Neue Fassung - 24/SVV/0688-01

Bei der Förderung der Freizügigkeit von EU-Bürgerinnen und -Bürger kommt es auf die Kommunen der EU-Staaten an. Es kommt oft vor, dass Bürgerinnen und Bürger, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat leben, den dortigen Behörden bestimmte öffentliche Urkunden vorzeigen müssen – z.B. eine Geburtsurkunde für eine Heirat oder eine Bescheinigung über die Vorstrafenfreiheit bei einer Jobbewerbung. Die Verordnung über öffentliche Urkunden (Verordnung 2016/1191) gilt seit dem 16. Februar 2019 und soll den Verwaltungsaufwand und die Kosten für EU-Bürgerinnen und -Bürger senken, wenn man in einem EU-Staat eine Urkunde aus einem anderen EU-Staat vorlegen muss. Früher mussten solche Urkunden oft mit einem Beweis für ihre Echtheit (der sogenannten Apostille) versehen werden. Häufig wurden zusätzlich eine beglaubigte Kopie und eine Übersetzung der Urkunde gefordert. Die Verordnung setzt solchen bürokratischen Verfahren jetzt ein Ende.

 

Die EU-Verordnung vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union muss auch in der Stadtverwaltung der LHP umgesetzt werden.

 

Öffentliche Urkunden (wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, notarielle Urkunden, Gerichtsurteile, u.a.) und beglaubigte Kopien, die von den Behörden eines EU-Mitgliedstaats ausgestellt worden sind, sollen in allen Bereichen der Potsdamer Stadtverwaltung auch ohne das Erfordernis eines Echtheitsstempels (d.h. der Apostille) anerkannt werden.

 

Die Pflicht, zusätzlich zu der Originalurkunde eine beglaubigte Kopie vorzulegen, soll auf Grundlage der Verordnung 2016/1191 abgeschafft werden. Gestattet ein EU-Mitgliedstaat die Vorlage einer beglaubigten Kopie anstelle des Originals, so muss die Stadtverwaltung eine beglaubigte Kopie akzeptieren, die in dem EU-Mitgliedstaat ausgefertigt wurde, in dem die öffentliche Urkunde ausgestellt wurde.

 

Ist die öffentliche Urkunde eines EU-Staates nicht in deutscher Sprache abgefasst, kann von den ausstellenden Behörden ein mehrsprachiges Formular ausgestellt werden, welches der öffentlichen Urkunde beigefügt werden kann. Eine Übersetzung ist dann nicht mehr erforderlich. Wird eine öffentliche Urkunde zusammen mit einem mehrsprachigen Formular vorgelegt, darf die Potsdamer Behörde, die diese Urkunde entgegennimmt, eine Übersetzung nur in Ausnahmefällen verlangen.

 

Die Umsetzung dieser Maßnahme wird auch Menschen mit Migrationshintergrund besser unterstützen, da Dokumente nun routinemäßig in universelleren Sprachen, wie zum Beispiel Englisch, ausgestellt werden können. Dies wird ihnen helfen, die Dokumente besser zu verstehen und sich einfacher in Europa und darüber hinaus zu bewegen, falls sie Potsdam wieder verlassen müssen. Darüber hinaus wird die Entbürokratisierung des Umgangs mit Dokumenten anderer EU-Mitgliedsstaaten die Landeshauptstadt Potsdam als internationalen Forschungsstandort stärken. Die Ausstellung mehrsprachiger Formulare, die den öffentlichen Urkunden beigefügt sind, wird den hier lebenden Menschen größere Freizügigkeit über die Grenzen der Europäischen Union hinaus ermöglichen.

Bei der Behandlung des Antrages 24/SVV/0688 hat der Oberbürgermeister dargelegt, dass im Potsdamer Bürgerservice bereits jetzt auf Wunsch der Antragstellenden die Ausstellung eines mehrsprachigen Begleitformulars zu Dokumenten und Urkunden erfolgt.

Diese Klarstellung nimmt die neue Antragsfassung auf. Der Auftrag an den Oberbürgermeister wird so präzisiert, dass die Anfertigung eines mehrsprachigen Formulars als Begleitdokument zu den öffentlichen Urkunden künftig proaktiv im Antragsverfahren angeboten werden soll (online wie analog).

Dies minimiert auch die Wartezeiten bei den Terminen im Bürgerservice. Wenn bereits bei der Terminvergabe abgefragt wird, ob ein mehrsprachiges Begleitformular benötigt wird, kann dieses bereits vorab erstellt werden, um es beim Termin auszugeben.