Mitteilungsvorlage - 22/SVV/0464

      Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Der Oberbürgermeister wurde beauftragt zu prüfen, wie in der Landeshauptstadt Potsdam das Potential zur Beantragung von Fördermitteln sowie zur Vorbereitung und Umsetzung von Fördermittelprojekten in allen Fachbereichen, zum Beispiel durch eine Zentralisierung des Fördermittelmanagements, weiter erhöht werden kann. In der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung am 01. Dezember 2021 wurde ein erster Zwischenbericht vorgelegt. Eine Evaluierung des Bedarfs an einem Zentralen Fördermittelmanagement in der Landeshauptstadt Potsdam hat folgendes ergeben:

Die Einrichtung eines Zentralen Fördermittelmanagements als eigene Organisationseinheit wird – anders als ein Zentrales Vergabemanagement – als nicht zielführend erachtet.

Bei der Prüfung der Erforderlichkeit eines Zentrales Fördermittelmanagements wurde sowohl die zentrale Prüfung/Bearbeitung bei der Einwerbung bzw. Beantragung von Fördermitteln durch die LHP bei Dritten als auch die Ausreichung/Bewilligung von Fördermitteln durch die LHP an Dritte betrachtet.

Dagegen scheint die Notwendigkeit der fachlichen Beratung bei schwierigen zuwendungsrechtlichen Fragen, insbesondere zum Europäischen Beihilferecht, zu bestehen. Wie dem begegnet werden kann,  ist Teil der Haushaltsaufstellung für den kommenden Haushalt. 

1. Einwerbung von Fördermitteln

Ein zentrales Fördermittelmanagement wird hinsichtlich Relevanz und Wirksamkeit  als nicht wirksam eingeschätzt.

Fördermittelanträge sind in der Regel sowohl inhaltlich als auch von der Form her komplex. Hier ist jeweils das spezifische Fachwissen in den dezentralen Einheiten vorrangig. Zumal hier oft eine Verknüpfung von Inhalt und Form in der Förderung zu beachten ist. Zudem sind die dezentralen Facheinheiten in der Regel mit den fördernden staatlichen Einheiten im fachlichen Austausch verbunden. Zentralisierung kann hier zu Doppelarbeiten und unklarer Abgrenzung der Zuständigkeiten führen. Hier ist zudem auf die zwischenzeitlich erreichte Betriebsgröße (einschließlich Differenzierung und Spezialisierung) der LHP zu verweisen. Mit der großen Zahl an Beschäftigten und der erbrachten Leistungen/erfüllten Aufgaben in weit mehr als 180 Produkten kann eine solche zentrale Einheit nie den notwendigen Überblick über anstehende Aufgaben/Themen besitzen. Anders als in der Masse der kleineren und kleinen Kommunen Brandenburgs sind die GBs der LHP ausreichend groß für die Bewältigung auch komplexer fachlicher und formeller Aufgaben. 

Bereits heute gibt es zudem diverse Möglichkeiten, fachlich spezialisierte Förderinformationen zu abonnieren. Allein in diesen einzelnen fachlichen Sparten ist das Angebot sehr breit und differenziert. Ein Überblick bzw. Monitoring für alle Themenbereiche der LHP erscheint „unmöglich“. Ein solches Monitoring würde zwangsläufig und regelmäßig zu „tapetenlangen Listen“ führen, die jedoch keine fokussierte Übersicht geben.

Eine Eingrenzung / Selektion über Schlagworte und Themen ist erfahrungsgemäß sehr schwierig. Denn aus der praktischen Perspektive werden zumeist keine Programme gesucht, sondern Finanzierungsansätze für konkrete Projekte und Vorhaben. Doch hier beginnt bereits der „kreative Teil“ der Arbeit – der nur aus einer vertieften fachlichen Perspektive möglich erscheint.

Aus haushalterischer Sicht ist zudem grundsätzlich darauf hinweisen, dass die bloße Einwerbung von Fördermitteln nicht immer als Gewinn für die LHP zu betrachten ist. Vielmehr wird von Fördermittelgebenden oft durch eine Förderung angestrebt, Kommunen zur Umsetzung von Programmen zu veranlassen, für die nicht immer ein konkreter Bedarf vor Ort besteht, sondern die der Umsetzung übergeordneter Ziele dienen.

Eine intensivierte Einwerbung von Fördermitteln würde gleichzeitig in der überwiegenden Zahl der Fälle einen Anstieg der Co-Finanzierung durch LHP-Eigenmittel nach sich ziehen. In bestimmten Fällen entstehen zudem höhere Folgelasten, durch bspw. ein breiteres Aufgabenspektrum als bisher („Leuchtturm-Projekte“) oder wenn Personal nach dem Auslaufen von Förderprogrammen weiter zu beschäftigen ist. Insofern kann eine pauschal höhere Quote von „erfolgreichen“ Teilnahmen an Förderprogrammen staatlicher Ebenen auch zu einer zusätzlichen Belastung des Haushalts führen.

2. Ausreichung von städtischen Zuwendungen

Eine zentrale Koordinierung bei der Bewilligung von Zuwendungen ist mit erheblichem bürokratischem Aufwand verbunden. Dies widerspricht dem Bestreben, die Bewilligung von städtischen Zuwendungen zu beschleunigen und zu vereinfachen (Beschluss 22/SVV/0004 – Vereinfachtes Erstattungs- und Verwaltungsverfahren).

Darüber hinaus sprechen folgende weiteren Aspekte gegen eine Zentralisierung:

• Der persönliche Kontakt zu den Antragstellern wird als sehr wichtig erachtet, da er oft Ansatzpunkt für weiterführende Leistungen, Aktivitäten und Zusammenarbeiten ist.
• Fachlich fundierte (Erst-)Beratungsgespräche führen zu deutlich qualifizierten Anträgen. Diese können mit der erforderlichen Sorgfalt nur durch die dezentralen Bewilligungsstellen erfolgen.
• Auch bei einer Zentralisierung bleiben die Fachämter inhaltlich verantwortlich und haben die  fachlichen Themen aufzubereiten,
• Die Definition von „finanziellen“ Bagatellgrenzen für die Beantragung von Fördermitteln (Ab wann stehen Aufwand und Fördervorteil in einem sinnvollen Verhältnis)

3.  Zentraler Beratungsbedarf  

Unterstützungs- und Handlungsansätze werden bei der Betrachtung von standardisierten und wiederkehrenden Prozessen gesehen und wurden in folgenden Feldern identifiziert:

• Schaffung fester (fachlicher) Ansprechpartner*innen für die Klärung von zuwendungsrechtlichen Problem-/Grenzfällen
• Eine gestaltende beihilferechtliche Beratung (die nicht Grenzen, sondern Lösungen aufzeigt)
• Kontinuierliche Verbesserung der Vorlagen/Antragsformulare
• Stärke Digitalisierung von zuwendungsrechtlichen Antrags- und Bearbeitungsprozessen (z.B. Verknüpfung von Antragsprüfung und Erstellung des Zuwendungsbescheides)

4.  Fazit

Die Vergabegrundsätze beruhen auf gesetzlichen Regelungen, die einzuhalten sind. Die Bedarfs- und Vergabestellen sind verpflichtet, Leistungen grundsätzlich im Wettbewerb, in einem transparenten Verfahren produktneutral auszuschreiben und zu beschaffen. Dabei sind alle Bietenden gleich zu behandeln und nur nach Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auszuwählen. Um eine rechtssichere Vergabe und eine Optimierung des Vergabeprozesses zu erreichen, wurden die Strukturen und Prozesse durch die Schaffung eines zentralen Vergabemanagements so gestaltet, dass Vertrauen in die Integrität der öffentlichen Verwaltung und eine bestmögliche Ausführung der Vergabeverfahren erreicht werden kann.

Im Bereich der Zuwendungen gilt jedoch maßgeblich der Ermessengrundsatz. Die Ausübung des pflichtgemäßen Ermessens durch eine zentrale Stelle ist mit erheblichem bürokratischem und personellem Aufwand verbunden und mit einer zentralen Bearbeitung von Vergaben daher nicht vergleichbar. Eine Zentralisierung führt nicht stets zu einer Beschleunigung der Prozesse.

Dagegen scheint die Notwendigkeit der fachlichen Beratung bei schwierigen zuwendungsrechtlichen Fragen, insbesondere zum Europäischen Beihilferecht, zu bestehen. Wie dem begegnet werden kann, ist Teil der Haushaltsaufstellung für den kommenden Haushalt.