Mitteilungsvorlage - 20/SVV/0303

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Gemäß Beschluss 19/SVV/1089 „Plattform zur Abstimmung von Veranstaltungsterminen in Potsdam“ wurde der Oberbürgermeister beauftragt zu prüfen, wie eine digitale Plattform zur Verfügung gestellt werden kann, die es den Kulturträgern in Potsdam ermöglicht, ihre Termine für wesentliche Veranstaltungen bzw. spezifische Themenstellungen miteinander abzustimmen, bevor sie veröffentlicht werden.

Der Fachbereich Kultur und Museum prüft derzeit, wie dieses Ziel erreicht werden kann und welche Kosten im Zusammenhang mit diesem Vorhaben entstehen. Dazu wird recherchiert, welche derzeit gängigen Kommunikationstools zur Anwendung kommen könnten.

In jedem Fall ist für die Zurverfügungstellung einer digitalen Plattform eine Marktanalyse in Zusammenarbeit mit der Vergabestelle notwendig. Dieser Schritt kann erst nach Freigabe des Haushaltes für die Landeshauptstadt Potsdam erfolgen.

In einem ersten Schritt der Recherche wurden die Kulturämter der Städte Jena, München, Hamburg, Erfurt, Leipzig, Stuttgart, Kiel, Dresden und Berlin zu diesem Thema kontaktiert. Die Nachfrage ergab, dass in diesen Städten bisher nicht mit einer digitalen Plattform zur Abstimmung von Veranstaltungsterminen gearbeitet wird. Die langfristige Veranstaltungskoordinierung erfolgt direkt zwischen Kulturträgern und Kulturverwaltungen. Die Verwaltungen stellen die Termine in einer Übersicht dar und kommunizieren Terminüberschneidungen direkt mit den betreffenden Kultureinrichtungen.

Daher kann sich die Landeshauptstadt Potsdam nicht an Best Practice Beispielen anderer Städte orientieren und muss nach geeigneten digitalen Wegen suchen, die den Kulturträgern eine bessere Kommunikation ihrer Veranstaltungstermine ermöglicht. 

Um dennoch zeitnah eine Abstimmung von Veranstaltungsterminen in Potsdam für die Jahre 2020 bis 2021 zu gewährleisten, wurden am 10. Februar 2020 die Kulturträger der Landeshauptstadt Potsdam zu einer Kulturkonferenz in den Fachbereich Kultur und Museum eingeladen.

Die Kulturkonferenz diente dem Austausch von Veranstaltungsterminen sowie der gemeinsamen Beratung zum weiteren Vorgehen für eine zukünftig optimale Koordinierung von Veranstaltungen. Die Kulturträger sprachen sich für die Installierung einer digitalen Plattform zur Abstimmung und Koordinierung von Veranstaltungsterminen aus. Hier ist der Wunsch nach einer zu unterscheidenden Darstellung von avisierten und bereits festen Terminen auf der digitalen Plattform genannt worden.

Zwischen Kulturträgern und dem Fachbereich Kultur und Museum wurde folgendes weitere Vorgehen verabredet: In einem ersten Schritt wird die zur Verfügung gestellte und am 10.02.2020 im persönlichen Gespräch mit den Kulturträgern aktualisierte Veranstaltungsübersicht vom Fachbereich Kultur und Museum ergänzt, aktualisiert und den Kulturträgern per E-Mail zugesandt.

Ergänzt wird die Übersicht unter anderem mit Veranstaltungsdaten der Bereiche Marketing und Straßensondernutzungen/ Veranstaltungen.

Bis eine digitale Plattform zur Verfügung steht, wird diese Veranstaltungsübersicht vom Fachbereich Kultur und Museum regelmäßig aktualisiert und an die Kulturträger versendet. 

Gleichzeitig recherchiert der Fachbereich Kultur und Museum nach einem geeigneten Kommunikationstool bzw. nach einem geeigneten Dienstleister für die Installation einer digitalen Plattform.

Nach Ermittlung der mit der Einführung einer digitalen Plattform verbundenen Kosten erfolgt im IV. Quartal 2020 eine Berichterstattung im Rahmen einer Mitteilungsvorlage.

Zur Umsetzung der digitalen Plattform müssten die erforderlichen Mittel ggf. durch Umschichtungen im Doppel-HH 2020/21 bereitgestellt werden, da im derzeitigen HH-Plan keine Mittel für die Umsetzung des Vorhabens veranschlagt wurden.