Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

Die Pilotphase des IBM startete am 19. September 2016 für die Dauer eines Jahres. Abschließend wurde eine Auswertung vorgenommen sowie weitere Empfehlungen formuliert, wie das Ideen- und Beschwerdemanagement weiter in der Verwaltung und Stadtgesellschaft etabliert werden kann.

Entsprechend der entwickelten Definition von Idee und Beschwerde im Rahmen des IBM (siehe Seite 3) wurden insgesamt 157 Anliegen von Einwohnerinnen und Einwohnern Potsdams in den Pilotbereichen erfasst. Wie zu erwarten war, sind die meisten Beschwerden (51) und Anregungen/Hinweise (26) bei der AG Straßenreinigung/Winterdienst eingegangen. Im Fachbereich Soziales und Gesundheit und dessen Bereichen wurden auch Lob- und Danksagungen (13) mehrfach erfasst. Alle ausgewerteten Zahlen der Pilotphase sind dem Anhang zu entnehmen. Leider konnten nicht alle gewünschten Ergebnisse aus der Auswertung heraus ermittelt werden. Einige Fragen blieben nach der Auswertung offen.

Das Verfahren und die Bearbeitungsweise müssen weiter vereinfacht werden, dass es auch gut für Mitarbeitende und Führungskräfte nutzbar ist. Die Ziele, die mit dem Aufbau des Ideen- und Beschwerdemanagements (IBM) verfolgt wurden, könnten soweit auswertbar erreicht werden. Zusammengefasst konnte festgestellt werden, dass das Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur technischen Unterstützung des Workflows des IBM technisch funktioniert und der Leitfaden zum Umgang mit dem Ideen- und Beschwerdemanagement nützlich ist. Zur Vermeidung zusätzlichen Aufwands für die Mitarbeitenden der Verwaltung wird dennoch vorgeschlagen, das IBM auf diese Weise nicht weiter zu verfolgen. Eine Prozessänderung von der dezentralen Erfassung hin zu einer zentralen Erfassung für die weniger beschwerdeintensiven Bereiche ist angedacht.

Die zentralen Empfehlungen zum weiteren Vorgehen hinsichtlich des IBM sind:

• Eine intensive Nutzung des MaerkerPlus als Instrument zur Erfassung und Bearbeitung von allen Ideen, Beschwerden und sonstigen Anliegen, die aus der Einwohnerschaft an die Verwaltung herangetragen werden. Ein großer Vorteil besteht darin, dass es kurzfristig für die gesamte LHP nutzbar ist. Allerdings kann dadurch kein transparenter Überblick über alle eingehenden Ideen und Beschwerden nach den Bereichen ermöglicht werden (Die Einführung von MaerkerPlus wurde im Hauptausschuss am 1. November 2017 bekanntgegeben).
• Die zentrale Ansprechpartnerin für alle Fragen zum Umgang mit Ideen und Beschwerden in der LHP innerhalb der Verwaltung weiter bekannt machen. Langfristig kann so bei allen Mitarbeitenden der Verwaltung der sichere und klar geregelte Umgang mit Ideen und Beschwerden ermöglicht werden, da bei Unklarheiten eine verantwortliche Person unterstützend berät.
• Sukzessive werden weitere Möglichkeiten für die Einwohnerschaft zur Verfügung gestellt, um sich mit ihren Anliegen auch nicht online an die Verwaltung zu wenden. Großer Wert wird darauf gelegt, dass weitere barrierefreie Angebote zur Eingabe von Ideen und Beschwerden geschaffen werden, zum Beispiel für Kinder und Jugendliche, Migrantinnen und Migranten und Menschen mit Behinderung.

Definition: Ideen und Beschwerden im Rahmen des IBM

Ideen und Beschwerden (folgend Anliegen genannt) Ausdruck von Unklarheit oder Unzufriedenheit zu einem bestimmten Sachverhalt von der Einwohnerschaft, verbunden mit Aufklärungsbedarf. Anliegen sind oftmals thematisch und fachlich vielfältig und können sich an mehrere Bereiche zugleich wenden.

Anliegen, die in eine der folgenden Kategorien eingeordnet werden, werden nicht im Rahmen der Ideen- und Beschwerdemanagements bearbeitet, da hierfür gesonderte Abläufe bestehen. Sie werden dennoch von den jeweils zuständigen Bereichen entsprechend bearbeitet, aber nicht in der Statistik des Ideen- und Beschwerdemanagements erfasst:

• Anliegen im Sinne der Geschäftsordnung der SVV  Ausschuss für Eingaben und Beschwerden (Der Ausschuss ist zuständig für Eingaben und Beschwerden von der Einwohnerschaft an die Stadtverordnetenversammlung oder einen ihrer Ausschüsse. (Ausschusszuständigkeitsordnung 2010; §8))
• Clearingverfahren  Geschäftsbereich Stadtentwicklung, Bauen und Umwelt
• Einlegen eines Rechtsbehelfs/Rechtswegs  jeweils zuständiger Bereich
• Vorschläge zur Haushaltsplanung  Bürgerhaushalt
• Schutzwürdige Interessen von Beschwerdeführenden  jeweils zuständiger Bereich
• Dienstaufsichtsbeschwerden  Bereich Personal und Organisation
• Allgemeine Kritik und Meinungsäußerungen ohne inhaltliche Spezifizierung
• Fehlende Zuständigkeit der Landeshauptstadt Potsdam
• Unzufriedenheit über politische Entscheidungen der StVV und ihren Ausschüssen
• Petitionen