Der Hauptausschuss möge beschließen:

 

 

Dem Oberbürgermeister wird empfohlen, ein Bewerbungsverfahren der Landeshauptstadt Potsdam um die Ausrichtung der Weltmeisterschaft der Marching Show Bands im Jahre 2010 bei  der  World Association of Marching Show Bands (WAMSB) einzuleiten.

  Begründung:

 

  Die WAMSB Weltmeisterschaft der Marching Show Bands ist ein herausragendendes weltweit

  bekanntes Musikevent mit großer Anziehungskraft für die teilnehmenden Bands und für das 

  Publikum. Marching Show Bands sind Orchester, die ihren musikalischen Vortrag im Rahmen  

  einer Choreografie darbieten.

 

  Seit 1996 treten die besten Marching Show Bands der Welt zu einem Wettbewerb an, der in

  den Disziplinen Show, Parade und Bester Tambourmajor ausgetragen wird.

  Die Gestaltung des Wettbewerbsreglements und die Fachaufsicht übernimmt die

  World Association of Marching Show Bands. (WAMSB).

 

  An den Wettbewerben der Weltmeisterschaft können Marching Show Bands nach folgenden 

  Bedingungen teilnehmen:

 

• Die Band ist Mitglied bei WAMSB und akzeptiert das Regelwerk des WAMSB zum Wettbewerb.
• Die Band muss an internationalen und nationalen von WAMSB anerkannten Meisterschaften als Band nach Division I oder II teilgenommen haben.

 

Zeitpunkt und Ablauf der Veranstaltung

 

Der Veranstaltungszeitraum für die Weltmeisterschaft ist jeweils der Monat Juli des Jahres

(weltweit unterrichtsfreier Monat, wichtig wegen der Möglichkeit der Teilnahme, aber auch

wegen Zugriffsmöglichkeiten auf z.B. Turnhallen in der Ausrichterstadt).

Terminpräzisierung erfolgt 11/2 Jahre vor der Veranstaltung in Abstimmung mit der WAMSB.

Die Veranstaltung dauert 1 Woche und besteht aus den Elementen Eröffnungsveranstaltung, Abschlusszeremonie mit Siegerehrung, Vorkämpfe, Finale und Parade.

Der Ausrichterstadt steht es frei, zusätzliche Veranstaltungen, Konzerte und touristische Aktivitäten für die Bands zu planen.

 

Leistungen und Ressourceneinsatz der Landeshauptstadt Potsdam

 

Bei erfolgreicher Bewerbung um die Ausrichtung ist die Landeshauptstadt Potsdam Veranstalter und Gewährleistungsträger für die Veranstaltung und hat die Bearbeitung nachstehender Aufgaben sicherzustellen:

 

• Führung des Haushaltes der Veranstaltung
• Gestaltung der Zusammenarbeit mit WAMSB (Erarbeitung der Ausschreibung und des Reglements)
• Gestaltung der vertraglichen Beziehungen mit den Orchestern, incl. Inkassoverfahren
• Organisatorische Absicherung aller Veranstaltungsabläufe und sowie des Rahmenprogramms und Untersetzung mit entsprechenden Verträgen
• Verhandlungen und Vertragsgestaltung mit den Medienpartnern und Sponsoren
• Führung der Einbindung von Dienstleistern und ehrenamtlichen Partnern in  das Gesamtprojekt
• Entwicklung und Umsetzung des PR-Konzeptes

 

Die Landeshauptstadt übernimmt gegebenenfalls die Absicherung nicht realisierter Erträge im Haushaltsansatz (öffentliche Förderung, Ticketerlöse) nach Überschreitung der Ausfallreserve.

 

Die Landeshauptstadt unterstützt die Veranstaltung mit der kostenlosen Bereitstellung der Sportanlagen im Luftschiffhafen und der Schulturnhallen sowie der gebührenfreien Nutzung der Straßen und Plätze der Stadt für das Konzertprogramm.

 

Die Landeshauptstadt Potsdam installiert eine Organisationsstruktur, die sich im Kern aus Mitarbeitern der Verwaltung rekrutiert und mit PAGA-Kräften, Praktikanten und Ehrenamtlern komplettiert wird. Die detaillierten Planungen hierzu müssen im weiteren Projektverlauf präzisiert werden.

 

 

Rückblick auf 2001

 

Die 5. Weltmeisterschaft der Marching Show Bands  im BUGA-Jahr 2001 in Potsdam

war die größte internationale Veranstaltung in Potsdam nach 1990. 27 Orchester aus

12 Ländern verzauberten mit ihrer Musik und mit ihren bunten Uniformen viele tausend Gäste und Bewohner unserer Stadt. Bei den Wettbewerben im Stadion Luftschiffhafen und bei über 60 Konzerten in Potsdam und Umgebung herrschte eine ausgelassene und lebensfrohe Stimmung.

Am Tag der Parade in der historischen Altstadt Potsdams säumten Tausende Menschen die Straßen und Plätze und hatten ein unvergessliches Erlebnis.

 

Die Landeshauptstadt Potsdam präsentierte sich als vorbildliche Gastgeberstadt und lieferte

eine professionelle Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung. Die vielen internationalen Gäste nahmen die guten Erfahrungen und Erinnerungen über die in unserer Stadt erlebte Gastfreundschaft mit in ihre Heimat und wurden so Botschafter im Sinne eines freundschaftlichen Dialog zwischen den Nationen.

 

Mit Blick auf die Pflege der internationalen Beziehungen der Landeshauptstadt Potsdam und mit dem Anspruch der Bürger, sich für ein tolerantes und friedliches Miteinander der Menschen aus allen Ländern einzusetzen, kann eine solche Veranstaltung wichtige Impulse setzen. Es bedarf keiner besonderer Erörterung, dass eine solche Veranstaltung auch Wirtschaftimpuls

und Marketingimpuls im touristischen Sinne ist.

 

Wesentliche Grundlage des Erfolges im Jahre 2001 war die zunächst umstrittene Entscheidung,

die Organisationsverantwortung an ein städtisches Organisationsteam zu übertragen und auf den Einsatz einer Agentur zu verzichten.

 

In Auswertung der Veranstaltung 2001 konnte man feststellen:

 

Auftraggeber und Dienstleister standen  sich nicht in einer kommerziellen Vertragssituation

gegenüber, sondern waren Partner mit harmonisierten Interessen.

 

Durch die enge Verbindung von Veranstalter als Auftraggeber und ausführendem 

Organisationsteam konnten Entscheidungsverläufe unmittelbar und zeitnah beeinflusst

werden.

 

Bei Schlüsselentscheidungen mit Außenwirkung wurde wohl abgewogen immer zu Gunsten der

Außenwirkung bzw. im Sinne der Teilnehmer und Zuschauer entschieden. Die betriebswirtschaftlichen und kommerziellen Aspekte wurden dabei zurückgestellt. Gleichwohl galt das Prinzip größter Sparsamkeit und effektiver Verwendung der Finanzmittel.

 

 

 

Durch ein ämterübergreifendes Management wurden die organisatorischen und logistischen

Aufgaben effizient und mit Sachkompetenz gelöst. Sehr effektiv gestaltete sich auch die Aktivierung der städtischen Ressourcen, weil die Mitarbeiter des Organisationsteams natürlich ihre Lagekenntnis aus den Bereichen mitbrachten.

 

Jederzeit war ein effektives Controlling des Projektverlaufes und des Haushalts möglich und

schützte den Veranstalter vor unangenehmen Überraschungen.

 

Deshalb sollte die Chance genutzt werden, eine solche Veranstaltung zu wiederholen.

 

 

Die Kalkulationsgrundlagen für die Veranstaltung sind:

• Teilnahme von 30 Orchestern mit je 50 Musikern   (30, - EUR pro Person und Tag)
• Veranstaltungsdauer 1 Woche
• kostenneutrale Nutzung der städtischen Verkehrsflächen und Sportanlagen und Turnhallen
• Besetzung des Kerns der Organisationsteams mit städtischen Angestellten - kein Agentureinsatz –

In Anlehnung an die vergleichbare Veranstaltung im Jahre 2001 (dort waren 905.000, - DM veranschlagt und ca. 760.000, - DM ausgegeben) werden für das Vorhaben im Jahre 2010 angesetzt:

 

Aufwendungen:

Verpflegung/Unterbringung                                                                                140.000, - EUR

Wettbewerbe und Jury                                                                                          65.000, - EUR

PR / Honorare / Logistik / Anmietungen / Gebühren                                          210.000, - EUR

gesamt                                                                                                               415.000, - EUR

 

Erträge:

Eigenbeitrag der Teilnehmer:                                                                             315.000, - EUR

Verkaufserlöse Tickets  (Wettbewerb und Konzerte)                                           80.000, - EUR                                       

Sponsormittel                                                                                                        40.000, - EUR

Förderung aus öffentlichen Mitteln                                                                       35.000, - EUR

gesamt:                                                                                                              470.000, - EUR

Ausfallreserve                                                                                                       55.000, - EUR