Beschlussvorlage - 24/SVV/0322

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

 

1.                                                                            Die Landeshauptstadt Potsdam tritt dem Kooperationsverbund Digitale Archivierung Nord (DAN) als Magazinpartner bei.

 

2.                                                                            Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, die hierzu erforderlichen Vereinbarungen, insbesondere der Verwaltungsvereinbarung über eine Magazinpartnerschaft im Rahmen des Kooperationsverbundes Digitale Archivierung Nord zwischen dem Land Brandenburg und der Landeshauptstadt Potsdam und eine Vereinbarung mit dem IT-Dienstleisters des DAN über die Magazinierung seines digitalen Archivgutes und die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten, gemäß den Prämissen der Verwaltungsvereinbarung, abzuschließen.

 

3. Über den erfolgten Beitritt und den Abschluss der Vereinbarungen wird der Hauptausschuss in Kenntnis gesetzt.

Die Landeshauptstadt Potsdam unterhält gemäß dem Brandenburgischen Archivgesetz ein Stadtarchiv, welches als pflichtige Aufgabe öffentliches Archivgut festzustellen, zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren, zu sichern und zu erhalten, zu erschließen, allgemein nutzbar zu machen, für die Benutzung bereitzustellen und auszuwerten hat.

 

Durch die Digitalisierung des Verwaltungshandelns, z.B. Einführung der E-Akte, entstehen zunehmend ausschließlich digitale Unterlagen, aus denen digitales Archivgut entsteht. Um dieses öffentliche digitale Archivgut vor allem zukünftig übernehmen, auf Dauer verwahren, sichern und erhalten zu können, benötigt die LHP, bzw. das Stadtarchiv, eine Lösung zur Digitalen Langzeitarchivierung, ein sogenanntes digitales Magazin.

 

Der Aufbau, die Unterhaltung sowie die Weiterentwicklung eines solchen digitalen Magazins ist nicht nur technisch und archivfachlich komplex, sondern auch mit hohem finanziellen Aufwänden verbunden. Eine weitere Herausforderung ist die langfristig zu gewährleistende Kontinuität und Datensicherheit.

 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat sich der Zusammenschluss von Archiven in Kooperationsverbünden etabliert, und vor allem bewährt.

 

Auch das Land Brandenburg hat sich mit dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv (BLHA) 2020 für den Beitritt zu einem Kooperationsverbund, dem Kooperationsverbund Digitale Archivierung Nord (DAN), entschieden. Dem DAN gehören die Bundesländer Berlin, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Bremen an, jeweils vertreten durch ihre Landesarchive. 

 

Der DAN wiederum gehört dem größten Kooperationsverbund im deutschsprachigen Raum, dem im Jahr 2010 gegründete, DIMAG-Kooperationsverbund an. Neben den Mitgliedern des DAN gehören zum DIMAG-Kooperationsverbund die Landesarchive der Bundesländer Baden-Württemberg, Hessen, Niedersachsen und Bayern.

 

Den im DIMAG-Kooperationsverbund vertretenen Bundesländern ist es erlaubt, den im Land ansässigen Kommunen / Kommunalarchiven sogenannte Magazinpartnerschaften anzubieten. Der Nutzen für die Kommunen ergibt sich daraus, dass sie auf die bestehende IT-technische (Speicher-)Infrastruktur, die etablierte Archivsoftware und das Fachwissen des Kooperationsverbundes zugreifen können. In den schon länger zum DIMAG-Kooperationsverbund gehörenden Bundesländern sind Magazinpartnerschaften gängige Praxis. Mittlerweile haben in den anderen Bundesländern bereits über 100 Kommunalarchive (z.B. Tübingen, Halle/Saale, Magdeburg, …) eine Magazinpartnerschaft abgeschlossen.

 

Aufgrund der rechtlichen und organisatorischen Spezifika der jeweiligen Bundesländer, sind die Details von Magazinpartnerschaften für Kommunen, im jeweiligen Bundesland eigenständig zu regeln.

Zu diesem Zweck wurde durch das BLHA im Jahr 2022 eine Projektgruppe zur Erarbeitung eines Konzeptes ins Leben gerufen, wie im Land Brandenburg Magazinpartnerschaften organisiert und finanziert werden können. Das Stadtarchiv der LHP ist neben drei weiteren Archiven Teil dieses Projektes.

 

Das Projekt befindet sich derzeit bei der fortgeschrittenen Ausarbeitung des Betriebskonzeptes und der Klärung noch offener finanzieller Fragen. Beteiligte hierbei sind das MWFK, das BLHA sowie die vier teilnehmenden Archive, bzw. deren Träger (LK PM, LK LOS, FFO und LHP).

 

Grundsätzlich zielt das Projekt darauf ab, möglichst vielen Kommunen in Brandenburg eine Magazinpartnerschaft anbieten zu können; was für die Beteiligten neben der Infrastruktur „Digitale Archivierung“, die Reduzierung von Gemeinkosten mit sich bringen würde.

 

Um von der Pilotphase in den Echtbetrieb überzugehen, hat das BLHA der LHP die Möglichkeit angeboten, als eine der ersten Kommunen eine Magazinpartnerschaft einzugehen.

 

Mit Abschluss einer solchen Magazinpartnerschaft würde sich für die LHP der Weg zur Digitalen Langzeitarchivierung öffnen. Als größte Kommune im Land Brandenburg würde die LHP dabei eine wichtige Vorreiterrolle für andere und vor allem kleinere Kommunen einnehmen und somit einen bedeutenden überregionalen Impuls aussenden.

 

Grundlage für eine Magazinpartnerschaft ist der Abschluss einer Verwaltungsvereinbarung über eine Magazinpartnerschaft im Rahmen des Kooperationsverbundes Digitale Archivierung Nord (DAN) zwischen dem Land Brandenburg und der Landeshauptstadt Potsdam, sowie der Abschluss einer Vereinbarung mit dem IT-Dienstleister des DAN über die Magazinierung seines digitalen Archivgutes und die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten, gemäß den Prämissen der Verwaltungsvereinbarung.

 

Durch Abschluss dieser beiden Vereinbarungen könnten folgende Leistungen in Anspruch genommen werden:

• das Land gewährleistet als einer der Träger des Kooperationsverbundes DAN den Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung des gemeinsamen mandantenfähigen digitalen Magazins
• das Land sichert zu, dass das digitale Magazin den geltenden datenschutz- und archivrechtlichen Vorschriften entspricht
• lizenzkostenfreie Nutzung der DIMAG Software-Module für die Nutzung des digitalen Magazins
• Einführungsschulungen für die DIMAG Software-Module
• Support bei archivfachlichen Fragen durch die Fachliche Leitstelle am BLHA
• mandantenbasierter Zugriff auf den Langzeitspeicher (digitales Magazin) beim IT-Dienstleister

 

Nach Prüfung von Alternativen für die Digitale Langzeitarchivierung, wie die Eigenentwicklung durch die LHP oder der Rückgriff auf kommerziellen Anbieter, wird, vor allem aus finanziellen und sicherheitsrelevanten Aspekten, das Eingehen einer Magazinpartnerschaft mit dem DAN-Verbund grundsätzlich als die erfolgversprechendste, sicherste und nachhaltigste Lösung für die digitale Archivierung angesehen.

 

Daher wird vorgeschlagen, dass sich die LHP dem Kooperationsverbund Digitale Archivierung Nord (DAN) als Magazinpartner anschließt und in entsprechende Verhandlungen mit dem Land Brandenburg eintritt.