Mitteilungsvorlage - 23/SVV/0025

Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

Die Landeshauptstadt Potsdam steht vor erheblichen Herausforderungen bei der Digitalisierung sowie der dafür erforderlichen technischen Leistungen sowie der Steuerung von Projekten digital unterstützter Verwaltungsleistungen. Ursächlich dafür sind insbesondere die Umsetzung des OZG und die hohe Dynamik sowie Dringlichkeit bei der Unterstützung der Verwaltungsprozesse mit technischen Systemen.

In den vergangenen Jahren wurden die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Digitalisierung und der IT innerhalb der Landeshauptstadt Potsdam in zwei Organisationseinheiten bzw. Bereiche gegliedert:

1. der Bereich Verwaltungs- und Managemententwicklung (Bereich 501)
2. der Fachbereich E- Government (Fachbereich 54).

Die IT-Leistungen sind weitgehend im Fachbereich 54 (E-Government) konsolidiert. Dennoch gibt es derzeit noch einzelne Bereiche, welche nahezu vollständig (Fachbereich 37 — Berufsfeuerwehr) oder teilweise (bspw.: Bibliothek, VHS) dort genutzte IT-Systeme verantworten und betreiben. Eine Abstimmung mit diesen „Satelliten" erfolgt, bedarf jedoch einer Verbesserung und perspektivisch auch eines Übergangs der Betriebsverantwortung in den Fachbereich 54. Eine konkrete Planung dafür liegt bisher jedoch nicht vor.

Von den ca. 2.500 Beschäftigten sind mehr als 2.000 auch Nutzerinnen und Nutzer der IT-Systeme. Die Nutzung der IT-Systeme erfolgt dabei aus einem der mehr als 30 Standorte im Stadtgebiet und zunehmend auch im Rahmen des sogenannten mobilen Arbeitens, also im privaten Umfeld.

Neben der IT der Verwaltung ist der Fachbereich 54 auch für die IT-Ausstattung der fast 50 Schulen und 3 schulischen Wohnheime in der Trägerschaft der Landeshauptstadt Potsdam zuständig. Derzeit lernen dort knapp 23.000 Schülerinnen und Schüler und werden von fast 1.800 Lehrerinnen und Lehrern unterrichtet. Nicht zuletzt durch den DigitalPakt Schule sowie andere Förderprogramme, aber auch durch die Corona-Pandemie, kam es hier zu einem sprunghaften Bedarf an einer Verbesserung der technischen Ausstattung und, damit einhergehend, der Anforderung eines deutlich verbesserten Supports. Für die Sicherstellung der Anforderung der Qualitätssicherung im Support erfolgt derzeit ein Vergabeverfahren, um betreffende Leistungen durch einen Dienstleister erbringen zu lassen, welcher durch den Fachbereich 54 gesteuert wird.

Der Bereich Verwaltungs- und Managemententwicklung unterstützt den Transformationsprozess hin zu einer digitalen Verwaltung durch Initiierung, Steuerung, Koordinierung, Bündelung und Vernetzung von Projekten und Maßnahmen. Hierzu zählen neben der Begleitung von Veränderungs- und Modernisierungsvorhaben auch die Kommunikation und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur auf Basis der Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit sowie die Wahrnehmung einer Innovations-und Radarfunktion mit Blick auf neue Arbeitsweisen und Themen der Verwaltung.

Darüber hinaus unterstützt er die Entwicklung von methodischen Standards in der Projektarbeit und berät die Organisationseinheiten im Projektmanagement (Methodik, Prozesse, Organisation, Dokumentation zum Initiieren, Planen, Steuerung, Controlling und Abschließen von Projekten). Weiterhin werden im Auftrag der Verwaltungsführung und der Fachbereiche auch verwaltungsweite Projekte durchgeführt.

Das Leistungsportfolio des Fachbereichs E-Government umfasst als Kerngeschäft die Planung, Realisierung und den Betrieb aller IT-Leistungen für die Verwaltung und die Schulen, wobei der Betrieb bei einzelnen Leistungen auch durch Vertragspartner erfolgt. Zur Sicherstellung des Kerngeschäfts finden hier auch zugehörige Unterstützungsleistungen statt, wie Controlling, Haushaltsbewirtschaftung, Beschaffung, Vertrags- und Lizenzmanagement, Projektmanagement und Anforderungsmanagement. Einzelne Unterstützungsleistungen wie Vertrags- und Lizenzmanagement befinden sich derzeit noch im Aufbau. Beachtenswert ist, dass die LHP auf dem Rathaus-Campus ein, aus zwei örtlich getrennten Brandabschnitten, bestehendes Rechenzentrum betreibt. Voraussichtlich im Jahr 2025 muss mindestens einer dieser Brandabschnitte verlagert werden, da das umgebende Gebäude dann abgerissen werden soll.

Für den Aufbau eines zukunftsfähigen IT-Betriebs beauftragt die LHP die Erarbeitung einer IT Strategie.

Der Auftrag umfasst insbesondere folgende Themenbereiche:

Bewertung verschiedenster Organisations- und Rechtsformen 

•    des IT-technischen Betriebs zur Sicherstellung von technischen/technologischen Leitplanken wie einer möglichst konsequenten Cloud-Strategie (hybrider Cloudansatz),
•    der Umsetzung der Verwaltungsleistungen im Rahmen des OZG und
•    der Steuerung von IT-unterstützten Projekten u.a. zur Standardisierung der internen Verwaltungsprozesse.

Die Untersuchung der Organisations- und Rechtsformen soll dabei grundsätzlich ergebnisoffen erfolgen.

Ein geeignetes Vorgehen zur Initiierung, Ist-Erhebung, Soll-Konzeption sowie im Ergebnis der Umsetzungsvorbereitung wird abgestimmt. Über die Ergebnisse der Untersuchung wird im IV. Quartal 2023 berichtet.