Mitteilungsvorlage - 22/SVV/1257

Der Hauptausschuss und der Ausschuss für Finanzen nehmen zur Kenntnis:

Der Oberbürgermeister wurde beauftragt zu prüfen, wie die verwaltungsinternen Abläufe so gestaltet werden können, dass die Stadt bei Rechnungen

-          zukünftig das eingeräumte Skonto bei schneller Begleichung der Rechnung in Anspruch nehmen kann,

-          und diese ggf. in der Verwaltungspraxis zu etablieren.

Bereits heute wird durch organisatorische Maßnahmen, wie die Kennzeichnung und die prioritäre Bearbeitung von Skontorechnungen, die Möglichkeit des Skontoabzuges genutzt. So werden mit der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters für die Buchführung und den Zahlungsverkehr der Landeshauptstadt Potsdam die produktverantwortlichen Organisationseinheiten in Ziffer 4.4 Abs. 7 verpflichtet, dass Skonti und Rabatte stets auszunutzen sind.

Ziffer 4.4 Abs. 7 lautet: „Skonti und Rabatte sind stets auszunutzen. Skontorechnungen sind zu kennzeichnen, mit dem Tag des Ablaufs der Skontofrist zu versehen und so rechtzeitig der Buchführung und der Zahlungsabwicklung zuzuleiten, dass die jeweiligen Termine eingehalten werden können.“

Voraussetzung für die Inanspruchnahme eingeräumter Skonti ist die Begleichung der Rechnung innerhalb der Skontofrist. Die Bearbeitung von Rechnungen erfolgt auf Ebene der produktverantwortlichen Fachbereiche, der Buchführung und des Zahlungsverkehrs. Die produktverantwortlichen Organisationseinheiten nehmen die sachliche und rechnerische Prüfung, einschließlich der Kontierung der Skontorechnung, vor. Hier bestimmt der erforderliche Prüfungsumfang den zeitlichen Aufwand. In der Folge kann dies, gerade in den Fällen der erforderlichen Einbeziehung sachverständiger Dritter, zu einer erheblichen Verzögerung in der Gesamtbearbeitung führen. Des Weiteren erschwert im derzeitigen analogen Prozess die Notwendigkeit Rechnungen im Vier-Augen-Prinzip zu prüfen und freizugeben (§ 42 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung) die Einhaltung der Skontofrist zusätzlich.

Sowohl durch die Geschäftsbuchhaltung als auch durch die Stadtkasse erfolgt die systemische Erfassung von Skontorechnungen prioritär.

Herausforderungen für eine fristgerechte Bearbeitung von Skontorechnungen stellen derzeit noch die rechtzeitige Einreichung vollständiger und fehlerfreier Buchungsunterlagen auf den einzelnen Ebenen als auch die Durchlaufzeiten aufgrund analoger Bearbeitungsprozesse dar.

Ein großes Optimierungspotenzial liegt in der weiteren Digitalisierung der Prozesse im Rechnungswesen. Diesbezüglich wurde bereits 2018 mit der Entwicklung eines elektronischen Rechnungsworkflows begonnen.

Die Cyber-Krise sowie der Beginn der Corona-Pandemie in 2020 erforderten jedoch eine Neuausrichtung innerhalb der Fachbereiches E-Government sowie seiner der Verwaltung bereitgestellten Services. Dies führte dazu, dass bis heute die Entwicklung und Implementierung eines elektronischen Rechnungsworkflows nicht finalisiert werden konnte. Vielmehr würde eine Wiederaufnahme des Projektes elektronischer Rechnungsworkflow eine umfassende Evaluation bestehender Projektergebnisse in Bezug auf die Weiterentwicklung und Veränderung angewandter Hardware- und Softwarelösungen sowie Veränderungen in verwaltungsweiten Abläufen und Strategien erfordern und deshalb erhebliche Ressourcen beanspruchen.

Die LHP nutzt unter den heutigen Bedingungen die Möglichkeiten des Skontoabzugs bereits. Darüber hinaus wird beabsichtigt, die verwaltungsweiten Abläufe so zu gestalten, dass die Bearbeitungszeit von Rechnungen grundsätzlich verringert wird. Die außer Frage stehende Notwendigkeit der Implementierung eines elektronischen Rechnungsworkflows wird zusätzlich zu einer Reduzierung von Durchlaufzeiten sowie der Verbesserung der Transparenz beitragen, so dass die Möglichkeit der Inanspruchnahme eingeräumter Skonti erhöht wird.