Mitteilungsvorlage - 19/SVV/1404

Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

In Beantwortung einer Anfrage der Fraktion DIE aNDERE zur DS 19/SVV/0739 zur Verwaltungspraxis der Anfertigung von Kopien bei Akteneinsichten von Stadtverordneten aufgrund der aktuell geltenden Dienstanweisung hat die Verwaltung eine Anpassung der Dienstanweisung zugesagt und erarbeitet.

1. Nach der bisher geltenden Dienstanweisung steht die Entscheidung über die Fertigung von Kopien im pflichtgemäßen Ermessen der Verwaltung. Dies entspricht der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichts Potsdam. Die Dienstanweisung regelte jedoch ferner, dass die Anfertigung von Kopien nur hinsichtlich von Karten oder Zeichnungen, grafischen Darstellungen und Tabellen bzw. Rechenwerken zulässig sein soll, darüber hinaus, soweit der Sinn der Akten nicht durch handschriftliche Aufzeichnungen vollständig erfasst werden kann.

 Die Dienstanweisung konnte in diesem Punkt vereinfacht und weniger restriktiv ausgestaltet werden. Zwar muss die Entscheidung zur Herausgabe von Kopien nach wie vor im pflichtgemäßen Ermessen der Verwaltung stehen, da es einen Anspruch auf Fertigung von Kopien nach § 29 BbgKVerf nicht gibt. Jedoch sollen (weitere) Vorgaben zur Ausübung des Ermessens in der Dienstanweisung entfallen, insbesondere der Bezug auf die zulässigen Gegenstände von Kopien. Sofern schutzwürdige Belange bestehen, ist die Fertigung von Kopien nach wie vor unzulässig. Aus Dokumentationsgründen und, um eine unzulässige Weitergabe von Kopien aus Verwaltungsakten möglichst zu unterbinden, soll die Dienstanweisung zukünftig die Verpflichtung zur Anfertigung eines Akteneinsichtsvermerks enthalten. Im Rahmen der Akteneinsicht und vor der Fertigung von Kopien soll der Stadtverordnete an seine gesetzliche Verschwiegenheit nach § 21 BbgKVerf erinnert werden.

2. Der Entwurf der geänderten Dienstanweisung wurde zuvor mit den Fraktionen in der Stadtverordnetenversammlung abgestimmt. Von 2 Fraktionen und einem Einzelstadtverordneten erhielt die Verwaltung eine Rückmeldung. Die anderen Fraktionen äußerten sich nicht. Im Ergebnis der Rückmeldungen wird die Neufassung der Dienstanweisung in Bezug auf die Anfertigung von Kopien begrüßt.

 Allerdings wurden die nachfolgenden Punkte angesprochen. Diese hat die Verwaltung dahingehend geprüft, ob die Anmerkungen übernommen werden können. Die Anmerkungen führen zu keiner weiteren Änderung der Dienstanweisung.

a)      So wurde zunächst die Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit der Verwaltung als Ausschlussgrund mit folgenden Gründen bezweifelt (Ziff. 1.1.2 e, 3. Absatz): Es gebe keine Situation, in dem die Funktionsfähigkeit der Verwaltung davon abhängig ist, Stadtverordneten eine Akteneinsicht vollständig vorzuenthalten. Dass es wegen hoher Arbeitsbelastung mal zu Verzögerungen kommt, sei längst gelebte Praxis. Eine Versagung der Akteneinsicht sei aber auf diesen Grund keinesfalls zu stützen.

Entgegen dieser Auffassung handelt es sich um einen besonderen Ausschlussgrund. Allerdings kann er nur in Ausnahmefällen vorliegen, was sich im Übrigen bereits aus der Formulierung in der Dienstanweisung ergibt. Aus der einschlägigen Kommentierung der Vorschrift wird die Funktionsfähigkeit der Verwaltung als ein besonderer Ausschlussgrund angesehen. Die Funktionsfähigkeit der Verwaltung stellt ein dringendes öffentliches Interesse dar. Aus der täglichen Praxis ist zwar bisher kein Fall bekannt, der diesen Ausschlussgrund gerechtfertigt hat. Dennoch ist dies ein anerkannter Ausschlussgrund, welcher mithin in der Dienstanweisung zu erwähnen ist.

b)      Ferner sei die Aussage unter Ziff. 2.1, 3. Absatz, letzter Spiegelstrich nicht nachvollziehbar, wonach der Akteneinsichtsantrag abzulehnen ist, wenn der/die Einsicht nehmende Stadtverordnete nicht benannt ist. Es bestehe hier im Hinblick auf das auch in § 29 BbgKVerf geregelte Auskunftsrecht ein Widerspruch. Denn nach der Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung sei das Einbringen von Großen Anfragen den Fraktionen vorbehalten. Zudem ist im Zeitpunkt der Beantragung weder genau klar, wann der Oberbürgermeister den Antrag bescheidet, noch, welche der ehrenamtlichen Stadtverordneten die Akteneinsicht dann zeitnah wahrnehmen können. Insoweit könne eine Benennung der Einsicht nehmenden Stadtverordneten im Akteneinsichtsantrag nicht zur formellen Zulässigkeitsvoraussetzung gemacht werden. Wer genau die Akteneinsicht für die Fraktion wahrnimmt, könne bei der konkreten Terminabsprache mit der aktenführenden Stelle mitgeteilt werden.

Hierzu ist folgendes auszuführen:

Das Recht aus § 29 BbgKVerf ist ein höchstpersönliches Recht. Dieses steht jedem Stadtverordneten zu. Das Individualrecht eines jeden Stadtverordneten dient dazu, diesem zu ermöglichen, sich die Informationen aus dem Bereich der hauptamtlichen Verwaltung zu verschaffen, auf die sie angewiesen sind, um im Rahmen der Stadtverordnetenversammlung ihr Initiativrecht wahrnehmen zu können. Gleichzeitig dient es dem Minderheitenschutz. Dieser Anspruch ist nicht an das Erreichen eines Quorums gebunden.

Sofern in einem Antrag auf Akteneinsicht kein Stadtverordneter angegeben sein sollte, wird die Verwaltung auffordern, dies nachzuholen. Eine pauschale Ablehnung ohne eine Aufforderung zur Ergänzung der Angabe darf es nicht geben. Unabhängig davon können sich die Stadtverordneten durchaus bei der Akteneinsicht durch Mitglieder der Fraktion vertreten lassen. Es ist der aktenführenden Stelle zeitnah vor dem Termin zur Akteneinsicht mitzuteilen, welcher Stadtverordnete die Akteneinsicht wahrnimmt. So kann zeitnah beurteilt werden, ob der Einsichtnehmende befangen ist.

c)      Schließlich wurde die Etablierung eines Verfahrens angeregt, durch welches den Stadtverordneten zeitnäher eine Akteneinsicht ermöglicht wird. Das Verfahren solle effizienter gestaltet werden.

Die Verwaltung ist sehr bestrebt, den Stadtverordneten im Rahmen des § 29 BbgKVerf die angefragten Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen. Dies ist aber nicht in jedem Fall möglich, so z.B. bei einem Antrag auf Einsicht in umfangreiche Verwaltungsvorgänge. Denn diese sind vollständig auf das Vorliegen von schutzwürdigen Belangen zu prüfen. Sofern schutzwürdige Belange vorliegen, sind diese zu schwärzen bzw. auszusondern. Erst daran anschließend kann ein Termin zur Einsicht in die beantragten Unterlagen abgestimmt und durchgeführt werden. Im Übrigen führt die Änderung der Dienstanweisung in Bezug auf die Anfertigung von Kopien durchaus zu einer Vereinfachung.

3.  Die geänderte Dienstanweisung ist dieser Mitteilungsvorlage zur Information beigefügt. Es ist geplant, diese Dienstanweisung im Anschluss an die Sitzung des Hauptausschusses zu unterzeichnen und damit in Kraft treten zu lassen.