Mitteilungsvorlage - 03/SVV/0510

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Mit Beschluss in der Sitzung am 02.04.2003 hat die Stadtverordnetenversammlung die Verwaltung beauftragt, im Juli 2003 einen Maßnahmeplan vorzulegen, wie und bis wann der bestehende Bearbeitungsstau in der Potsdamer Bauverwaltung abgebaut werden kann. Der Auftrag bezieht sich auf die Tatsache, dass eine Vielzahl von bauordnungsrechtlichen Verfahren aus Vorjahren noch nicht abgeschlossen sind, also insbesondere Bauanträge nicht beschieden, Widersprüche nicht abschließend entschieden oder ordnungsrechtliche Verfügungen bzw. Bußgeldverfahren nicht abgeschlossen sind.

Zunächst ist zu berichten, dass sich – ungeachtet notwendiger struktureller Verbesserungen – der Abarbeitungsstand inzwischen deutlich verbessert werden konnte. So ist mit Stand 13.06.2003 folgende Abarbeitung erreicht (zum Vergleich die Zahlen des Standes 30.04.03):

Stand 30.04.03              offene Vorgänge aus Vorjahren insgesamt              642

              davon               Bauanträge, Vorbescheide              430

                            ordnungsbehördliche Verfahren              212

Stand 13.06.03               offene Vorgänge aus Vorjahren insgesamt              431

              davon               Bauanträge, Vorbescheide              243

                            ordnungsbehördliche Verfahren              188

Nach dieser Entwicklung kann davon ausgegangen werden, dass bis zum Ende des Jahres nur noch eine geringe Zahl von offenen Rückständen aus Vorjahren verblieben sein wird.

Die Untersuchung der strukturellen Ursachen für die Bearbeitungsrückstände lässt erkennen, dass die langen Bearbeitungszeiten u.a. in lang andauernden Bemühungen um eine Komplettierung unvollständiger Anträge liegen. Ebenso ist häufig auf die Nachbesserung zunächst nicht genehmigungsfähiger Vorhaben hingewirkt worden, die um der Zügigkeit der Entscheidung willen besser zurückgewiesen oder abschlägig entschieden worden wären. Unzweifelhaft sind aber auch die Verfahrensabläufe deutlich verbesserungsbedürftig.

Neben dem Problem der Bearbeitungsrückstände hat sich aber zugleich auch ein weiterer Sachverhalt ergeben, der in unmittelbarem Sachzusammenhang mit dieser Frage betrachtet und nur gemeinsam mit entsprechenden Maßnahmen gelöst werden kann:

Die zum 01.09.03 in Kraft tretende Novellierung der Bauordnung bringt mit der sog. „Konzentrationswirkung“ die Integration aller anderen erforderlichen Genehmigungen und Erlaubnisse in die Baugenehmigung mit sich. Dies bedingt neue organisatorische, ablauf- und verfahrenstechnische Anforderungen, die bis zum 01.09.03 bewältigt sein müssen.

Wie schon bei der Behandlung des dem Beschluss zugrunde liegenden Antrages ausgeführt, ist vor dem Hintergrund dieser komplexen Problemzusammenhänge eine umfassende Organisationsuntersuchung eingeleitet worden, die einerseits die Verfahrensabläufe des Baugenehmigungs­verfahrens und vergleichbarer Anträge analysiert und Optimierungsmaßnahmen entwickelt, andererseits zugleich die Aufbaustruktur der unmittelbar eingebundenen Bereiche „Bauordnung / Untere Bauaufsichtsbehörde“ und „Bürgerberatung Bau“ sowie die Schnittstellen zu anderen Dienststellen in der Verwaltung untersucht und etwa erforderliche Anpassungen entwickelt.

Die Untersuchung wird neben der laufenden Arbeit mit internen Kräften durchgeführt. Die Phase der Voruntersuchung zur Sammlung und Aufbereitung der erforderlichen Daten ist weitestgehend abgeschlossen, ein abschließender Zwischenbericht zur Übersicht über den detaillierten weiteren Untersuchungsbedarf und die notwendige Priorisierung und Gewichtung wird derzeit erstellt.

Eine Projektgruppe, die eine Anpassung der Abläufe, Verfahrensschritte und Schnittstellen an die Bedingungen der novellierten Bauordnung erstellt und deren rechtzeitige Implementierung bis zum 01.09.03 zu gewährleisten hat, hat die notwendigen Abstimmungen mit den beteiligten Dienststellen in der Verwaltung aufgenommen.

Vor diesem Hintergrund kann sich der geforderte Maßnahmenplan nicht allein auf den Aspekt des Abbaus von Bearbeitungsrückständen beziehen kann, sondern wird im Ergebnis der umfassenden Organisationsuntersuchung als Gesamtergebnis vorgelegt werden. Ein Gesamtüberblick über erforderliche Maßnahmen wird im Mai 2004 vorliegen. Unter Beachtung der Fristen für Vorlagen bedeutet dies, dass eine Berichterstattung über solche Ergebnisse zur letzten StVV vor der Sommerpause 2004 möglich ist.

Ungeachtet der laufenden Organisationsuntersuchung wird zugleich weiterhin kontinuierlich auf die gezielte Abarbeitung von Rückständen aus Vorjahren hingewirkt.