Mitteilungsvorlage - 24/SVV/0484

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

 

Grundlage für die vorliegende Mitteilungsvorlage ist der Beschluss der Stadtverordnetenversammlung der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) vom 02.03.2022 (DS: 22/SVV/0119). Darin wird der Oberbürgermeister gebeten, „zeitnah eine Organisationsuntersuchung im Fachbereich Wohnen, Arbeit und Integration mit dem Schwerpunkt einer höheren Wirksamkeit zum Thema soziales Wohnen zu veranlassen.“ Bis Ende 2022 sollte hierzu ein Ergebnis vorgelegt werden. Der Beginn der Umsetzung dieses Beschlusses verzögerte sich auf Grund der zwischenzeitlich zu bewältigenden Krisen insbesondere infolge des Kriegsbeginns in der Ukraine auf das Jahr 2023.

Mit der Ausgliederung des Fachbereiches Wohnen, Arbeit und Integration (FB 39) aus dem Fachbereich Soziales und Gesundheit (FB 38) im Jahr 2019 wurde eine Zielstruktur festgelegt, die sich seit 01.02.2020 in der heutigen Aufbauorganisation widerspiegelt. Auf Grund von veränderten Arbeitsinhalten – auch unter Beachtung der vergangenen und in Vorbereitung auf noch kommende Krisen – und neuen Aufgabenzuweisungen kann der Fachbereich in dieser Struktur allerdings nicht mehr in geeigneter Weise auf Aufgabenänderungen reagieren, sie lässt eine zweckmäßige Bündelung von Aufgaben nur eingeschränkt zu.

Das Aufgabenportfolio des FB 39 zu Beginn der Organisationsuntersuchung untergliedert sich in

1. kommunalpolitische Aufgaben, insbesondere bestehend aus der Fortschreibung des wohnungspolitischen Konzeptes, der Weiterentwicklung der Wohnungstauschbörse, der Erarbeitung eines Wohnungsmarktberichts, der Umsetzung eines differenzierten Hilfesystems für den Schutz von häuslicher Gewalt betroffener Frauen und ihrer Kinder, der Unterstützung von Projekten der Träger der Wohlfahrtspflege zur Versorgung in Not geratener Menschen, der Förderung von Integrationsprojekten, der sozial-kulturellen Stadtteilarbeit, des Vollzug der Wohnraumzweckentfremdungssatzung sowie der Arbeitsmarktpolitik und Beschäftigungsförderung,

 

 

2. die Umsetzung von Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung, bestehend aus der Prävention vor Wohnungsverlust, der Hilfe zur Überwindung besonderer sozialer Schwierigkeiten sowie der Unterbringung von wohnungslosen und geflüchteten Menschen,
3. die Umsetzung von Auftragsangelegenheiten, bestehend aus den Aufgaben der Wohngeldbehörde sowie in
4. übergreifende Führungs- und Steuerungsaufgaben.

 

Zielsetzung und Aufgabenstellung der Organisationsuntersuchung ist Analyse und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation des FB 39, einschließlich der Analyse der für die Aufgabenwahrnehmung notwendigen Ressourcen, Schnittstellen und Rahmenbedingungen unter Beachtung des Fachstellenkonzepts.

 

Dabei werden die quantitativen (Personalstärke) und qualitativen Anforderungen (Prozesse, Strukturen) der Gegenwart und der Zukunft berücksichtigt. Es sind sowohl für die Linienaufgaben als auch für projektbezogene Aufgaben des FB 39 Optimierungs-und Verbesserungspotenziale zu ermitteln, darauf aufbauend Handlungsempfehlungen zu benennen und einen Umsetzungsplan zu erarbeiten.

 

Nach Unterzeichnung des Vertrages mit dem Beratungsunternehmen Partnerschaft Deutschland – Berater der öffentlichen Hand GmbH (PD) am 31.03.2023 wurde die Arbeit an dem Projekt „Organisationsuntersuchung im FB 39“ aufgenommen.

 

Das Projekt umfasst insgesamt 5 Phasen, die bis zum 31.12.2023 abgeschlossen werden sollten:

 

1. Initialisierung mit Ergebnis eines gemeinsamen Projektverständnisses

• Auftaktgespräch am 27.04.2023 mit den Führungskräften des FB 39 und der PD zur Durchführung der Organisationsuntersuchung
• Kick-off-Workshop am 09.05.2023 mit dem Projektteam zu den organisatorischen Festlegungen innerhalb des Projektzeitraumes von März bis Dezember 2023
• Informationsveranstaltung am 26.05.2023 für die Mitarbeitenden des FB 39

 

2. Ist-Analyse mit Ergebnis der Darstellung eines aktuellen Aufgabenportfolios

• Online-Umfrage mit allen Mitarbeitenden
• Führung Interviews mit Mitarbeitenden (Dauer: jeweils 1 – 2 Stunden)
• Workshop zur Validierung der Ist-Situation (Dauer: jeweils 4 Stunden)

 

3. Soll-Konzept Aufbauorganisation mit Ergebnis von Empfehlungen zur Aufbauorganisation

• 1-Tages-Workshop Projektteam
• Workshops mit den Arbeitsgruppen (Dauer: jeweils 4 Stunden)
• Information der Mitarbeitenden
• Aufnahme und Verarbeitung Feedback der Mitarbeitenden

 

4. Soll-Konzept Prozesse mit Ergebnis von Empfehlungen zu relevanten Prozessen

• Darstellung relevanter Soll-Prozesse
• 1-Tages-Workshop Projektteam
• Workshops Arbeitsgruppen (Dauer: jeweils 4 Stunden)
• Information der Mitarbeitenden
• Aufnahme und Verarbeitung Feedback

 

5. Ergebnis mit Vorlage eines Umsetzungskonzeptes mit Zeitschiene

• 1-Tages-Workshop zur Validierung der Empfehlungen mit Projektteam

 

Die Änderungen zum Wohngeldgesetz ab 01.01.2023 erforderten zudem ein schnelles Verwaltungshandeln, um die Herausforderungen diesbezüglich umzusetzen. Dementsprechend wurden für die Arbeitsgruppe Wohngeldbehörde (AG 3923) die Prozessphasen 2 und 3 mit der Zielsetzung vorgezogen, die Aufgabenprofile und Zuständigkeiten in der Wohngeldbehörde zu schärfen und die erbrachten Leistungen auch in der Organisationsstruktur abzubilden.

 

Ergebnis ist die Änderung der Organisationsstruktur seit dem 01.01.2024 mit der Bildung eines Bereiches Wohngeldbehörde (394) mit 2 Arbeitsgruppen. Durch die Umstrukturierung werden die derzeitigen Führungsspannen an die im Organisationshandbuch der LHP festgelegten Standards angenähert, um auf die Überlastungen der Bereichs- und Arbeitsgruppenleitungen zu reagieren und einer Gesundheitsgefährdung vorzubeugen.

 

Für die neue Aufgabe „sozialen Erhaltungssatzungen“ im Bereich Soziale Wohnraumversorgung (392) mussten ebenfalls die Prozessphasen 2 und 3 vorgezogen werden, um ein Umsetzungskonzept unter Betrachtung der aufbau- und ablauforganisatorischen Besonderheiten beim Thema Soziale Erhaltungssatzung und Berücksichtigung des Zweckentfremdungsverbots zu erarbeiten.

 

Zwischenzeitlich wurde der Projektzeitraum bis zum 19.04.2024 verlängert. Hintergrund waren u.a. weitere Verzögerungen in der Prozessphase 2 „Ist-Analyse“ auf Grund datenschutzrechtlicher Belange bei der Online-Umfrage und bei der Durchführung von Interviews.

 

Des Weiteren erforderte die Planung und Terminierung von Workshops ein zusätzliches Zeitkontingent bei den Mitarbeitenden im FB 39, um die folgenden 12 definierten Kernprozesse zu modellieren:

 

1. Soziale Wohnraumversorgung

Teilprozesse: Mietpreis- und Belegungsbindung, Wohnberechtigungsbescheinigung, Benennung

2. Wohnungsmarktanalyse
3. Soziale Erhaltungsatzung
4. Planung und Leistungsvollzug Kosten der Unterkunft (und Heizung) nach §35 SGB XII und § 22 SGB II
5. Unterbringung und Betreuung Geflüchteter

Teilprozesse:  Kapazitätsplanung, Sozialarbeit, Wohnungsverwaltung, Kostenerstattung,

   Gebührenerhebung

6. Flüchtlingskoordination
7. Wohngeldantragbewilligen bis zur Erstellung "Rechenlauf" Wohngeld
8. Prävention Wohnungsverlust

Teilprozesse: Sozialarbeit, Sachbearbeitung Darlehensvergabe sowie Verwaltung

9. Soziale Integration von Geflüchteten aus Gemeinschaftsunterkünften unter Berücksichtigung Einsatz Sozialarbeit
10. Aufstellung Mietspiegel
11. Antragsbearbeitung Wohnraumzweckentfremdung
12. Stadtteilarbeit

 

Die Ergebnisse der einzelnen Projektphasen werden im Abschlussbericht durch PD dargestellt.

 

Derzeit erfolgt eine Prüfung der Ergebnisse durch den FB 39 in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich 53 zur kurzfristigen, mittelfristigen bzw. langfristigen Umsetzungsplanung der Handlungsempfehlungen, um eine optimierte Aufbau- und Ablauforganisation mit dem neuen Aufgabenportfolio des FB 39 zu gewährleisten.

 

Das Umsetzungskonzept soll bis Ende Mai 2024 vorliegen, es kann der Stadtverordnetenversammlung in der nächsten Wahlperiode nach deren Konstituierung vorgestellt werden.