Mitteilungsvorlage - 23/SVV/1238

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

 

Mit Blick auf die nächste Phase der Digitalisierung in der Landeshauptstadt Potsdam wurden zwischen Februar und November 2023 im Rahmen eines Vorprojekts der Verwaltung die zu schaffenden Voraussetzungen für eine noch stärkere inhaltliche Verzahnung und strategische Bündelung der laufenden und geplanten Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben untersucht.

 

Dabei wurde insbesondere

- Eine strukturierte Bestandsaufnahme der laufenden Digitalisierungsvorhaben durchgeführt

- Ein Zielbild mit Zielzuständen für sechs Arbeitsfelder der Digitalisierung definiert, um das gesamtstädtische Ziel des „digitalen Potsdams“ für die Verwaltung zu operationalisieren

- Eine Programmstruktur zur zukünftigen weiteren Verzahnung und übergreifenden Steuerung der verschiedenen Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben erarbeitet

 

Die Durchführung des Vorprojekts wurde methodisch und inhaltlich durch ein auf die Digitalisierung des öffentlichen Sektors spezialisiertes Beratungsunternehmens unterstützt.

 

Auf Grundlage der Ergebnisse des Vorprojekts wurde dann der Auftrag an das Programm „Potsdam smart gestalten und verwalten“ formuliert, durch das die verschiedenen Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben in der Verwaltung zukünftig übergreifend gesteuert werden.

 

Der Fokus der nächsten Phase der Digitalisierung wird insbesondere darauf liegen, aufbauend auf den erarbeiteten technischen und methodischen Grundlagen immer mehr konkrete digitale Lösungen für die Bürgerinnen und Bürger – und auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung – in der Breite verfügbar zu machen. Um hierfür die bestmöglichen Voraussetzungen zu schaffen strebt das Programm deshalb insbesondere die folgenden Ziele an

 

- Noch stärkere inhaltliche Synchronisierung der verschiedenen, in unterschiedlichen Organisationseinheiten verankerten Transformations- und Digitalisierungsvorhaben auf Basis des im Programmauftrag definierten operativen Zielbilds

- Weitere Modernisierung und Vereinheitlichung der Projektmanagement-Standards für die Transformations- und Digitalisierungsvorhaben, insbesondere unter Nutzung der OKR-Methodik (OKR steht für „Objectives and Key Results) – auch, um die noch schnellere Identifikation und Auflösung von Flaschenhälsen oder Fortschrittshindernissen zu ermöglichen

- Stärkere Ausrichtung der Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der kommunikativen Veränderungsbegleitung auf die gesamthafte digitale Transformation anstatt nur auf einzelne Vorhaben hin

 

 

Es ist eine regelmäßige vertiefte Berichterstattung zum Programmfortschritt im Ausschuss für Partizipation, Transparenz und Digitalisierung vorgesehen. Auch der Digitalisierungsrat sowie der Beteiligungsrat sollen regelmäßig in die Arbeit des Programms eingebunden werden.

 

Der Start des zunächst für eine Laufzeit von zwei Jahren geplanten Programms ist für den 01.01.2024 vorgesehen. 

 

 

 

 

Fazit finanzielle Auswirkungen:

 

Zur Unterstützung der Funktion des Programmbüros, welches die Durchführung des Programms sowie die regelmäßige Berichterstattung zum Programmfortschritt koordiniert und die regelmäßigen Termine in verschiedenen Formaten zur Abstimmung innerhalb des Programms vorbereitet wird eine externe Begleitung zur methodischen Beratung und konzeptionellen Bearbeitung herausgehobener übergreifender inhaltlicher und prozessualer Fragen zur Programmdurchführung im Umfang von 3 Personentagen im Monat angestrebt.

 

Zur Unterstützung der Etablierung der neuen OKR-Methodik (OKR steht für „Objectives and Key Results“) zur Projekt- und Programmplanung wird eine externe Begleitung zur methodische Beratung im Rahmen der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung der regelmäßigen Quartalskonferenzen und zur Erstellung von zielgruppengerechten Informationsmaterialien im Umfang von 2 Personentagen im Monat angestrebt.

 

Daraus ergibt sich ein Bedarf nach externer Unterstützung im Umfang von 60 Personentagen im Jahr 2024.

 

Unter Zugrundlegung eines Tagessatzes von 1.280 € ergibt sich daraus ein Finanzierungsbedarf von 91.392 € (brutto) für das Jahr 2024. Es ist vorgesehen, diesen durch Mittel innerhalb des Geschäftsbereichs 9 zu decken.

 

Für 2025 ist von einem Finanzbedarf in ähnlicher Höhe auszugehen, welcher in der Haushaltsplanung des Geschäftsbereich 9 berücksichtigt werden wird.