Mitteilungsvorlage - 18/SVV/0533

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

1.   Bericht über die umweltfreundliche Beschaffung im Jahr 2017

     Vorlage: 12/SVV/0654

Der Oberbürgermeister ist beauftragt worden eine umweltfreundliche Beschaffung auf Grundlage des Bundesprogramms zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung in der Potsdamer Stadtverwaltung einzuführen und über den Umsetzungsstand zu berichten. Ferner wurde im Beschluss der Stadtverordnetenversammlung 12/SVV/0654 die Berücksichtigung der nachstehend aufgeführten Punkte vorgegeben, deren Erfüllung sich weiterhin in der Umsetzungsphase befindet.

In diesem Zusammenhang weist der Kommunale Immobilien Service (KIS) darauf hin, dass es bei der umweltfreundlichen Beschaffung zu Mehrkosten bei Bauvorhaben kommen könnte.

a) Ausschließliche Beschaffung von Produkten der jeweils höchsten Energieeffizienzklasse (z.B. Bürogeräte), sofern die Produkte das erforderliche Leistungsprofil aufweisen

Eingehend ist zu erwähnen, dass umweltbezogene Kriterien bei Ausschreibungen generell berücksichtigt werden. Es erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung bzw. Anpassung der Leistungsbeschreibungen unter Anwendung der für den jeweiligen Ausschreibungsgegenstand relevanten Kriterien zur Energieeffizienz.

Die Beschaffung von elektrischen Geräten erfolgt unter Berücksichtigung mehrerer Bewertungskriterien. Die Energieeffizienz ist neben der Wirtschaftlichkeit ein ausschlaggebendes Kriterium. In der Regel werden ausschließlich Geräte mit der Energieeffizienzklasse A++ und A+++ beschafft.

b) Verwendung der Standards des Umweltzeichens „Blauer Engel“, des Europäischen Umweltzeichens, des Energy Stars oder vergleichbarer Label

Bezüglich der Umweltzeichen gibt es für die LHP noch keine Regelwerke (siehe Beschluss DS Nr. 15/SVV/0234).

Jedoch wurden im Rahmen der Möglichkeiten die Mindestanforderungen von Umweltzeichen bei der Beschaffung, z. B. von Büromöbeln, die Kriterien nach FSC und PEFC, sowie den Energy Star bei der Ausschreibung von Arbeitsplatzcomputern als Bestandteil berücksichtigt.

Bei Bauunterhaltungsmaßnahmen wird im Wesentlichen auf die Jahreszeitverträge zurückgegriffen.

In den Grundstandards des KIS für den Neubau und die Sanierung von Gebäuden wird darauf hingewiesen, dass bei der Planung, der Ausschreibung und der Beschaffung möglichst umweltverträgliche  und ökofaire Produkte zu berücksichtigen sind, möglichst mit Zertifikat bezüglich Umweltverträglichkeit und Energieverbrauch. Bei den Innenraumbauteilen gilt z. B. der Mindeststandard „Blauer Engel“, `Natureplus“, „Ökotex“ o. ä., wobei das Umweltzeichen mit der geringsten Innenraumbelastung / den niedrigsten Schadstoffwerten maßgebend sind. Zudem wird bei allen elektrischen Verbrauchern  im Rahmen der Ausschreibungen auf die Einhaltung der EU-Ökodesign-VO geachtet und diese als Kriterium festgelegt.

Im KIS wurden durch die Mitarbeiter des Energiemanagements technische und ökologische Baustandards sowie Vorgaben für deren Umsetzung in der Planung und im künftigen Betrieb in Abstimmung mit allen Beteiligten entwickelt.

Hierzu zählen:

- Festlegungen zu Grundstandards für Neubau und Sanierung von Schulen und

  Sporthallen mit und ohne Hortnutzung

- Festlegungen zu Grundstandards für Neubau und Sanierung von Verwaltungsgebäuden.

Die Baustandards werden jährlich aktualisiert, auf das jeweilige Bauvorhaben individuell zugeschnitten und hinsichtlich deren Umsetzung begleitet. Da der KIS streng an das Gebot der Wirtschaftlichkeit gebunden ist, werden alle Maßnahmen zudem durch eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vor deren Umsetzung geprüft.

Bei der Ausschreibung von IT-Technik wurden bisher in der Vergangenheit die folgenden Anforderungskriterien angesetzt:

Server

• Der Server muss Stromsparfunktionen unterstützen (z. B. Reduzierung des Stromverbrauchs bei niedriger CPU-Auslastung, Power-Monitoring und -Capping).

• Der Server muss die Vorgaben zur Zeichennutzung des Umweltzeichens „Blauer Engel“ für „Energieeffizienten Rechenzentrumsbetrieb (RAL-ZU-161)“ einhalten. Hierbei geht es um die Standards des Umweltabzeichens, nicht jedoch um das Umweltabzeichen selbst.

• Der Server hat die erforderlichen Messwerte (z. B. mittlere Auslastung von CPU und RAM, Ermittlung der Gesamtenergieeffizienz der Server nach SPECpower_SSJ2008, Einhaltung des Energieeffizienzstandards 80 PLUS GOLD bei entsprechenden Netzteilen) einzuhalten.

PC-Arbeitsplatz (inkl. Monitore)

• Für den PC wird ein energieeffizienter Betrieb des Gesamtsystems (Arbeitsplatzcomputer inkl. Prozessor, Grafikkarte, etc und Monitor) gemäß Einhaltung des Umweltsiegels „Energy Star“ in der jeweils aktuellen Version gefordert. Ein Nachweis ist gemäß einer Herstellererklärung oder eines Prüfberichtes vorzuweisen.

• Zudem erfolgen u. a. die folgenden Vorgaben:

- Netzteil (thermisch geregelt), Effizienz mind. 90 % bei 230 V, aktives PFC

- Energy Star zertifiziert

Notebooks

• Produktzertifizierung: Energy Star 5.0 oder höher

Scanner

• Produktzertifizierung: Energy Star 5.0 oder höher

• Der KIS berücksichtigt im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten die Mindestanforderungen von Umweltzeichen, z.B. bei der Beschaffung von Büromöbel die Kriterien nach FSC und PEFC, sowie im Reinigungs- und Sanitärhygienebereich die des Blauen Engels.

• In seinen Grundstandards für den Neubau und die Sanierung von Gebäuden wird darauf hingewiesen, dass bei der Planung, der Ausschreibung und der Beschaffung möglichst umweltverträgliche und ökofaire Produkte, nach Möglichkeit mit Zertifikat bezüglich Umweltverträglichkeit und Energieverbrauch, zu berücksichtigen sind.

Zudem wird bei allen elektrischen Verbrauchern im Rahmen der Ausschreibung des KIS auf die Einhaltung der EU-Ökodesign-VO geachtet und diese als Kriterium festgelegt.

c) Steigerung des Anteils von Recyclingpapier (z. B. für Kopierarbeiten, Briefumschläge

    und Druckerzeugnisse) schrittweise auf mindestens 90 %

Entsprechend der „Dienstanweisung für die Beschaffung und Verwendung von Recyclingpapier“ vom 04.10.2016 wird für die gesamte Verwaltung ausschließlich Recyclingpapier mit dem Weißegrad von 80 (ISO 80) über die Zentrale Beschaffung für die Landeshauptstadt Potsdam beschafft.

Es konnte in der Stadtverwaltung an Recyclingpapier im Jahr 2017 ein Gesamtanteil von 94,94 % erreicht werden. Im KIS und im FB Feuerwehr liegt der Anteil bei je 100%, in der gesamten Verwaltung bei 99,02%. Die hauseigene Druckerei verwendet derzeit einen Anteil von 94,72% an Recyclingpapier.

Der Einsatz von Recyclingpapier in den Schulen und Einrichtungen des FB Bildung und Sport wurde weiter vorangetrieben. Nach Auswertung der jährlich geführten Statistiken zum beschafften Recyclingpapier kann auch für das Jahr 2017 eine steigende Tendenz im Beschaffungsprozess bestätigt werden. Der Anteil konnte im Vergleich zu 2016 erneut um 6% und damit auf 96% gesteigert werden. Durch den diesjährigen Abschluss eines Rahmenvertrages für die Auslieferung von Kopierpapier an die Potsdamer Schulen und Einrichtungen wird der Beschaffungsprozess seit 2018 noch mehr im Sinne der Umweltfreundlichkeit durch den Schulträger gesteuert.

Im Reinigungs- und Sanitärhygienebereich werden vom KIS ausschließlich Recyclingprodukte verwendet; der Anteil liegt nach wie vor bei 100%.

Zu beachten ist, dass in bestimmten Fällen Vorgaben für die Verwendung von gesetzlich  vorgeschriebenen Qualitätsanforderungen des zu verwendenden Papieres zu berücksichtigen sind.

So ist die Landeshauptstadt beispielsweise verpflichtet, im Personenstandswesen Urkunden in der gemäß § 48 Personenstandsverordnung vorgeschriebenen Form auszustellen. Das Papier muss dabei mindestens den Qualitätsanforderungen nach DIN 19307-ASM 80 entsprechen. Das erforderliche Papier wird daher mit Sonderbedarfsmeldung abgefordert.

Desgleichen muss bei Satzungen, Verträgen, Planunterlagen etc. zum Teil Papier mit Dokumentensicherheit entsprechend verschiedener Qualitätsanforderungen verwendet werden.

d) Prüfung von Einzelmaßnahmen, die sichern, dass sich das eigene Beschaffungs- und Bauwesen spätestens bis zum Jahr 2020 auch an biodiversitätserhaltenden Standards (Biodiversitätsstrategie der Bundesregierung) orientiert

Bei der Konzessionsvergabe von Schulspeisungen wird der Umweltschutz dahingehend    berücksichtigt, dass keine gentechnisch veränderten Lebensmittel eingesetzt werden und der Caterer verpflichtet wird einen entsprechenden Bio-Anteil durch den Bezug von Produkten aus ökologischer / biologischer Produktion entsprechend der Verordnung EG 834/2007 einzusetzen. Der Umweltschutz findet in der Kategorie „Qualität“ Berücksichtigung.

Ebenso wurde der Umweltschutz bei dem Vergabeverfahren zur Schülerbeförderung berücksichtigt. Die Vergabe wurde im Verhältnis mit 50/50 in den Kategorien Preis und Qualität bewertet. Der Umweltschutz fand hier in der Kategorie Qualität Berücksichtigung. Dabei wurden Bieter, welche möglichst schadstoffarme Fahrzeuge einsetzen, höher bewertet.

Im Zuge der Umsetzung des Schulentwicklungsplanes wird die Berücksichtigung ökologischer Maßnahmen an allen Projekten des KIS weiter geplant und umgesetzt.

Bisher wurden nachfolgend genannte Projekte umgesetzt:

- Energieeinsparprogramm (EPP) an Potsdamer Schulen (2. Periode – maximal 4 Jahre),

- Photovoltaik-Anlage als Betreiber-Modell an der GS 11 Bornim.

Zum Erhalt der Artenvielfalt gibt es  erste Erfahrungen/Ziele, über die im Rahmen von Vergabevorgängen bei verschiedenen Maßnahmen im Straßenbau und bei Grünflächenmaßnahmen berichtet werden kann:

• Ferner werden bei geeigneten Straßenbauvorhaben Regelungen getroffen, dass bei der Rückverfüllung von Baugruben der zu verwendende Oberboden und sonstiger Boden (auch Schotterrasen) keinen Ambrosiasamen und keinen Ambrosiabewuchs aufweisen darf. Der Auftragnehmer hat dies abzusichern und in der Anwuchszeit zu kontrollieren. So soll einer Verbreitung entgegengewirkt werden und der Verdrängung der einheimischen Vegetation vorgebeugt werden.

• Die Untere Naturschutzbehörde und Naturschutzverbände werden in die Planung der Straßenbaumaßnahmen einbezogen. Auflagen hinsichtlich Artenschutzgutachten werden eingehalten. Bei Baumfällungen des Straßenbaulastträgers werden in begründeten Fällen Artenschutzgutachten eingeholt.

• Bei zukünftigen Vergaben wird im Grünbereich die Verwendung gebietsheimischer Pflanzen bei Neupflanzungen thematisiert.

In weiteren Auftragsvergaben wurde indirekt ein Beitrag zur Biodiversität geleistet:

• Bei der Beauftragung der Winterdienstleistung im Gehwegbereich vor öffentlichen Grundstücken in Verwaltung der LHP wurde festgelegt, dass nur ein Streugut verwendet werden darf, das aus einem auftaufreien Granulat besteht. Der Einsatz von auftauenden Mitteln ist nur in klimatischen Ausnahmefällen (z.B. Eisregen) und an gefährlichen Stellen gestattet.

e) Forderung einer Zertifizierung nach einem Umweltmanagementsystem (EMAS und ISO 14001 oder nach gleichwertigen Standards) als Nachweis ihrer technischen Leistungsfähigkeit, sofern sich dies bei geeigneten Ausschreibungen anbietet

Es ist anzumerken, dass EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) ein von den Europäischen Gemeinschaften 1993 entwickeltes Instrument für Unternehmen ist, die ihre Umweltleistung verbessern wollen. Die Teilnahme der Zertifizierung ist bislang freiwillig, so dass im Vergabeprozess diese Kriterien nur bedingt nutzbar sind. Eine Abfrage bei den Bietern nach Zertifizierungen erfolgt daher noch nicht.

Gleiches gilt für die Umweltnorm ISO 14001.

Ähnliche Normen wie z. B.

• Abfrage und Bewertung Abgasnorm Euro-4 (RL 70/220/EWG in der Fassung 98/69/EG) und Euro-5 des Fuhrparks (Verordnung (EG) Nr. 715/2007 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2007),
• Abfrage und Bewertung lärmarmer Geräte (mit Umweltzeichen nach Art. 8 der Verordnung Nr. 1980/2000/EG gekennzeichnet),
• Abfrage und Bewertung der Umsetzung des SVV-Beschlusses von 2012 zur Neuanschaffung nicht-kraftstoffbetriebener Laubbläser

werden in entsprechend geeigneten Vergaben abgefragt.

f) Weiterbildung des Personals in den Vergabestellen im Sinne einer nachhaltigen

   Beschaffung

Im Rahmen der vorgesehenen Schaffung eines Zentralen Vergabemanagements sollen hierzu in Zusammenarbeit mit der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (KNB) kontinuierlich entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen angeboten werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KIS haben bereits an zentralen Weiterbildungsmaßnahmen diesbezüglich teilgenommen.

g) Berücksichtigung von Lebenszykluskosten in der Leistungsbeschreibung, indem Mindestanforderungen zum Beispiel an den Energieverbrauch gestellt werden.

Die Berücksichtigung der Lebenszykluskosten erfolgte z. B. bei der Berücksichtigung der Energiekosten zur Beschaffung von elektrischen Geräten, z. B. LED-Lampen sowie auch bei den unter Punkt a) aufgeführten Geräten.

Der KIS hat sich bei seinen Bauvorhaben den Gedanken einer integralen Planung zu Eigen gemacht, mit dem Ziel ein ökonomisches und ökologisches Optimum aus den kurzfristigen Investitions- und den langfristig wesentlich höheren Betriebskosten zu erreichen. Der integrale Planungsansatz des KIS beinhaltet auch eine verbesserte Qualität und Nachhaltigkeit sowohl für Nutzer und Betreiber als auch für die Umwelt.

Die notwendigen baulichen und anlagentechnischen Maßnahmen für einen Neu- oder Umbau oder für eine Bestandsanierung sind gebäudespezifisch verschieden. Sie sind abhängig z. B. von Lage, Nutzung, Größe oder Kubatur des Gebäudes und werden während der Planung u. a. durch den Einsatz von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (als Lebenszyklusbetrachtungen) herausgearbeitet. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des KIS umfasst dabei die Analyse der Investitionskosten der zur Wahl stehenden Maßnahmen, zudem insbesondere die der Instandhaltungs-, Wartungs- und Energiekosten und enthält u. a. die Entwicklung von Betriebs-, Energie- und Wartungskosten,  den notwendigen Personalaufwand wie auch die Amortisierungszeiten eventuell höherer Investitionskosten.

Zu den Grundstandardfestlegungen des KIS gehört beispielsweise auch der Einsatz von langlebigen, recyclinggerechten und leicht demontierbaren Konstruktionen (z. B. Schrauben statt Nägel), insbesondere bei Griffgarnituren, Fußbodenleisten und Kanälen. 

Die Lebenszykluskosten werden in eine Bewertungsmatrix integriert, wenn neben dem Preis andere Zuschlagskriterien relevant sind.

2.  Bericht über das Vergabehandbuch Beschaffung und Umwelt

      Vorlage: 15/SVV/0234

Mit Beschluss 15/SVV/0234 vom 06.05.2015 wurde der Oberbürgermeister beauftragt, eine Beschaffungsordnung zu erstellen, die die Kriterien des Beschlusses vom 05.12.2012 optimal berücksichtigen.

Zur Umsetzung des vorgenannten Beschlusses ist ein erster Entwurf eines Vergabehandbuches „Beschaffung und Umwelt“ erstellt worden.

Aufgrund des noch nicht endgültig abgeschlossenen Projektes zur Zentralisierung des Vergabemanagements wurde die Erstellung des Vergabehandbuches zunächst zurückgestellt.

3.  Fazit und Ausblick

Festzustellen ist, dass bundesweit die umweltfreundliche und damit auch nachhaltige Beschaffung einen immer größeren Stellenwert einnimmt. Aufbauend auf die ersten Schritte zur Umsetzung des Beschlusses 12/SVV/0654 in den Jahren 2013 - 2016 sind – wie zuvor dargestellt – im Berichtszeitraum 2017 weitere Fortschritte bei der umweltfreundlichen Beschaffung in der Landeshauptstadt Potsdam zu verzeichnen.

Parallel zu den Vorgaben der SVV mit den DS 12/SVV/0654 und 15/SVV/0234 sind jedoch mit der Vergaberechtsreform 2016 für den Bereich oberhalb der Schwellenwerte seit 18. April 2016 Normen in Kraft getreten, die eine umweltfreundliche und nachhaltige Beschaffung erleichtern können. Bisher haben sich diese Vorgaben im Berichtszeitraum 2017 noch nicht ausgewirkt.

Derzeit steht jedoch darüber hinaus noch nicht fest, in welchem Umfang und ggf. mit welchen Modifizierungen die LHP zur Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung -UVgO- (statt wie heute der VOL/A, 1. Abschnitt) verpflichtet sein wird. Derzeit wird mit einer Anwendungsverpflichtung der UVgO ab 2018 gerechnet, so dass schon einige Zeit vorher feststehen sollte, welche Regelungen vom Landesgesetzgeber übernommen bzw. modifiziert werden. Parallel hierzu bleibt die Rechtsprechung zu den zahlreichen Normen zur umweltfreundlichen Beschaffung, die aufgrund der Vergaberechtsreform 2016 jedenfalls oberhalb der Schwellenwerte gelten, abzuwarten und die daraus gewonnenen Kenntnisse in den Entwurf des Vergabehandbuchs „Beschaffung und Umwelt“ einzupflegen.