als Eckwerte für die Finanzierung des BRANDENBURG-TAGes 2003 folgende Positionen fest:

 

Zuwendung des Landes Brandenburg:                             204.500 EUR

 

Eigenmittel der Landeshauptstadt Potsdam:                              102.300 EUR

 

Als zusätzliche Einnahmen sind geplant:

 

Vergabe von Catering-Rechten:                                5.000 EUR

Erlöse aus Parkplatzbewirtschaftung:                                      5.000 EUR

Spenden:                                                                          5.000 EUR

Sponsorleistungen (bar und in Sachleistungen):                                                   50.000 EUR

 

Daraus ergibt sich ein Einnahmevolumen von 391.800 EUR. Die Ausgaben belaufen sich 390.500 (siehe Anlage), wobei es sich bei der Ausgabenübersicht zunächst um eine Schätzung handelt, die sich an Erfahrungswerten der Städte Frankfurt/Oder, Neuruppin und Jüterbog orientiert.