Mitteilungsvorlage - 22/SVV/0214

Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

In Anbetracht der aktuellen Pandemiesituation sollen den Gesellschafterversammlungen und den Überwachungsorganen (Aufsichtsräte/Kuratorien/Verwaltungsräte) städtischer Unternehmen und Beteiligungen die Möglichkeit eröffnet werden, in begründeten Ausnahmefällen Sitzungen nicht nur im Rahmen von Videokonferenzen durchführen, sondern auch Beschlüsse fassen zu können. 

Bisher sind Beschlussfassungen der Organe städtischer Unternehmen und Beteiligungen nur in Präsenzsitzungen gemäß den jeweiligen Gesellschaftsverträgen, welche sich am Mustergesellschaftsvertrag der Landeshauptstadt Potsdam orientieren, möglich. Lediglich in Ausnahmefällen, d.h. bei Beschlussfassungen in besonderen Fällen kann eine Beschlussfassung außerhalb von Sitzungen erfolgen, und zwar in der Regel nur im schriftlichen Abstimmungsverfahren.

Durch die Erweiterung der Möglichkeiten von Beschlussfassungen außerhalb von Regelpräsenzsitzungen der Überwachungsorgane und der Gesellschafterversammlungen in besonderen Fällen mittels Durchführung von Videokonferenzen und Beschlussfassungen in diesem Format, sollen die Chancen der Digitalisierung unter strikter Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten auch hier verstärkt genutzt werden.

Die Teilnahme der Mitglieder der Aufsichtsräte und der Gesellschafterversammlungen an Videokonferenzen und die Fassung von Beschlüssen sollen jedoch auf begründete Ausnahmefälle beschränkt sein und nur durchgeführt werden, wenn z.B. eine Pandemie o.ä. die Abhaltung einer Präsenzsitzung und die damit verbundene persönliche Teilnahme der Mitglieder absehbar nicht zulässt.

Damit soll die Arbeitsfähigkeit der Gesellschaftsorgane auch unter ggf. erschwerten gesamtgesellschaftlichen Rahmenbedingungen sichergestellt werden.

Den Regelfall stellen nach wie vor Präsenzsitzungen dar, in denen die Mitglieder der Aufsichtsräte und der Gesellschafterversammlungen u.a. ihren gesellschaftsrechtlichen Aufgaben durch direkte Beratung mit den Organmitgliedern und der Geschäftsführung vor Ort nachkommen können.

Zur Umsetzung der Implementierung von Videokonferenzsitzungen und damit verbundenen Beschlussfassungen der v.g. Unternehmensorgane bedarf es der Ergänzung der Gesellschaftsverträge städtischer Unternehmen und Beteiligungen.

Folgenden Regelungen sollen daher in die Gesellschaftsverträge der Unternehmen und Beteiligungen der LHP zeitnah aufgenommen werden:

Gesellschafterversammlung:

Gesellschafterversammlungen können in begründeten Ausnahmefällen auch in Form einer Echtzeitübertragung von Bild und Ton (Videokonferenz) abgehalten und Beschlüsse gefasst werden. Voraussetzungen sind, dass:

• kein Mitglied dem Verfahren innerhalb einer in der Einladung gesetzten Frist widerspricht,
• alle Mitglieder den Gang der Sitzung in Bild und Ton verfolgen und sich an der Sitzung beteiligen können,
• der Wortlaut der zur Abstimmung gestellten Beschlussvorschläge bei der Abstimmung in lesbarer Form auf einem dauerhaften Datenträger vorliegt und für alle Mitglieder eindeutig ist,
• das Abstimmungsverhalten der Mitglieder eindeutig protokolliert werden kann.

Aufsichtsrat:

Aufsichtsratssitzungen können in begründeten Ausnahmefällen nach dem Ermessen des/ der Aufsichtsratsvorsitzenden auch in Form einer Echtzeitübertragung von Bild und Ton (Videokonferenz) abgehalten und Beschlüsse gefasst werden. Voraussetzungen sind, dass:

• kein Aufsichtsratsmitglied dem Verfahren innerhalb einer in der Einladung gesetzten Frist widerspricht,
• alle Aufsichtsratsmitglieder den Gang der Sitzung in Bild und Ton verfolgen und sich an der Sitzung beteiligen können,
• der Wortlaut der zur Abstimmung gestellten Beschlussvorschläge bei der Abstimmung in lesbarer Form auf einem dauerhaften Datenträger vorliegt und für alle Aufsichtsratsmitglieder eindeutig ist,
• das Abstimmungsverhalten der Aufsichtsratsmitglieder eindeutig protokolliert werden kann.

Der Landeshauptstadt Potsdam entstehen durch die Änderungen der Gesellschaftsverträge der der städtischen Unternehmen und Beteiligungen keine finanziellen Aufwendungen. Die Kosten der notariellen Beurkundungen der Gesellschaftsvertragsänderungen werden durch die Gesellschaften getragen.