Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

 

Dritter Zwischenbericht zur Umsetzung der Empfehlungen des „Battis-Berichtes“

 

1.   Organisatorische Umsetzung

1.1.    Räumliche Zusammenlegung der Fachbehörden    

 

Wie bereits berichtet  ist der Umzug der Unteren Denkmalschutzbehörde (UDSB)  in das Haus 1 zum 01.09.2007 erfolgreich abgeschlossen und die  Kommunikation innerhalb des Fachbereiches Stadterneuerung und Denkmalpflege sowie gegenüber den anderen Fachbereichen im Geschäftsbereich 4 aber auch gegenüber dem Geschäftsbereich 3  hat sich dadurch spürbar erleichtert bzw. verbessert.

 

Dadurch ist nunmehr die angestrebte weitere Konzentration der im Baugenehmigungsverfahren zu beteiligenden Fachbehörden im Haus 1 erfolgt.

 

 

 

1.2.     Laufende Fortbildung der Mitarbeiter im allgemeinen und besonderen

           Verwaltungsrecht

 

Das erstellte Schulungsprogramm wird derzeit gemeinsam mit den Beteiligten des Optimierungsprozesses in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der betroffenen Bereiche im GB 4 und GB 3 weiter entwickelt. Bisher umfasst das Schulungsprogramm Themen des allgemeinen Verwaltungsrechts (wie z. B. Verwaltungsverfahrensrecht, Akteneinsichtsrecht usw.) bzw. des besonderen Verwaltungsrechts (wie z. B. Planungsrecht einschließlich Recht, besonderes Städtebaurecht, Bauordnungsrecht etc.).  Die Schulungen werden als Inhouse-Veranstaltungen fachbereichs- und geschäftsbereichsübergreifend erfolgen. Die erste Veranstaltung ist erfolgreich am 24.9.2007 als Workshop zum Thema „Verwaltungsverfahrensgesetz“ durchgeführt worden.

 

1.3.            Qualitätsmanagement Bauverwaltung

 

Im Rahmen des Projekts „Qualitätsmanagement Bauverwaltung“ wurden der erste Führungskräfteworkshop und die Interviews mit den Mitarbeitern der Unteren Naturschutzbehörde, der Unteren Denkmalschutzbehörde, der Unteren Bauaufsichtsbehörde, der Bereich Planungsrecht und des Bereiches Stadterneuerung durchgeführt und ausgewertet. Ferner wurden zwischenzeitlich im Rahmen eines weiteren Führungskräfteworkshops am 04.09.2007 anhand der vorgenannten Auswertung zu den 6 übergeordneten Zielen (Z.) 

 

 

Z. 1   Service- und lösungsorientierte Bauverwaltung

Z. 2   Hohe Qualität der Arbeitsergebnisse

Z. 3   Reibungsarme Abstimmungs- und Genehmigungsverfahren

Z. 4   Ausgeprägte Führungskompetenzen auf alle Leitungsebenen

Z. 5   Kooperation von Bauverwaltung und Kommunalpolitik

Z. 6   Aktive Öffentlichkeitsarbeit

 

Vereinbarungen zu Sofortmaßnahmen und zum weiteren Vorgehen im Prozessplan definiert und getroffen. Zu den weiteren Einzelheiten wird  auf den als Anlage 1 beigefügten Prozessplan verwiesen.  

                                                                                                                                 

In Weiterführung der Organisationsgestaltung wurde am 01.10.2007  ein Workshop zur Umsetzung der Prozessplan-Empfehlungen mit Führungskräften und Mitarbeitern durchgeführt. Die Umsetzung der Empfehlungen steht aktuell im Mittelpunkt der Organisationsgestaltung.

 

 

1.4.    Personalwirtschaftliche Maßnahmen für die Untere Denkmalschutzbehörde

 

Im Bereich der Unteren Denkmalschutzbehörde wird eine zusätzliche Sachbearbeiterstelle „denkmalpflegerisches Steuerwesen“ für die Bearbeitung von Steuerbescheinigungen (ab 2008) geschaffen. Durch die neue Sachbearbeiterstelle werden die Durchlaufzeiten der Anträge wesentlich verkürzt. Weitere Möglichkeiten zum Abbau der vorliegenden Anträge werden aktuell geprüft.

 

1.5.    Einrichtung einer Clearingstelle

 

Das Konzept für die Einrichtung einer Clearingstelle in der Geschäftsstelle Stadtentwicklung und Bauen  wird am 17. Oktober 2007 im Rahmen eines Workshops mit den Mitarbeitern der  betroffenen Bereiche  und den Führungskräften geschäftsbereichsübergreifend (GB 4, GB 3 und GB 1) abgestimmt. Die Verfahrensstruktur wird anschließend in enger Zusammenarbeit mit der Mitarbeiterschaft entwickelt, damit diese praktikabel und von nachvollziehbarem Nutzen für Bürger und Verwaltung ist. Eine begleitete, zeitlich begrenzte Erprobungsphase der Clearingstelle von Dezember 07 – März 08 ist fester Bestandteil des Qualitätsmanagements Bauverwaltung.

 

 

Die Clearingstelle ist im Rahmen des Beschwerdemanagements grundsätzlich  unabhängige Anlaufstelle für Antragsteller und beschwerte Dritte (z. B. Nachbarn von Bauvorhaben) deren Beschwerde sich auf entscheidungsreife (d.h. die betreffenden Bereiche sollten ihre Voten im Verfahren bereits abgegeben haben) bzw. beschiedene Anträge bezieht,

 

·         die die Erteilung einer Baugenehmigung (denkmalrechtliche Erlaubnis, Fällgenehmigung, sanierungsrechtliche Genehmigung, Abweichungen nach der BbgBO, Befreiungen und Ausnahmen von den Festsetzungen eines Bebauungsplanes eingeschlossen) betreffen oder

 

·         die baugenehmigungsfrei sind, aber für deren Realisierung andere Genehmigungen erforderlich sind  oder   

 

·         die die Erhebung von Straßenausbau- und Erschließungsbeiträgen betreffen

 

und die somit unmittelbar oder mittelbar in einem Zusammenhang mit dem Thema „Bauen“ stehen.

 

Nach Eintritt der Entscheidungsreife kann die Clearingstelle jederzeit angerufen werden. Im Falle von parallel laufenden Widerspruchs- oder Klageverfahren ist die Voraussetzung für die Einleitung des Clearingverfahrens, dass durch den  Beschwerdeführer  das anhängige Widerspruchsverfahren zum Ruhen gebracht  bzw. im Klageverfahren, dem Gericht der außergerichtlichen Einigungsversuch angezeigt wird.

 

Die Clearingstelle hat dabei  im vorgenannten beschriebenen Rahmen  insbesondere drei wesentliche Aufgaben :

 

·         Das Beschwerdemanagement  bei entscheidungsreifen Anträgen im beschriebenen Rahmen, das bei komplexen Einzelfällen eine klare verwaltungsinterne Positionierung zum fachlich-verwaltungsrechtlichen Umgang mit der Beschwerde und zur jeweils geeigneten Kommunikation mit dem Beschwerdeführer herbeiführt.

 

·         Die  Verhandlungen mit dem Versuch der konsensualen  Beilegung von Widerspruchsverfahren bzw. zur außergerichtlichen  konsensualen Beilegung von Klageverfahren durch eine verwaltungsinterne fachlich-verwaltungsrechtliche Positionierung sowie die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für die Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten einschließlich der Abstimmung / Begleitung der erforderlichen Einzelschritte (Anhörung, Mediation etc.)

 

·         Die Auswertung und Evaluierung der in der Clearingstelle behandelten Einzelfälle  und Erarbeitung notwendiger Lösungsorientierungen für die Zukunft gemeinsam mit den Beteiligten der Stadtverwaltung.

 

Im Rahmen der Vorbereitung der Einrichtung der Clearingstelle werden die detaillierten Arbeitschritte für die Clearingverfahren präzisiert  und die personelle Besetzung der Clearingstelle vorbereitet.

 

 

2.         Verfahrensoptimierung

2.1.     Juristische Beratung im Bereich der Unteren Denkmalschutzbehörde und der

            Unteren  Naturschutzbehörde

 

Wie angekündigt wurde die juristische Beratung der Unteren Denkmalschutzbehörde (UDSB ) als Sofortmaßnahme  installiert. Dadurch konnten Qualitätsverbesserungen und  Erfolge bei der Beilegung von Streitpunkten bzw. bei der Optimierung von Verwaltungsabläufen in Einzelfällen erreicht werden. 

 

Bei der Unteren Naturschutzbehörde wird im Rahmen des Qualitätsmanagements Bauverwaltung überprüft, ob und wie die juristische Beratung verbessert werden kann.

 

Im Übrigen wird auf die Ausführungen unter Punkt  1.3 zum Qualitätsmanagement  Bauverwaltung und auf den als Anlage 1 beigefügten Prozessplan verwiesen.

 

2.2    Grundsätzliche Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips

2.3    Verbesserung der Vorprüfungsroutine sowie frühzeitige Einschaltung der UDSB und  anderer Fachbehörden

 

Hierzu wird auf die Ausführungen unter Punkt  1.3 zum  Projekt Qualitätsmanagements  Bauverwaltung und auf den als Anlage 1 beigefügten Prozessplan verwiesen.

 

 

2.4    Erarbeitung von Rahmenvorgaben innerhalb der Unteren Denkmalschutzbehörde für sich wiederholende  Problemstellungen

 

 

Es wurde eine Regelung zum Sonnenschutz an Denkmalen für den Bereich festgelegt und ferner eine Materialsammlung zum aktuellen Thema Solarenergieeinsatz etc. für die Mitarbeiter zusammengestellt. Am 29.08.07 wurde von zwei Mitarbeitern die Schulung zum Thema "Energieeinsparung kontra Denkmalpflege" im Brandenburgischen Landesamt für Denkmalpflege wahrgenommen.

 

 

2.5.   Softwarebeschaffung für den Einsatz in der Unteren Denkmalschutzbehörde

 

Die Softwarebeschaffung für ein Fachverfahren für die Untere Denkmalschutzbehörde (UDSB) steht unmittelbar vor dem Abschluss. Dieses Fachverfahren soll die Vorgangsbearbeitung zur Erteilung denkmalrechtlicher Erlaubnisse  bei bauordnungsrechtlich genehmigungspflichtigen Vorhaben (Konzentrationswirkung) unterstützen.

 

Besonderes Augenmerk ist dabei darauf gelegt worden, dass diese Software mit dem in der Unteren Bauaufsichtsbehörde eingeführten Verfahren PRO-BAUG kompatibel ist. Voraussichtlich  wird  daher das Verfahren „ProDenkmal – Denkmalschutz“ beschafft.