Beschlussvorlage - 24/SVV/0911

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

 

 

Der Oberbürgermeister wird beauftragt, den bisherigen zentralen Weihnachtsmarkt in der Potsdamer Innenstadt neu auszurichten.

1. Ziel der Neuausrichtung ist eine Steigerung der Attraktivität und Erlebnisqualität des Weihnachts­marktes. Inhaltliche Grundlage dafür bilden die Ergebnisse, Wünsche und Kritikpunkte aus dem Beteiligungsprozess von Bürger:innen und Gewerbetreibenden (Anlage 1: Ergebnisbericht).

 

2. Der zukünftige zentrale Potsdamer Weihnachtsmarkt soll auf dem Bassinplatz stattfinden (Anlage 2: Gebietskulisse).

 

3. Für die Betreibung des Weihnachtsmarktes 2025 ff. soll eine öffentliche Ausschreibung erfolgen. Ausschreibungsgegenstand ist eine Konzession mit einer Laufzeit von drei Jahren und eine Verlängerungsoption um maximal zwei weitere Jahre (Anlage 3: Vertragsentwurf | Konkretisierung erst nach Grundsatzbeschluss und Standortentscheidung möglich).

 

4. Alle zielgruppenspezifischen und fachlichen Anforderungen an den neuen Weihnachtsmarkt werden in der Leistungsbeschreibung (Anlage 4) definiert. Sie bildet die inhaltliche Grundlage für die Angebote und Konzepte der potenziellen Betreiber. Verpflichtende Leistungsanforderungen aus dem Beteiligungsprozess sind Barrierefreiheit sowie Eintrittsfreiheit.

 

5. Grundlage für die Auswahl geeigneter Anbieter bildet die Bewertungsmatrix (Anlage 5). Diese definiert die Kriterien zur Beurteilung der Veranstaltungskonzepte, der fachgerechten Veranstaltungsorganisation sowie zur Finanzierung.

 

6. Die Brandenburger Straße und die angrenzenden Einkaufsnebenstraßen sollen in ihrer Funktion als Einkaufs- und Flaniermeile gestärkt werden. Hierfür ist mit den Händlerver­einigungen und innerstädtischen Gewerbetreibenden ein korrespondierendes Konzept hinsichtlich Beleuchtung, Dekoration, Beteiligungsmöglichkeiten, Sonntagsöffnungs­zeiten u.a. zu erarbeiten.

Eine Unterrichtung der SVV zum Sachstand ist bis zum Juni 2025 vorzulegen.

 

7. Mit der Projektsteuerung für die künftigen Weihnachtsmärkte soll die städtische Tochtergesell­schaft PMSG mbH beauftragt werden. Hierfür sind Leistungsumfang und Voraussetzungen zu ermitteln. Eine Unterrichtung der SVV zum Sachstand ist bis zum Juni 2025 vorzulegen.

 

 

 

zu 1.)  Ziel der Neuausrichtung ist eine Steigerung der Attraktivität und Erlebnisqualität
des Weihnachtsmarktes

 

Mit ihrem Aufruf „Für einen anderen Weihnachtsmarkt“ wandten sich im Dezember 2023 insgesamt 253 Gewerbetreibende mit ihren Forderungen nach Änderungen und Verbesserungen des bestehenden Weihnachtsmarktes „Blauer Lichterglanz“ an die Öffentlichkeit. Diese Initiative wurde von der Stadtpolitik aufgegriffen und fand ihren Widerhall in den drei Anträgen:

• 23/SVV/1389 | Ein neuer Weihnachtsmarkt für die Innenstadt | B90/Grüne
• 24/SVV/0033 | Neuer Standort für den Weihnachtsmarkt Blauer Lichterglanz | Die aNDERE
• 24/SVV/0045 | Evaluierung des Weihnachtsmarkts | CDU

 

Diese Anträge waren Anlass, sich nicht nur mit den artikulierten Forderungen und Veränderungswünschen, sondern generell mit der Thematik Weihnachtsmarkt auseinander zu setzen. Ein erster Workshop des Oberbürgermeisters mit den Gewerbetreibenden dazu fand am 28. Januar 2024 statt. Im SBWL Ausschuss am 13. Februar 2023 wurde darauf durch die Verwaltung ein mehrstufiger Prozessvorschlag unterbreitet, der eine Ideen- und Lösungsfindung im Rahmen einer breiten Öffentlichkeitsbeteiligung zum Gegenstand hatte und durch die Stadtpolitik bestätigt wurde.

 

Dem folgend fand am 17.03.2024 ein Design Thinking Workshop mit Büger:innen, Anwohnenden und Gewerbetreibenden statt. Dessen Zielstellung war es, relevante Themen, Fragen, Kritikpunkte, Ideen und Vorschläge zu identifizieren. Aufbauend auf diesen Ergebnissen wurde eine breit angelegte und getrennte Befragung von Bürgerinnen und Anwohnenden einerseits, sowie von Gewerbetreibenden andererseits konzipiert und im Zeitraum vom 10.06. bis zum 07.07.2024 durchgeführt.

 

Dieses Beteiligungsangebot fand große Resonanz, was als ein Indiz für das große Interesse der Befragten an diesem Thema gewertet werden kann. Mehr als 7.100 Menschen haben an der Befragung teilgenommen. Im Ergebnis der quantitativen und qualitativen Auswertung steht die Erkenntnis: Bei allen Befragten gibt es einen gleichermaßen und großen Wunsch nach Veränderung.

 

Gegenstand und Ziel dieser Beschlussvorlage ist es, basierend auf den Befragungsergebnis­sen, einen Vorschlag für die Neuausrichtung des Weihnachtsmarktes zu unterbreiten, der gleichermaßen versucht, die Wünsche und Bedürfnisse der Besucherinnen und Anwohnenden, Gewerbetreibenden und der Politik zu berücksichtigen und einen neuen „Weihnachtsmarkt für Alle“ zu ermöglichen.

 

 

Zu 2.)  Begründung der Standortentscheidung

 

Im Ergebnis des o.g. Prozesses wurden die nachfolgenden drei Standortvarianten definiert und zur Bewertung in die Online-Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger sowie der innerstädtischen Gewerbetreibenden gegeben. Parallel wurden die Standorte einer weiteren fachlichen Prüfung unterzogen. Nachfolgend die Ergebnisse:

 

Kurzbeschreibung: Variante A – Brandenburger Straße (entzerrt)

Dieser Vorschlag ist dem bisherigen „Blauen Lichterglanz“ räumlich sehr ähnlich. Der Unterschied ist, dass die Anzahl der Verkaufsstände auf der Brandenburger Straße deutlich reduziert und vorrangig auf die Kreuzungsbereiche konzentriert werden.

 

1. Befragungsergebnis:

Sowohl die überwiegende Mehrheit der befragten Bürgerinnen und Bürger, als auch der befragten Gewerbetreibenden sind mit dem bisherigen Weihnachtsmarkt in der Brandenburger Straße nicht zufrieden. Wesentliche Kritikpunkte (zu eng / zu voll / zu lang) sind unter den gegebenen Bedingungen nicht auflösbar, dies gilt ebenso für die latenten Konflikte zwischen stationären und anlassbezogenen Anbietern auf der Brandenburger Straße (Schaufenster vs. Bude). Eine Auflockerung durch Verlagerungen in die Nebenstraßen verspricht hingegen nur eine sehr geringe Akzeptanz bei den Gewerbetreibenden der Nebenstraßen. Es besteht ein deutlicher Wunsch nach Veränderung. Aus Sicht der befragten Bürger:innen wäre dieser Standort daher nur die „zweite Wahl“. Die Gewerbetreibenden hingegen plädieren dennoch für eine Beibehaltung dieses Standortes. Die Befragungs­ergebnisse der Händlerschaft und der innerstädtischen Gewerbetreibenden fallen dabei jedoch sehr differenziert aus. Von einem einheitlichen Meinungsbild kann nicht ausgegangen werden.
 

Weitere Details zu den Befragungsergebnissen, siehe Anlage 1.

 

2. Rahmenbedingungen

Mit Blick auf die sicherheitsrelevanten Anforderungen von Feuerwehr, Polizei und Ordnungsbehörde ist die Brandenburger Straße als schwieriger Standort zu bewerten, da Anfahrts- und Rettungswege begrenzt und beengt sind und zugleich auf der Brandenburger Straße nur eine eingeschränkte Einsatz- und Handlungsfreiheit besteht. Bei einer Einbeziehung von Nebenstraßen würde sich diese Situation nach ersten Einschätzungen weiter verschärfen.

 

Eine Medienanbindung an Wasser, Abwasser, Strom und Starkstrom ist in der Brandenburger Straße möglich. Auf die bestehenden Anlagen und das Erfahrungswissen der Vergangenheit kann zurückgegriffen werden. Für eine Ausweitung des Weihnachtsmarktes in die Nebenstraßen wären neue Lösungsansätze (temporärer Anlagen) notwendig.

 

Die Anzahl der Verkaufsstände auf der Brandenburger Straße soll in dieser Variante deutlich reduziert werden und stattdessen eine Ausweitung in die Nebenstraßen erfolgen, so dass es im Vergleich zu den Vorjahren zu keiner Reduzierung der Verkaufsstände kommt.

Ausgehend von der Befragung der Gewerbetreibenden zeigt sich jedoch, dass diese Verlagerung insbesondere in den Nebenstraßen nachweislich sehr kritisch gesehen wird.

Sollte es infolge dessen zu einer Reduzierung der Gesamtanzahl an Verkaufsständen kommen, könnte dies u. U, eine wirtschaftlich tragfähige Gestaltung des Weihnachtsmarktes erschweren oder ggf. gänzlich ausschließen.

 

Mit dem Festhalten an der Einkaufsinnenstadt als Veranstaltungsraum für den Weihnachtsmarkt ist eine Begründbarkeit von verkaufsoffenen Sonntagen in der Gebietskulisse der Innenstadt darstellbar.

 

Der Weihnachtsmarkt auf der Brandenburger Straße erzeugt Nutzungskonflikte. Aus Sicht der Gewerbetreibenden ist dabei die verringerte Sichtbarkeit und Zugänglichkeit das zentrale Problem. Dagegen beklagen die Anwohnenden erhebliche Beeinträchtigungen ihres Lebensalltags. Bürgerinnen und Bürger hingegen kritisieren, dass die Nutzungen der Innenstadt für deren Kernzwecke, wie beispielsweise Einkäufe, Erledigungen oder Praxisbesuche, durch den Weihnachtsmarkt deutlich erschwert werden.

 

Die Parkraumsituation ist durch diverse Anforderungen sicherheitsbezogener Anfahrts- und Durch-wegungsbedarfe der Feuerwehr, Polizei und Ordnungsbehörde; logistische Anforderungen des Marktes, das Parken der Anwohnenden und die Lieferverkehre der Unternehmen in der Innenstadt gekennzeichnet. Die Länge des Weihnachtsmarktes führt hierbei zu diversen Konfliktsituationen, deren vollständige Auflösung nicht möglich ist.

 

Die geplante Sanierung der Brandenburger Straße wird in den nächsten Jahren keine oder nur eingeschränkte, durchgehende Nutzung als Weihnachtsmarkt ermöglichen.

 

Kurzbeschreibung: Variante B – Bassinplatz (zentral und kompakt)

Der neue zentrale Weihnachtsmarkt Potsdams würde große Teile des Bassinplatzes nutzen, die Peter-und-Paul-Kirche in seiner Mitte einrahmen und eine reale Marktsituation und Marktatmosphäre schaffen. Dieser Standort schafft zugleich eine gute Verbindung zwischen Einkaufsstraße und Holländischem Viertel.

 

1. Befragungsergebnis:

Diese Standortalternative findet eine deutliche Mehrheit bei den befragten Bürgerinnen und Bürger. Auch bei einem Großteil der inhabergeführten Einzelhandelsbetriebe und bei der Mehrzahl der Gewerbetreibenden aus den Neben- und Querstraßen gibt es eine Präferenz für diese Alternative. Bestehende Nutzungskonflikte zwischen stationären und temporären Angeboten sowie zwischen Anwohnern und Besuchern können bei dieser Variante deutlich minimiert oder aufgehoben werden. Mit dem Wandel von einem Weihnachtsmarkt auf einem langen Straßenzug hin zu einem Weihnachtsmarkt auf einem zentralen Platz entstehen vielfältige neue Möglichkeiten, dem manifesten Wunsch nach Veränderung Rechnung zu tragen.

 

Weitere Details zu den Befragungsergebnissen, siehe Anlage 1.

 

2. Rahmenbedingungen:

Aus Perspektive von Feuerwehr und Polizei bietet der Bassinplatz deutliche bessere Voraussetzungen zur Umsetzung und Gewährleistung der sicherheitsrelevanten Anforderungen.

 

Eine Medienanbindung an Wasser, Abwasser, Strom und Starkstrom ist über die Errichtung temporärer Anlagen prinzipiell realisierbar.

 

Die Größe der vorgesehenen Veranstaltungsfläche lässt ein wirtschaftlich tragfähiges Veranstaltungskonzept erwarten. Zudem gelingt mit dem Bassinplatz die Auflösung des inhärenten Konfliktes zwischen dem berechtigten Interesse eines potenziellen Betreibers nach möglichst vielen Verkaufsständen und den Anforderungen und Wünschen der innerstädtischen Händler und Gewerbetreibenden nach mehr Sichtbarkeit („keine Buden vor dem Schaufenster“).

 

Der Bassinplatz liegt in der zuletzt für das Jahr 2023 genehmigten Gebietskulisse der Sonderöffnungs­zeiten im Zusammenhang mit dem Weihnachtsmarkt. Unter dieser Maßgabe sollte ein Weihnachtsmarkt auf dem zentralen Bassinplatz die Begründbarkeit für Sonntagsöffnungen in der Gebietskulisse der Einkaufsinnenstadt prinzipiell ermöglichen. Inwieweit die Standortverlagerung dennoch Auswirkungen auf künftige Definitionen der Gebietskulisse hat, lässt sich nicht mit Sicherheit abschätzen. Alle Entscheidungen hierzu sind in den vergangenen Jahren durch Rechtsprechung erfolgt.
Im Rahmen des vorgeschlagenen Handlungskonzeptes für die Brandenburger Straße soll daher auch auf diese Thematik eingegangen werden, um ggf. begründungsrelevante und verstärkende Elemente, wie zusätzliche Events o.ä., zu thematisieren.

 

Mit dem Wochenmarkt auf der südlichen Seite des Bassinplatzes und den Touristenbus­stellplätzen auf der nördlichen Seite bestehen aktuell zwei gesicherte Nutzungen. Eine Weiterführung des Wochenmarktes mit seinen Kernsortimenten soll während der Zeit des Weihnachtsmarktes weiterhin auf Teilflächen oder in Randbereichen des Bassinplatzes gesichert werden. Für die temporär entfallenden Busstellplätze ist eine verträgliche Verlagerungslösung ebenfalls darstellbar.

 

Die Parkraumsituation wird erfordern, dass insbesondere in der Gutenbergstraße (im Bereich des Bassinplatzes) die vorhandenen Parkflächen exklusiv nur von den Händlern und Lieferanten des Weihnachtsmarktes genutzt werden können. Die Anwohnenden werden somit von einer temporären Reduzierung verfügbarer Parkflächen betroffen sein. Das betroffene Anwohnerparken wird für die Zeit des Weihnachtsmarktes für die Parkbereiche der gesamten Innenstadt geöffnet.

 

Die spezifischen Anforderungen der St. Peter und Paul Kirche, insbesondere in der Vorweihnachtszeit, sind durch den potenziellen Betreiber des Weihnachtsmarktes bei den Planungen und der Umsetzung umfassend zu berücksichtigen. Die Erwartungshaltung der Kirche ist die Sicherstellung eines stetigen und lösungsorientieren Kommunikations­prozesses mit dem Betreibenden des Weihnachtsmarktes.

 

Kurzbeschreibung: Variante C – Lustgarten, Alter und Neuer Markt (dezentral)

Diese Variante verlässt die historische Innenstadt und setzt sich aus drei Plätzen zusammen. Der zentrale Potsdamer Weihnachtsmarkt würde sich in dieser Variante auf dem Lustgarten befinden, ergänzt durch kleinere Märkte auf dem Alten Markt vor der Nikolaikirche und auf dem Neuen Markt.

 

Befragungsergebnis:

Im Ergebnis der Beteiligung kann festgestellt werden, dass die Standortvariante „Lustgarten, Alter Markt und Neuer Markt“ weder von den Bürgerinnen und Bürgern noch von den Gewerbetreibenden befürwortet wird. Die fachliche Betrachtung macht einen Ausstrahleffekt des Marktes an diesem Standort in die Innenstadt fraglich, sodass voraussichtlich auch keine Begründbarkeit einer Sonntagsöffnung möglich wäre. Dieser Standortvorschlag wird daher für die Umsetzung eines neuen zentralen Potsdamer Weihnachtsmarktes ausgeschlossen.

 

Weitere Details zu den Befragungsergebnissen, siehe Anlage 1.

 

Votum der Verwaltung:

Die Verwaltung empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung die Verlagerung des zentralen Potsdamer Weihnachts­marktes auf den Bassinplatz in der vorgeschlagenen Raumkulisse gemäß Anlage 2.

 

Dies erfolgt in Anerkennung des deutlichen Veränderungswunsches der Bürgerinnen und Bürger, als auch von Teilen der innerstädtischen Gewerbetreibenden. Dies Variante hat die größtmögliche Veränderungs­wirkung, bietet neue Gestaltungsmöglichkeiten und ermöglicht die Auflösung bestehender Nutzungskonflikte.

 

Durch ein gemeinsam zu erarbeitendes, flankierendes Handlungskonzept für die Brandenburger Straße / Einkaufsinnenstadt sollen mögliche negative Auswirkungen der Standortverlagerung für Handel, Gastronomie und Gewerbe nicht nur vermieden werden, sondern vielmehr die Funktion als Einkaufs- und Flaniermeile gestärkt werden.

 

Im Ergebnis der standortbezogenen Vorprüfungen ist festzustellen, dass die Umsetzbarkeit eines Weihnachts­marktes auf dem Bassinplatz prinzipiell möglich ist und keine generellen Ausschlussfaktoren dem Vorschlag entgegenstehen. Speziell für die Teilflächen C und D müssen nach einem Grundsatzbeschluss jedoch noch Möglichkeiten, Grenzen und Restriktionen der Nutzung konkretisiert werden.

 

 

Zu 3) Ausschreibung als Dienstleistungskonzession

 

Die LHP sieht die Ausschreibung einer Dienstleistungs­konzession zur wirtschaftlichen Nutzung des Bassinplatzes durch einen privaten, kommerziellen Betreibenden vor, um dort den zukünftigen zentralen Weihnachtsmarkt der Stadt zu planen und umzusetzen. Im Rahmen einer Konzession wird dem Privaten dabei die zeitlich befristete wirtschaftliche Nutzung eines festgelegten Teils des öffentlichen Raums unter eigenem Verlustrisiko gestattet.

 

Die Laufzeit der Konzession soll die Jahre 2025, 2026 und 2027 umfassen und zusätzlich die Option einer Verlängerung für die Jahre 2028 und 2029 ermöglichen. Eine mindestens dreijährige Laufzeit wird hinsichtlich Planungssicherheit sowie der Refinanzierung notwendiger Investitionen des zukünftigen Betreibenden als wichtig erachtet und bewegt sich im kommunalen Vergleich im unteren Bereich der durchschnittlichen Laufzeiten von Konzessionsvergaben für die Umsetzung von Weihnachtsmärkten.

 

Im Rahmen dieses rechtlichen Konstruktes verbleibt die LHP in der Rolle der Veranstalterin des Weihnachtsmarktes. Der Konzessionsnehmende übernimmt die Funktion des Betreibenden. Der Konzessionsvertrag (Anlage 3) überträgt dabei das wirtschaftliche Risiko der Durchführung der gesamten Veranstaltung vollständig auf den Konzessionsnehmenden. Aus der Funktion als Veranstalterin können für die Landeshauptstadt Potsdam jedoch erhöhte Verantwortlichkeiten und damit verbundene Arbeitsaufwendungen resultieren.

 

Die LHP wird über die Anforderungen und Festlegungen der Leistungsbeschreibung, die spezifischen konzessionsvertraglichen Regelungen und die geforderte stetige Beteiligung der Fachverwaltungen ihre Steuerung bei der Planung und Umsetzung des Weihnachtsmarktes gegenüber dem Betreibenden ausüben. Zudem bleibt der fachliche Einfluss über die weiterhin erforderlichen Genehmigungen gewahrt.

 

Die Leistungsbeschreibung mit allen Anforderungen und Festlegungen und das bezuschlagte Angebot, das die entsprechenden Lösungs- und Umsetzungsvorschläge abbildet, werden bindende Bestandteile des Konzessionsvertrages.

 

 

 

zu 4) Leistungsbeschreibung | Anforderungskonzept Weihnachtsmarkt

 

Die im Beteiligungsprozess eingebrachten Erwartungen und Wünsche der Bürgerinnen und Bürger sowie der innerstädtischen Gewerbetreibenden werden im Rahmen der Leistungsbeschreibung (Anlage 4) aufgegriffen und in konkrete Anforderungen oder Festlegungen überführt. Parallel dazu erfolgte die inhaltliche Zusammenführung mit den fachlichen und rechtlichen Anforderungen an eine Großveranstaltung aus Perspektive der verantwortlichen Fachverwaltungen.

 

Der vorliegende Entwurf der Leistungsbeschreibung bildet die wesentlichen Regelungsinhalte und generellen Eckdaten der vorgesehenen Ausschreibung ab. Gleichwohl sind verschiedene Frage­stellungen und Regelungsbedarfe eng mit dem tatsächlichen Veranstaltungsort verbunden und können im Rahmen eines Entwurfs nicht vorweggenommen werden. Eine Konkretisierung dieser Punkte erfolgt nach einer Standortentscheidung.

 

Die Leistungsbeschreibung untergliedert sich in die Anforderungen an das inhaltliche Konzept, die Anforderungen an das Organisations- und Umsetzungsfachkonzept und das Finanzierungskonzept. Die drei Anforderungsebenen sind im Rahmen eines Angebots durch den potenziellen Betreiber in konkrete Lösungs- und Umsetzungsvorschlägen zu überführen und diese nachvollziehbar und bewertbar darzulegen.

 

Inhaltliches Anforderungskonzept

Das inhaltliche Anforderungskonzept basiert maßgeblich auf den Ergebnissen des vorausgegangenen Beteiligungsprozesses und bildet die Anforderungen an die Gestaltung des Gesamtmarktes sowie der Verkaufsstände, das erforderliche Beleuchtungskonzept sowie Ausführungen zur vorgesehenen Aufenthaltsqualität ab.

 

Die Sortimente und Angebotsgruppen sollen zukünftig stärker gesteuert und qualitativ reguliert werden. Hierzu werden zulässige Angebotsgruppen (AG 1 – 7) definiert und in ihrer Angebotshäufigkeit quotiert. Die Quotierung basiert auf den Ergebnissen der Befragungen und dem Abgleich mit entsprechenden Umsetzungen anderer Städte. Darüber hinaus werden bestimmte Angebotsgruppen vollständig ausgeschlossen.

 

Neben den Verkaufsständen wird das Rahmenprogramm über die Anforderung an ein verpflichtendes kostenfreies Bühnen- oder Kulturprogramm sowie Beteiligungsangebote, insbesondere für Kinder, adressiert. Weitere Ideen für Angebote, Aktionen und Events können in der Angebotsphase durch den potenziellen Betreiber eingebracht und in der Angebotsbewertung positiv berücksichtigt werden.

 

Dem klaren Wunsch nach einer Stärkung nicht kommerzieller Angebote wird im Rahmen der Präsentationsmöglichkeiten von Vereinen und Organisationen in eigenen Verkaufsständen sowie in der Anforderung an eine Einbindung in das öffentlich zugängliche und kostenfreie Rahmenprogramm aufgegriffen. Explizit können zusätzliche kindgerechte Angebotsideen durch den potenziellen Betreibenden eingebracht werden und auch diese werden positiv in der Wertung der Angebote berücksichtigt.

 

Der Wunsch der Besuchenden nach Ruhebereichen und zusätzlichen Sitzgelegenheiten wird in der Leistungsbeschreibung an verschiedenen Punkten aufgegriffen und zum Ausdruck gebracht. Mit Blick auf den Bassinplatz würde sich hierfür die Zusatzfläche C anbieten (siehe Anlage 2). Möglichkeiten einer entsprechenden Nutzung müssen im Nachgang einer Standortentscheidung geprüft werden.

 

Organisations- und Umsetzungskonzept

Den zweiten Kernbaustein der Leistungsbeschreibung bilden die Anforderungen an das Organisations- und Umsetzungsfachkonzept. Hierzu werden die gesamten Handlungsfelder Sauberkeit, Reinigung, Sanitäranlagen, Ver- und Entsorgung, Winterdienst und Nachhaltigkeit der Gesamtveranstaltung sowie Sicherheit, Rettungswege- und Verkehrskonzept, Barrierefreiheit und Akustik abgebildet. An diesem Punkt bleibt einschränkend darauf hinzuweisen, dass nahezu das gesamte Spektrum der Handlungs­felder standortscharf zu konkretisieren ist und dies mit vorliegender Standortentscheidung umgehend im Rahmen der verwaltungsinternen Abstimmung erfolgen muss.

Über die Anforderungen der Leistungsbeschreibung hinaus sind erforderliche Fachgenehmigungen durch den Betreiber einzuholen.

 

Die zentralen Regelungsbedarfe sind in den Anforderungen und Vorgaben der Handlungsfelder Sicherheit und Rettungswege, verkehrliche und logistische Steuerung, Ver- und Entsorgung sowie Reinigung und Sanitäranlagen zu sehen.

 

Ein besonderer Fokus wird auf das Handlungsfeld der barrierefreien Ausgestaltung des Weihnachtsmarktes gelegt. Entsprechende Anforderungen finden sich an verschiedenen Stellen der Leistungsbeschreibung, so z.B. bei der Durchwegung des Veranstaltungsraumes, in der Gestaltung der Sicherheits- und Absperranlagen, den Sanitäranlagen sowie bei der Ausgestaltung von Sitzbereichen mit unterschiedlichen Sitzhöhen. Das Handlungsfeld wird ebenfalls in der Wertung der Angebote gesondert beachtet.

 

Um die Einflussmöglichkeit der LHP auf die Planungen und Umsetzungen des Weihnachtsmarktes zu wahren, werden zwei Beteiligungsformen vorgesehen. Dabei wird zum einen der Aufbau einer verwaltungs­internen Arbeitsgruppe zum Weihnachtsmarkt mit Einbindung der relevanten Fachverwaltungen vorgesehen, die die Steuerungsfunktion der LHP als Veranstalterin gegenüber dem Betreibenden ausüben soll. Die Potsdamer Marketing- und Tourismusservice GmbH (PMSG) hingegen soll die operative Projektsteuerung übernehmen. Die Gesamtkoordination erfolgt über den Bereich Wirtschaftsförderung.

 

Darüber hinaus soll ein veranstaltungsbegleitendes Beteiligungsformat umgesetzt werden, dass die relevanten und interessierten Stakeholdergruppen einbindet und es fortlaufend ermöglichen soll, Verbesserungswünsche und Ideen in die Planung und Umsetzung des jeweils anstehenden Weihnachts­marktes einzubringen. Der Betreiber wird verpflichtet, sich auch in diesen Prozess aktiv einzubringen und mit zu gestalten.

 

 

 

Finanzierungskonzept

Mit dem Finanzierungskonzept wird die Abgabe eines Angebots zum Erwerb der Konzession erwartet. Es wird die Festlegung eines Mindestgebotes in Höhe von 5.000 – 10.000 EUR vorgeschlagen. Dieses Mindestgebot kann im Rahmen der Angebotseinreichung übertroffen werden und wirkt sich dann entsprechend auf die Wertung der Angebote aus.

 

Die Festlegung des Mindestgebotes der Konzessionsabgabe ist mit Zurückhaltung gesetzt worden. Für einen potenziellen Betreibenden besteht einerseits das wirtschaftliche Risiko eines neuen Marktes, verbunden mit nicht unerheblichen Ausgaben für erforderliche Erstinvestitionsmaßnahmen. Anderseits entstehen weitere Kosten, insbesondere aufgrund der erforderlichen Gebühren der Sondernutzungen der Veranstaltungsflächen sowie aufgrund des umfangreichen Anforderungskatalogs der LHP im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens. Hier besteht das Spannungsfeld zwischen der vollständigen Aufgabenübertragung der LHP an den Betreiber und den damit verbundenen Kosten und der Notwendigkeit eines Betreibenden, eine wirtschaftlich tragfähige Umsetzung zu gewährleisten. Ist dies aus Sicht interessierter Bieter kalkulatorisch nicht möglich, werden keine Angebote für die Ausschreibung eingehen.

 

 

 

zu 5.) Vorschlag zur Bewertung eingehender Angebote

 

Zur Bewertung der eingereichten Angebote, auf Basis der Leistungsbeschreibung, ist der Anlage 5 der Entwurf einer Bewertungsmatrix beigefügt. In die Wertung fließen demnach das Veranstaltungskonzept mit einer Gewichtung von 45%, das Organisations- und Umsetzungsfachkonzept mit einer Gewichtung von 40% und das Finanzierungskonzept mit einer Gewichtung von 15% ein. Die einzelnen Bewertungskriterien und deren anteilige Gewichtungen sind in der o.g. Anlage zu entnehmen.

 

Die Bewertung der Angebote soll im Rahmen der zu konstituierenden verwaltungsinternen Arbeits­gruppe zum Weihnachtsmarkt erfolgen. Zur Bewertung des Organisations- und Umsetzungskonzeptes wird die Expertise der jeweilig verantwortlichen Fachverwaltungen abgerufen.

 

Optional könnte das Vergabeverfahren auch die Option einer Verhandlung mit den zwei bestbewerteten Anbietern beinhalten, sodass die eingereichten Angebote nochmals präzisiert werden könnten. Diese Option wäre aus fachlicher und inhaltlicher Sicht sinnvoll und empfehlenswert, aber mit Blick auf die zeitliche Zielstellung 2025 mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht realisierbar.

 

 

 

Zu 6.) Handlungskonzept zur Vorweihnachtszeit in der Brandenburger Straße

 

Mit Blick auf die vorgeschlagene Verlagerung des zentralen Potsdamer Weihnachtsmarktes auf den Bassinplatz tritt zeitgleich die Frage nach dem Umgang mit der Brandenburger Straße sowie den Einkaufsnebenstraßen während der Vorweihnachtszeit auf. Hierzu wird die Wirtschaftsförderung mit den Händlervereinigungen und interessierten innerstädtischen Gewerbetreibenden in den Austausch treten und strebt die Erarbeitung eines gemeinsamen Handlungskonzepts für die Vorweihnachtszeit an.

 

Diese Verständigung soll dabei die verschiedenen Interessenlagen zu Nutzungswünschen vor den Geschäften, einer weihnachtlichen Beleuchtung und Dekoration sowie die positiven Rückmeldung zu finanziellen Beteiligungen im Rahmen der Befragung der Gewerbetreibenden thematisieren. Wesentliche weitere Themenfelder werden in der Eruierung möglicher gebündelter Aktivitäten und Maßnahmen in der Einkaufsinnenstadt, das Zusammenspiel der Einkaufsinnenstadt mit dem Weihnachtsmarkt sowie die Schaffung von Voraussetzungen für Sonntagsöffnungszeiten zu sehen sein. Gleichzeitig sollen die zusätzlichen Handlungsmöglichkeiten im Rahmen des Modellprojektes „Autoarme Innenstadt“ aktiv in das Konzept einbezogen werden.

 

Eine Berichterstattung gegenüber der SVV ist für Juni 2025 vorgesehen.

 

 

 

Zu 7.) Prüfauftrag: Projektsteuerung und –koordination über PMSG GmbH

 

Die Komplexität der Neuausrichtung und Umsetzung des Weihnachtsmarktes erfordert eine zentrale Projektsteuerung und –koordination. Als Träger dieser Aufgabe bietet sich die städtische Tochtergesell­schaft PMSG an. Diese könnte somit Erfahrungen in der Umsetzung von Großveranstaltungen sammeln und aufbauen und zugleich mit der Verantwortlichkeit für das städtische und touristische Marketing der LHP verbinden. Die zentrale Projektsteuerung und –koordination soll im engen Zusammenspiel mit der Wirtschaftsförderung als verwaltungsintern federführender Bereich erfolgen.

 

Im Rahmen des Prüfauftrages sind Leistungsumfang, Voraussetzungen und Kosten sowie Modalitäten der Beauftragung zu ermitteln und gegenüber der SVV bis Juni 2025 zu berichten.

 

 

 

Zeitliche Friktion der Beschlussfassung

 

Eine erfolgreiche Planung und Umsetzung einer Großveranstaltung setzt in der Regel eine umfangreiche Phase der Vorbereitung voraus. Bei Weihnachtsmärkten kann von Vorlaufzeiten von etwa einem Jahr ausgegangen werden, wobei ab April die Planungen meist deutlich intensiviert werden. Der Erfolg einer entsprechenden Veranstaltung ist maßgeblich von einer ausreichenden Vorlaufphase abhängig.

 

Mit der ambitionierten Zielsetzung der SVV, einen neuen Potsdamer Weihnachts­marktes möglichst schon zum Jahresende 2025 zu realisieren, ergibt sich eine nicht unerhebliche zeitliche Einschränkung für potenziell interessierte Betreibende. Die aktuelle Zeitschiene baut auf einem Grundsatzbeschluss der SVV im November 2024 auf, um im direkten Anschluss auf Basis der getroffenen Standortentscheidung die Leistungsbeschreibung konkretisieren zu können.

 

Die vierwöchige Veröffentlichung der Ausschreibung ist nach dem Jahreswechsel 2024/2025 voraussichtlich Mitte Januar 2025 vorgesehen. Anschließend erfolgt die Wertung der Angebote und im Idealablauf eine Zuschlagserteilung im März 2025. Sollte die Verhandlungsoption gewählt werden, wäre ein Zuschlag voraussichtlich erst im Mai 2025 realistisch.

 

Sollte es im November 2024 zu keinem Grundsatzbeschluss kommen und / oder zeitlich eine Zuschlagserteilung nicht im März 2025 möglich sein, entstünden Zeitverzögerungen, die eine erfolgreiche Zuschlagserteilung zum Weihnachtsmarkt 2025 ausschließen lassen.