Antrag - 22/SVV/1121

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Die Landeshauptstadt Potsdam führt eine Überprüfung der Effizienz ihrer Arbeits- und Geschäftsprozesse durch (Aufgabenkritik). Dabei erfolgt eine kritische Überprüfung der öffentlichen Verwaltung und der von ihr wahrgenommenen Aufgaben. So soll geklärt werden, was notwendig, wirtschaftlich effizient und effektiv ist.

Begründung:

Der Vorschlag wurde im Bürgerhaushalt 2023/24 der Landeshauptstadt Potsdam eingereicht. Er erhielt von den Potsdamerinnen und Potsdamern bei der abschließenden Votierung insgesamt 8262 Punkte, wurde unter der Nummer 2 in die „TOP 20 - Liste der Bürgerinnen und Bürger" aufgenommen und am 7. Dezember 2022 der Stadtverordnetenversammlung übergeben.

Einschätzung der Landeshauptstadt Potsdam (Stand August 2022):

Die Landeshauptstadt Potsdam hat als Kommune staatliche Aufgaben der Daseinsvorsorge nach gesetzlichen Bedingungen und Regeln zu erbringen. Verbunden mit den Beschlüssen der demokratischen Vertretung (der Stadtverordnetenversammlung) ist eine Gleichsetzung mit einem Unternehmen nicht an jeder Stelle möglich. Die Prozesse, die die Stadtverwaltung eigenständig gestalten kann, orientieren sich bereits an Effizienzgesichtspunkten. Hierbei wird insbesondere in der Digitalisierung ein Katalysator für die Optimierung der Arbeits- und Geschäftsprozesse mit Blick auf Effizienz, Effektivität, Qualität und Nutzerorientierung gesehen.

Bis Ende 2022 soll zudem ein standardisiertes, zentrales Geschäftsprozessmanagement etabliert werden, das durch eine geeignete Softwarelösung unterstützt wird. Damit wird dann ein Werkzeug genutzt, das systematisch, nachhaltig und als „Daueraufgabe“ eine aufgabenzweck- und vollzugskritische Prozessoptimierung realisiert. Die Geschäfts- und Fachbereiche werden bei der Analyse, Modellierung und Optimierung ihrer Prozesse durch eine externe Beratung unterstützt. 2022 wird die Konzeptionierung und Implementierung des Prozessmanagements begonnen. Die Aufwendungen hierfür betragen rund 45.000 Euro. Diese Konzeption soll durch eine Softwarelösung gestützt werden. Dafür werden in den Folgejahren Kosten von jährlich rund 50.000 Euro kalkuliert, u.a. für Lizenzen, Updates, Support und Schulungen der Mitarbeitenden.

Originalvorschläge (zusammengefasst vom Redaktionsteam):

394. Effektive Geschäftsprozesse

Die Stadt sollte das vorhandene Geld effektiver einsetzen? Mal die Geschäftsprozesse der ganzen Stadtverwaltung unter die Lupe nehmen und Grauzonen herausfiltern und beseitigen! Und im besten Fall durch Digitalisierung optimieren.

378. Betriebsprüfung im Rathaus

Damit Potsdam steigende Ausgaben finanzieren kann, sollten folgende Aufgaben wirtschaftlicher erfüllt werden: Bei uns im Unternehmen wurde diese Form der Prüfung von Arbeitsweisen und Abläufen unter dem Stichwort „Aufgabenkritik“ etwas romantisiert, aber es hat meistens gezeigt, das vieles noch besser geht. Fürs Rathaus fallen mir da doppelte Arbeitsabläufe, fehlende Digitalisierung oder auch veraltete Strukturen ein. Ziel dieses Vorschlags ist die kritische Überprüfung der öffentlichen Verwaltung und der von ihr wahrgenommenen Aufgaben. Dabei soll von externen Experten die Frage gestellt werden, ob und was notwendig, wirtschaftlich effizient und effektiv ist. Gerne auch in Ergänzung eines Bürgerrats.