Mitteilungsvorlage - 17/SVV/0729

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

1. Bericht über die umweltfreundliche Beschaffung im Jahr 2016

  Vorlage: 12/SVV/0654

Der Oberbürgermeister ist beauftragt worden eine umweltfreundliche Beschaffung auf Grundlage des Bundesprogramms zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung in der Potsdamer Stadtverwaltung einzuführen und über den Umsetzungsstand zu berichten. Ferner wurde im Beschluss der Stadtverordnetenversammlung 12/SVV/0654 die Berücksichtigung der nachstehend aufgeführten Punkte vorgegeben, deren Erfüllung sich in der Umsetzungsphase befindet.

a) Ausschließliche Beschaffung von Produkten der jeweils höchsten Energieeffizienzklasse (z.B. Bürogeräte), sofern die Produkte das erforderliche Leistungsprofil aufweisen

Es erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung bzw. Anpassung der Leistungsbeschreibungen für die Ausschreibung von IT-Technik (z.B. PCs, Monitore, Rechenzentrums-Hardware) unter Anwendung der für den jeweiligen Ausschreibungsgegenstand relevanten Kriterien zur Energieeffizienz.

So ist z. B. der FB Bildung und Sport bestrebt, für die Potsdamer Schulen hochwertige technische Geräte (wie Monitore, Arbeitsplatzcomputer, Server und Netzwerktechnik) anzuschaffen, die für einen langen Lebenszyklus konzipiert und ausgelegt sind und die erforderlichen Energie- und Umweltstandards erfüllen. Der Einsatz dieser IT-Technik erfolgt in den Unterrichtsräumen, Computerkabinetten, Bibliotheken sowie in den Verwaltungsbereichen der Schulen. welche die aufgeführten Energie- und Umweltstandards erfüllen. Neben der Wirtschaftlichkeit stellt die Energieeffizienz (Energieeffizienzklasse A++ und A+++) ein ausschlaggebendes Kriterium für die Beschaffung dar.

Die Beschaffung von Geräten (einschließlich Bürogeräten) erfolgt über die Zentrale Vergabestelle beim FB Verwaltungsmanagement. Bei der Anschaffung weiterer und spezieller Technik für die gesamte Verwaltung werden, wenn die Leistungskriterien erfüllt sind, Geräte mit höchster Effizienzklasse beschafft. Umweltbezogene Kriterien werden dann bei der Auftragsvergabe berücksichtigt und in den Leistungsbeschreibungen verankert.

Umweltbezogene Kriterien wurden bei der Auftragsvergabe berücksichtigt; Umsetzung: Festlegungen in Leistungsbeschreibungen, dass die angebotenen Produkte den aktuellen Standards für Umweltfreundlichkeit (z.B. bei Verpackungsmaterial) und höchster Energieeffizienz erfüllen müssen, auch zukünftig.

b) Verwendung der Standards des Umweltzeichens „Blauer Engel“, des Europäischen Umweltzeichens, des Energy Stars oder vergleichbarer Label

Bezüglich der Umweltzeichen gibt es für die LHP noch keine Regelwerke.

Jedoch wurden im Rahmen der Möglichkeiten die Mindestanforderungen von Umweltzeichen bei der Beschaffung, z. B. von Büromöbeln, die Kriterien nach FSC und PEFC, sowie den Energy Star bei der Ausschreibung von Arbeitsplatzcomputern als Bestandteil berücksichtigt.

Bei Bauunterhaltungsmaßnahmen wird im Wesentlichen auf die Jahreszeitverträge zurückgegriffen.

Bei der Ausschreibung von IT-Technik wurden bisher in der Vergangenheit die folgenden Anforderungskriterien angesetzt:

Server

• Der Server muss Stromsparfunktionen unterstützen  (z. B. Reduzierung des Stromverbrauchs bei niedriger CPU-Auslastung, Power-Monitoring und -Capping).

• Der Server muss die Vorgaben zur Zeichennutzung des Umweltzeichens „Blauer Engel“ für „Energieeffizienten Rechenzentrumsbetrieb (RAL-ZU-161) einhalten. Hierbei geht es um die Standards des Umweltabzeichens, nicht jedoch um das Umweltabzeichen selbst.

• Der Server hat die erforderlichen Messwerte (z. B. mittlere Auslastung von CPU und RAM, Ermittlung der Gesamtenergieeffizienz der Server nach SPECpower_SSJ2008, Einhaltung des Energieeffizienzstandards 80 PLUS GOLD bei entsprechenden Netzteilen) einzuhalten.

PC-Arbeitsplatz (inkl. Monitore)

• Für den PC wird ein energieeffizienter Betrieb des Gesamtsystems (Arbeitsplatzcomputer inkl. Prozessor, Grafikkarte, etc und Monitor) gemäß Einhaltung des Umweltsiegels „Energy Star“ in der jeweils aktuellen Version gefordert. Ein Nachweis ist gemäß einer Herstellererklärung oder eines Prüfberichtes vorzuweisen.

• Zudem erfolgen u. a. die folgenden Vorgaben:

- Netzteil (thermisch geregelt), Effizienz mind. 90 % bei 230 V, aktives PFC

- Energy Star zertifiziert

Notebooks

• Produktzertifizierung: Energy Star 5.0 oder höher

Scanner

• Produktzertifizierung: Energy Star 5.0 oder höher

• Der KIS berücksichtigt im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten die Mindestanforderungen von Umweltzeichen, z.B. bei der Beschaffung von Büromöbel die Kriterien nach FSC und PEFC, sowie im Reinigungs- und Sanitärhygienebereich die des Blauen Engels.

• In seinen Grundstandards für den Neubau und die Sanierung von Gebäuden wird darauf hingewiesen, dass bei der Planung, der Ausschreibung und der Beschaffung möglichst umweltverträgliche und ökofaire Produkte, nach Möglichkeit mit Zertifikat bezüglich Umweltverträglichkeit und Energieverbrauch, zu berücksichtigen sind.

Zudem wird bei allen elektrischen Verbrauchern im Rahmen der Ausschreibung des KIS auf die Einhaltung der EU-Ökodesign-VO geachtet und diese als Kriterium festgelegt.

c)   Steigerung des Anteils von Recyclingpapier (z. B. für Kopierarbeiten, Briefumschläge und Druckerzeugnisse) schrittweise auf mindestens 90 %

Entsprechend der „Dienstanweisung für die Beschaffung und Verwendung von Recyclingpapier“ vom 04.10.2016 wird für die gesamte Verwaltung ausschließlich Recyclingpapier mit dem Weißegrad von 80 (ISO 80) über die Zentrale Beschaffung für die Landeshauptstadt Potsdam beschafft.

Hierdurch konnte seit 2016 einen Anteil von über 90 % an Recyclingpapier erreicht werden, welcher sich voraussichtlich bis Ende 2017 auf 95 % erhöhen wird.

Der Einsatz von Recyclingpapier wurde auch in den Schulen, den Sporteinrichtungen und den weiteren Bildungseinrichtungen weiter entsprechend vorangetrieben.

Im Reinigungs- und Sanitärhygienebereich werden vom KIS ausschließlich Recyclingprodukte verwendet; der Anteil liegt nach wie vor bei 100%.

Zu beachten ist, dass in bestimmten Fällen Vorgaben für die Verwendung von gesetzlich  vorgeschriebenen Qualitätsanforderungen des zu verwendenden Papieres zu berücksichtigen sind.

So ist die Landeshauptstadt beispielsweise verpflichtet, im Personenstandswesen Urkunden in der gemäß § 48 Personenstandsverordnung vorgeschriebenen Form auszustellen. Das Papier muss dabei mindestens den Qualitätsanforderungen nach DIN 19307-ASM 80 entsprechen. Das erforderliche Papier wird daher mit Sonderbedarfsmeldung abgefordert.

Desgleichen muss bei Satzungen, Verträgen Planunterlagen etc. zum Teil Papier mit Dokumentensicherheit entsprechend verschiedener Qualitätsanforderungen verwendet werden Weitere Bestimmungen dazu werden im Rahmen des derzeit in Bearbeitung befindlichen Vergabehandbuches für die LHP geregelt.

d) Prüfung von Einzelmaßnahmen, die sichern, dass sich das eigene Beschaffungs- und Bauwesen spätestens bis zum Jahr 2020 auch an biodiversitätserhaltenden Standards (Biodiversitätsstrategie der Bundesregierung) orientiert;

Bei der Konzessionsvergabe von Schulspeisungen ist die Einhaltung der Potsdamer Qualitätskriterien für die Versorgung der allgemeinbildenden Schulen in der Trägerschaft der LHP in den Leistungsverzeichnissen fest verankert. Diese nehmen u. a. Bezug auf umweltfreundliche Kriterien. So ist gemäß Punkt 3.2 vorgesehen, dass “vorzugsweise Lebensmittel aus ökologischer und regionaler Erzeugung verwendet werden, um die Transportwege kurz zu halten. Ferner sollen Mehrwegverpackungen sowie wiederverwertbare Verpackungsmaterialien verwendet werden“.

Bei der letzten offenen Ausschreibung zur Schülerbeförderung im Juli 2015 (Laufzeit 4 Jahre) wurde der Aspekt des Co²-Ausstoßes beim den eingesetzten Fahrzeugen berücksichtigt. Dieses Kriterium floss u. a. in die Gesamtwertung der Angebote mit ein und wird künftig fester Bestandteil des Leistungsverzeichnisses.

Im Zuge der Umsetzung der Schulentwicklungsplanung ist geplant, an allen Projekten ökologische Maßnahmen zu berücksichtigen.

Im KIS wurden durch die Mitarbeiter des Energiemanagements technische und ökologische Baustandards sowie Vorgaben für deren Umsetzung in der Planung und im künftigen Betrieb in Abstimmung mit allen Beteiligten entwickelt. Die Baustandards werden regelmäßig aktualisiert, auf das jeweilige Bauvorhaben individuell zugeschnitten und hinsichtlich deren Umsetzung begleitet.

Da der KIS streng an das Gebot der Wirtschaftlichkeit gebunden ist, werden alle Maßnahmen zudem durch eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vor deren Umsetzung geprüft.

Zum Erhalt der Artenvielfalt gibt es  erste Erfahrungen/Ziele, über die im Rahmen von Vergabevorgängen bei verschiedenen Maßnahmen im Straßenbau und bei Grünflächenmaßnahmen berichtet werden kann:

• Im Rahmen der Erneuerung der Templiner Straße ist der Bau einer stationären Amphibienleiteinrichtung geplant.

• Ferner werden bei geeigneten Straßenbauvorhaben Regelungen getroffen, dass bei der Rückverfüllung von Baugruben der zu verwendende Oberboden und sonstiger Boden (auch Schottenrasen) keinen Ambrosiasamen und keinen Ambrosiabewuchs aufweisen darf. Der Auftragnehmer hat dies abzusichern und in der Anwuchszeit zu kontrollieren. So soll einer Verbreitung entgegengewirkt werden und der Verdrängung der einheimischen Vegetation vorgebeugt werden.

• Die Untere Naturschutzbehörde und Naturschutzverbände werden in die Planung der Straßenbaumaßnahmen einbezogen. Auflagen hinsichtlich Artenschutzgutachten werden eingehalten. Bei Baumfällungen des Straßenbaulastträgers werden in begründeten Fällen Artenschutzgutachten eingeholt.

• Bei zukünftigen Vergaben wird im Grünbereich die Verwendung gebietsheimischer Pflanzen bei Neupflanzungen zu thematisieren.

In weiteren Auftragsvergaben wurde indirekt ein Beitrag zur Biodiversität geleistet:

• Bei der Beauftragung der Winterdienstleistung im Gehwegbereich vor öffentlichen Grundstücken in Verwaltung der LHP wurde festgelegt, dass nur ein Streugut verwendet werden darf, dass aus einem auftaufreien Granulat besteht. Der Einsatz von auftauenden Mitteln ist nur in klimatischen Ausnahmefällen (z.B. Eisregen) und an gefährlichen Stellen gestattet.

e) Forderung einer Zertifizierung nach einem Umweltmanagementsystem (EMAS und ISO 14001 oder nach gleichwertigen Standards) als Nachweis ihrer technischen Leistungsfähigkeit, sofern sich dies bei geeigneten Ausschreibungen anbietet

Es ist anzumerken, dass EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) ein von den Europäischen Gemeinschaften 1993 entwickeltes Instrument für Unternehmen ist, die ihre Umweltleistung verbessern wollen. Die Teilnahme der Zertifizierung ist bislang freiwillig, so dass im Vergabeprozess diese Kriterien nur bedingt nutzbar sind.

Gleiches gilt für die Umweltnorm ISO 14001.

Ähnliche Normen wie z. B.

• Abfrage und Bewertung Abgasnorm Euro-4 (RL 70/220/EWG in der Fassung 98/69/EG) und Euro-5 des Fuhrparks (Verordnung (EG) Nr. 715/2007 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2007),
• Abfrage und Bewertung lärmarmer Geräte (mit Umweltzeichen nach Art. 8 der Verordnung Nr. 1980/2000/EG gekennzeichnet),
• Abfrage und Bewertung der Umsetzung des SVV-Beschlusses von 2012 zur Neuanschaffung nicht-kraftstoffbetriebener Laubbläser

werden in geeigneten Vergaben abgefragt.

f) Weiterbildung des Personals in den Vergabestellen im Sinne einer nachhaltigen Beschaffung

Im Rahmen der vorgesehenen Schaffung eins Zentralen Vergabemanagements sollen hierzu in Zusammenarbeit mit der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (KNB) kontinuierlich entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen angeboten werden.

g) Berücksichtigung von Lebenszykluskosten in die Leistungsbeschreibung, indem Mindestanforderungen zum Beispiel an den Energieverbrauch gestellt werden.

Die Berücksichtigung der Lebenszykluskosten erfolgt bei den vom KIS betreuten Beschaffungsvorgängen im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens im Zuge der Planung und der Entscheidung zu einer Ausführungsvariante. Die Ergebnisse der auf der Grundlage der Lebenszykluskostenanalyse getroffenen Entscheidung über die auszuführenden Leistungen bilden die Grundlage der Leistungsbeschreibung.

Die Berücksichtigung der Lebenszykluskosten erfolgte bei einer Vielzahl von Bauvorhaben, so z. B. bei der Berücksichtigung der Energiekosten zur Beschaffung/zum Austausch von LED-Lampen.

Die Lebenszykluskosten werden in eine Bewertungsmatrix integriert, wenn neben dem Preis andere Zuschlagskriterien relevant sind.

2. Bericht über das Vergabehandbuch Beschaffung und Umwelt

Vorlage: 15/SVV/0234

Mit Beschluss 15/SVV/0234 vom 06.05.2015 wurde der Oberbürgermeister beauftragt, eine Beschaffungsordnung zu erstellen, die die Kriterien des Beschlusses vom 05.12.2012 optimal berücksichtigen.

Zur Umsetzung des vorgenannten Beschlusses ist ein erster Entwurf eines Vergabehandbuches „Beschaffung und Umwelt“ erstellt worden. Es setzt sich aus einem allgemeinen Teil, den Leistungsblättern in Anhang 1 sowie mehreren Berechnungshilfen in den Anhängen 2-6 zusammen.

Dieser sehr umfängliche Entwurf wird derzeit mit den Vergabestellen und Bedarfsstellen abgestimmt.

3. Fazit und Ausblick

Festzustellen ist, dass bundesweit die umweltfreundliche und damit auch nachhaltige Beschaffung einen immer größeren Stellenwert einnimmt. Aufbauend auf die ersten Schritte zur Umsetzung des Beschlusses 12/SVV/0654 im Jahr 2013 - 2015 sind – wie zuvor dargestellt – im Berichtszeitraum 2016 weitere Fortschritte bei der umweltfreundlichen Beschaffung in der Landeshauptstadt Potsdam zu verzeichnen.

Parallel zu den Vorgaben der SVV mit den DS 12/SVV/0654 und 15/SVV/0234 sind jedoch mit der Vergaberechtsreform 2016 für den Bereich oberhalb der Schwellenwerte seit 18. April 2016 Normen in Kraft getreten, die eine umweltfreundliche und nachhaltige Beschaffung erleichtern können. Bisher haben sich diese Vorgaben im Berichtszeitraum 2016 noch nicht ausgewirkt.

Derzeit steht jedoch noch darüber hinaus  nicht fest, in welchem Umfang und ggf. mit welchen Modifizierungen die LHP zur Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung -UVgO- (statt wie heute der VOL/A, 1. Abschnitt) verpflichtet sein wird. Derzeit wird mit einer Anwendungsverpflichtung der UVgO ab 2018 gerechnet, so dass schon einige Zeit vorher feststehen sollte, welche Regelungen vom Landesgesetzgeber übernommen bzw. modifiziert werden. Parallel hierzu bleibt die Rechtsprechung zu den zahlreichen Normen zur umweltfreundlichen Beschaffung, die aufgrund der Vergaberechtsreform 2016 jedenfalls oberhalb der Schwellenwerte gelten, abzuwarten und die daraus gewonnenen Kenntnisse in den Entwurf des Vergabehandbuchs „Beschaffung und Umwelt“ einzupflegen.

Generelle Hinweise

In verschiedenen Bereichen der LHP könnte es bei einer umweltfreundlichen Beschaffung zu Mehrkosten, z. B. bei Bauvorhaben, kommen. So wird der KIS nach einem Inkrafttreten der Modifizierungen bei künftigen Bauvorhaben die involvierten Planungsbüros auffordern, diese bei der Planung, Ausschreibung und Beschaffung aufzuzeigen. Mögliche Mehrkosten sind derzeit aber nicht im Wirtschaftsplan des KIS berücksichtigt und werfen die Frage nach deren Finanzierung auf. Auch bei der umweltfreundlichen Beschaffung von IT-Technik könnten Mehrkosten entstehen, die vollumfänglich derzeit nicht im Budget berücksichtigt werden können.