Mitteilungsvorlage - 18/SVV/0045

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Im Zusammenhang mit der Beschlussfassung zum Haushalt 2017 wurde der folgende Prüfauftrag erteilt:

„Auf Basis der Evaluationsergebnisse des DifU und der Erkenntnisse aus der Modellprojektphase sollen die für eine bedarfsgerechte Aufgabenerfüllung der Werkstadt für Beteiligung zusätzlich erforderlichen Ressourcen festgestellt werden. Die dafür erforderlichen finanziellen Mittel sollen in der Haushaltsplanung 2018/2019 berücksichtigt werden.“

Im Ergebnis der Prüfung kann folgendes mitgeteilt werden:

Die WerkStadt für Beteiligung (vormals Büro für Bürgerbeteiligung) wurde am 1. Juni 2016 mit Beschluss der Stadtverordnetenversammlung (16/SVV/0281) über die ursprüngliche Laufzeit hinaus verstetigt. Unmittelbar nach der Beschlussfassung wurde eine Interessenbekundung zur Fortführung durchgeführt, um eine lückenlose Trägerschaft zu gewährleisten (16/SVV/0336). Bei der durchgeführten Interessenbekundung konnte sich der Verein mitMachen e.V. behaupten. Die Trägerschaft umfasst erneut drei Jahre mit der Option der einmaligen Verlängerung um weitere zwei Jahre (16/SVV/0570). Um das Optionsrecht in Anspruch nehmen zu können, muss es rechtzeitig vor Ablauf der Vertragslaufzeit gegenüber der anderen Vertragspartei schriftlich angezeigt werden.

Aus den Erkenntnissen der Evaluierung heraus ist im aktuellen Zuwendungsvertrag die jährliche Zuwendung auf 150.000 EUR aufgestockt worden. In der Modellprojektphase betrug die Zuwendung 130.000 EUR jährlich. Die Erhöhung des Zuwendungsbetrages beinhaltet insbesondere den anfallenden Verwaltungsaufwand beim externen Träger, der bei der ursprünglichen Kalkulation im Jahr 2013 nicht ausreichend antizipiert wurde. Die Höhe der jährlichen Zuwendung war im Aufruf zur Interessenbekundung unter Punkt 4 „Grundlagen der Projektförderung“ im Rahmen des Verstetigungsprozesses aufgeführt. Der Verein mitMachen e.V. hat auf Basis des Aufrufs zur Interessenbekundung ein Konzept eingereicht.

Im November 2016, nach der Auswahl des Trägers, folgte eine ausführliche und intensive Verständigung zur gemeinsamen Arbeit der WerkStadt für Beteiligung im Rahmen einer Teamklausur. Beide WerkStadt-Teile verständigten sich im Rahmen der Klausur auf ein gemeinsam entwickeltes Arbeitspapier für die dreijährige Vertragslaufzeit, in dem auch die Möglichkeit der optionalen Verlängerung berücksichtigt wurde. Auf Basis der Ergebnisse der mehrtägigen Teamklausur und mit Blick auf die Evaluation des Deutschen Instituts für Urbanistik wurde mit den Leitungsebenen beraten, welchen Vorhaben realisiert werden können. Demgemäß hinterlegte der verwaltungsseitige Teil der WerkStadt bei der Haushaltsplanung 2018/2019 eine entsprechende Bedarfsmeldung.

Im Haushaltsentwurf 2018/2019 ist im Produkt der WerkStadt für Beteiligung eine Erhöhung des Budgets in den Haushaltsjahren 2018/2019 vorgesehen. Die zusätzlichen Mittel i.H.v. insgesamt 20.000 EUR sind vor allem für die projektbezogenen Vorhaben vorgesehen. Für den Aufgabenbereich Ideen- und Beschwerdemanagement sind die erforderlichen Mittel für den Aufbau und die Bearbeitung des Ideen- und Beschwerdemanagements im Haushaltsentwurf enthalten.

Aktuell hat der mitMachen e.V. darüber informiert, dass sich die Mieten ab Januar 2018 um etwa 10.000 EUR erhöhen werden und das Gesamtkonstrukt der WerkStadt für Beteiligung vor der Herausforderung steht, diese Mehrkosten zu kompensieren. Bezüglich einer möglichen Erhöhung der Mittel für den mitMachen e.V. ist zu beachten, dass diese zuwendungsrechtlichen Beschränkungen unterliegen. Eine bloße Erhöhung der laufenden Zuwendung ist daher nicht ohne weiteres möglich.

Aus dem vom Verein eingereichten Konzept vom Juli 2016 geht hervor, dass neben der Zuwendung durch die Landeshauptstadt Potsdam auch prozess- und projektgebundene Drittmittel i. H. v. 10.000 EUR jährlich eingeworben werden sollen. Aus den bisher eingereichten Verwendungsnachweisen (Belegliste) geht keine solche Einwerbung hervor. Die Drittmittelakquise als Potential zur Stärkung der Ressourcen wäre zu forcieren.

Wichtig für die Arbeit der WerkStadt für Beteiligung ist der gezielte Mitteleinsatz des mitMachen e.V. für das know how der Bürgerbeteiligung. Eine Reduzierung der Projektkosten ist keinesfalls anzustreben. Bei der Konzeption der Beteiligungsprozesse / Veranstaltungen wird konsequent darauf zu achten sein, dass die Kosten der Veranstaltungen etc. vom jeweiligen Auftraggeber finanziert werden, insbesondere bei Auftraggebern innerhalb der LHP. Die Verwaltung geht aktuell davon aus, dass das Gesamtbudget der WfB auskömmlich ist.