Mitteilungsvorlage - 24/SVV/1107

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

 

Stand zu ausgewählten aktuellen Digitalisierungsprojekten (Stand 09/2024) aus den Teilbereichen IT-Strategie und IT-Infrastruktur der Landeshauptstadt Potsdam.

 

Der Oberbürgermeister wurde mit Beschluss zur DS Nr.: 20/SVV/1383 beauftragt, eine Übersicht der verwaltungsweit zum Einsatz kommenden Projekte mit digitaler Unterstützung darzustellen und im Rahmen einer regelmäßigen Fortschreibung zwei Mal jährlich in der Stadtverordnetenversammlung einen Bericht zu erstatten.

 

 

IT-Strategie

IT-Strategie Projekt

Im IT-Strategie Projekt (vgl. 23/SVV/0025 und 24/SVV/0327) konnten weitere Meilensteine erreicht werden. Der Schwerpunkt liegt aktuell auf der Feinplanung der zukünftigen Fertigungstiefe im Fachbereich E-Government (FB 54). Hier wurden in den letzten Monaten verschiedene Szenarien analysiert. Dabei wurde der IT-Support für die LHP als ein mögliches Feld für das Outtasking von Teilaufgaben identifiziert und in diesem Kontext als „Teilprojekt IT-Support“ initiiert. Übergeordnetes Ziel des Teilprojektes ist die Erstellung eines Konzepts für eine effiziente und strategische Ausrichtung des IT-Supports in der LHP. Hier wurde bereits ein Sollprozess für den künftigen IT-Support für die LHP entwickelt und die grobe Zeitplanung abgeschlossen. Ein Zielbild für eine Neustrukturierung des IT-Supports LHP ist entwickelt. Derzeit befindet sich das Teilprpjekt im Arbeitspaket „Markterkundung“, in dem potentielle strategische Partner gefunden werden sollen. Anschließend beginnen die ersten Vorbereitungen für die Vergabe.

 

Parallel dazu untersucht das „Teilprojekt Vertrags- und Lizenzmanagement“ mögliche Optimierungen im IT-Vertrags- und Lizenzwesen. Erste Schritte, wie die Best-Practice-Recherche und Experteninterviews, sind abgeschlossen. Derzeit werden die Identifikation von Herausforderungen und die Entwicklung eines Zielbildes fortgeführt.

 

 

 

IT-Beschaffungen für die Potsdamer Verwaltung und Schulen

 

Bei den IT-Beschaffungen konnte ein bedeutender Fortschritt erzielt werden. Der Rollout von Präsentationstechnik in 47 Potsdamer Schulen ist abgeschlossen und beläuft sich auf ein Volumen von über 8 Mio. Euro. Weiterhin wurde IT-Ausstattung für vier in Aufwuchs befindliche Schulen im Umfang von über 80.000 Euro beschafft.

 

Im Jahr 2024 wurden insgesamt 81 Beschaffungsvorgänge mit einem Gesamtvolumen von mehr als 6 Mio. Euro abgeschlossen.

 

Im Rahmen der IT-Strategie, ist ein weiterer wichtiger Meilenstein für die Beschaffung von IT-Infrastrukturkomponenten gelungen. So nutzt die LHP nun strukturiert im Rahmen des Inhouse-Verfahrens ihren Partner ProVitako e.G., Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der öffentlichen IT-Dienstleister in Deutschland, für ihre Beschaffungen im Bereich der IT-Infrastruktur. Die LHP ist direktes Mitglied der ProVitako und reiht sich damit ein in vergleichbare Kommunen, wie Bochum oder Nürnberg, die diese Partnerschaft ebenfalls aktiv nutzen. Konkret hat die LHP bereits die Beschaffung neuer Server über die ProVitako realisiert.

 

IT-Demandmanagement

 

Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) hat einen Prozess für ein IT-Demandmanagement entwickelt, welcher seit dem 02.09.2024 aktiv ist. Das IT-Demandmanagement stellt einen strukturierten und transparenten Prozess zur Deckung der IT und Digitalisierungsvorhaben der Landeshauptstadt Potsdam sicher. Ziel ist es, durch die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder eine solide Planungs- und Steuerungsgrundlage für die gesamte LHP zu schaffen.

 

 

IT-Infrastruktur

 

Breitband Schulen

 

In 48 Potsdamer Schulen wurde ein Breitbandanschluss implementiert, von denen 44 Anschlüsse bereits in Betrieb genommen werden konnten.

 

Fachverfahren

 

Der Fachbereich 54 arbeitet strukturiert und sukzessive an der Überführung aller Fachverfahren in die sogenannte Citrix-Umgebung. Diese ist die Voraussetzung dafür, dass Fachverfahren im mobilen Arbeiten mit dem Zugang über VPN (geschützte verschlüsselte Internetverbindung) genutzt werden können. Die notwendige Priorisierung der jeweiligen Fachverfahren erfolgt in Abstimmung mit den betroffenen Organisationseinheiten der LHP. Nach Prüfung der Lizenzbedingungen werden die Fachverfahren sukzessive in die Citrix-Umgebung migriert.

 

Serveraustausch

 

Die in der LHP eingesetzten Fujitsu Server haben ab dem 01.01.2025 keinen technischen Support mehr. Eine Leistungsbeschreibung für die neuen Server und deren Komponenten wurde erstellt, eine Produktauswahl getroffen und wie unter Beschaffungen bereits erwähnt über die ProVitako eine Bestellung ausgelöst. Die Lieferung ist bereits erfolgt, derzeit finden die notwendigen IT-technischen Vorarbeiten statt, bevor sukzessive der Ein- und Umbau der neuen Server erfolgen kann.

 

Die in den Bereichen erzielten Fortschritte sind weitere Meilensteine für die kontinuierliche Digitalisierung der Verwaltung und den gezielten Ausbau der IT-Infrastruktur in Potsdam.