Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis

 

Das Konzept zum Aufbau und zur Arbeitsweise der Clearingstelle in der Landeshauptstadt Potsdam

 

 

Aufbau und Arbeitsweise der Clearingstelle in der Landeshauptstadt Potsdam

 

Im Geschäftsbereich 4 ist beabsichtigt eine  Clearingstelle als ein Teil des Beschwerdemanagements einzurichten.

 

 

Nach umfangreicher Erörterung mit den betroffenen Fachbereichen sowie nach Durchführung und   Auswertung des Workshops am 17.10.2007 zum Aufbau der Clearingstelle mit den Mitarbeitern der betroffenen Bereiche und den Führungskräften ist das nachstehende Konzept entwickelt worden:

 

 

 

a)         Grundsätze und Ziele

 

Der Schwerpunkt der Aufgaben der Clearingstelle soll auf der möglicht einvernehmlichen Beendigung von Widerspruchverfahren bzw. von Klageverfahren liegen. Die  in der Clearingstelle behandelten Einzelfälle sollen anschließend dahingehend analysiert werden, dass Wirkungsorientierungen für die Zukunft abgeleitet werden.

 

Die Clearingstelle wird im Rahmen eines Dialogs „Bürger und Verwaltung“ als zusätzliches Angebot der Verwaltung für den Geschäftsbereich Stadtentwicklung und Bauen eingerichtet.

 

Geeignet für ein Clearingverfahren sind nahezu alle Streitsachen, in denen die Beteiligten, die unmittelbar oder mittelbar im Zusammenhang mit dem Thema „Bauen“ stehen, erkannt haben, dass eine gemeinsame Gestaltung der Beziehungen sinnvoller ist als die Entscheidung eines Dritten. Dadurch sollen Lösungen ermöglicht werden, die durch eine gerichtliche Entscheidung – und auch durch einen Vergleich – nicht erreicht werden können.

 

Ziel der Clearingstelle ist der Ausgleich widerstreitender Interessen und die Herstellung einvernehmlicher Lösungen. Voraussetzung ist daher, dass beide Parteien an einer solchen Lösung interessiert sind und diese ernsthaft in Erwägung ziehen.

 

 

Das Verfahren der Clearingstelle soll zu einer rechtskonformen einvernehmlichen Lösung führen und die Akzeptanz schaffen,  Verwaltungsstreitverfahren zu vermeiden bzw. abzukürzen.

 

Die Clearingstelle entbindet die Verwaltung nicht von ihrer Aufgabe, die gesetzlichen Verfahrensvorschriften einzuhalten und Anträge zügig und mit der gebotenen Sorgfalt unter Beachtung sämtlichen rechtlichen Vorschriften zu bearbeiten.

 

Die Erfahrungen aus den Clearingverfahren werden für eine Optimierung des Verwaltungshandels aufgearbeitet.

 

 

 

Die Zuständigkeit der Clearingstelle erstreckt sich insbesondere auf Entscheidungen

 

·                aus dem Baugenehmigungsverfahren und eingeschlossenen weiteren Entscheidungen gemäß § 67 Abs. 1 Satz 2 Bbg BO (Konzentrationswirkung) sowie

 

·                die denkmal-, sanierungs- und entwicklungsrechtlichen Genehmigungsverfahren betreffen, die nicht dem Baugenehmigungsverfahren unterworfen sind.

 

 

Im Falle von parallel laufenden Widerspruchs- oder Klageverfahren ist die Voraussetzung für die Einleitung des Clearingverfahrens, dass durch den Antragsteller das anhängige Widerspruchsverfahren zum Ruhen gebracht  bzw. im Klageverfahren, dem Gericht der außergerichtlichen Einigungsversuch angezeigt wird.

 

 

Organisatorisch wird die Clearingstelle im Geschäftsbereich Stadtentwicklung und Bauen, in der Geschäftsstelle Stadtentwicklung und Bauen eingerichtet. Sie wird ihre Arbeit als unabhängige Clearingstelle ab Dezember 2007 in einer dreimonatigen Erprobungsphase aufnehmen.

 

Sie stellt ein Gremium dar, dass aus Vertretern der Fachbereiche Stadterneuerung und Denkmalpflege (49), Stadtplanung und Bauordnung (46), Soziales, Gesundheit und Umwelt (38), Grün- und Verkehrsflächen (47), Geschäftsstelle für Stadtentwicklung und Bauen (401) und Servicebereich Recht (16) besteht, die durch den Oberbürgermeister benannt werden. Um die Arbeitsfähigkeit der Clearingstelle gewährleisten zu können, ist aus heutiger Sicht voraussichtlich eine Sachbearbeiter-Stelle (kompensiert aus Einsparungen bei den Personalkosten im GB 4) zu schaffen.

 

 

Auf Grund fehlender Erfahrungswerte kann der Arbeitsumfang zur Zeit nicht konkret geschätzt werden. Das Potenzial liegt unbestritten in den Verfahren, in denen bisher Widersprüche eingelegt wurden. Das waren im Jahr 2006 in den Fachgebieten, in denen die Clearingstelle tätig werden soll, insgesamt 230 Widersprüche. Es wird davon ausgegangen, dass nur ein noch nicht bestimmbarer Teil als Clearingfälle verhandelt werden. Nähere Angaben werden erst nach der Erprobungsphase möglich sein.

 

Das Verfahren in der Clearingstelle ist kostenfrei.

 

Im Rahmen des Aufbaus der Clearingstelle müssen Erfahrungen gesammelt werden, die später bewertet werden. Erforderliche Veränderungen sollen dann kurzfristig umgesetzt werden.

 

Sofern es der Antragsteller und  die beteiligten Bereiche für sinnvoll und notwendig erachten, besteht auch die Möglichkeit zur Durchführung einer Mediation durch einen externen Mediator. Die Clearingstelle kann im Vorfeld beratend zur Seite stehen und hält den Kontakt zwischen Dienststelle und Mediator. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Parteien die Kosten des Mediators gemeinsam zu gleichen Teilen tragen.

 

Der Vorteil der Clearingstelle liegt in ihrem Mehrwert für die Beteiligten. Neben der Zeitersparnis ist der Mehrwert in praktikablen Lösungen, Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten und der Verbesserung der Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung zu finden.

 

b)    Ablauf des Verfahrens

 

Hierfür sind folgende Arbeitsschritte je Clearingfall erforderlich:

 

 

 

Das Verfahren soll die Dauer von 2 Monaten nicht überschreiten.

 

Die Arbeitsschritte lassen sich  wie folgt zusammenfassen:

 

            1.         Vorprüfung

 

Nach Antragseingang bestimmt das Gremium einen Verantwortlichen, der mit der Prüfung der Geeignetheit als Clearingfall (Vorprüfung) beauftragt wird.

 

Durch die Vorprüfung wird festgestellt, worum handelt es sich, was will der Antragsteller, wo liegt der Dissens.

 

a)  Herausstellen der Interessen und Argumente des Antragstellers,

b)  ggfs. klärende Gespräche mit Antragsteller und Bereichen

c)  ggfs. Einholung von Stellungnahmen der betreffenden Bereiche

 

Das Ergebnis der Vorprüfung hat der Verantwortliche dem Gremium mitzuteilen.

 

 

2.         Entscheidung über die Annahme als Clearingfall und Bestimmung des 
      Verfahrensleiters

 

Voraussetzung für die Annahme ist, dass der Antragsteller und die beteiligten Bereiche eine gemeinsame Gestaltung der Beziehungen für sinnvoll erachten und für die Erarbeitung einer Lösung im Konsens bereit sind. Die Entscheidung über die Annahme als Clearingfall erfolgt ausschließlich durch das Gremium. Die Entscheidung wird mehrheitlich getroffen; sodann bestimmt das Gremium einen Verfahrensleiter aus seiner Mitte.

 

 

3.         Erarbeitung von Spielräumen und Lösungsvorschlägen sowie Anrufen der  

           Beteiligten

 

Der Verfahrensleiter holt von den Verfahrensbeteiligten Lösungsvorschläge ein und unterstützt die Verfahrensbeteiligten bei deren Erarbeitung.

 

Über die Verfahrensführung entscheidet der Verfahrensleiter (und die unterstützende Beteiligung aus dem Gremium) eigenverantwortlich.

 

 

4.         Verhandeln und Unterbreitung des Lösungsvorschlages

 

Die Verhandlung des Lösungsvorschlages mit den Beteiligten (Antragsteller und zuständiger Bereich, eventuell auch Dritte) erfolgt durch den vom Gremium bestimmten Verfahrensleiter. Es soll mindestens eine mündliche Verhandlung anberaumt werden.

 

Der Verfahrensleiter hält das Ergebnis der Verhandlung schriftlich fest und teilt es dem Gremium und der Beigeordneten des Geschäftsbereiches Stadtentwicklung und Bauen (bzw. ggf. der Beigeordneten des Geschäftsbereichs Soziales, Jugend Gesundheit, Ordnung und Umwelt) mit.

 

 

 

 

5.         Bewertung des behandelten Einzelfalls und Lösungsorientierung für die

Zukunft

 

Nach der Verhandlung und Unterbreitung des Lösungsvorschlages anhand des behandelten Einzellfalles im Clearingverfahren erfolgt eine Bewertung ob und inwieweit sich verallgemeinerungsfähige Mängel ergeben haben, die beseitigt werden müssen. Sofern sich hieraus notwendige Lösungsorientierungen für die Zukunft anhand der festgestellten Mängel ergeben, werden diese gemeinsam mit den Beteiligten der Stadtverwaltung Potsdam erarbeitet.

 

Die Fachbereiche/Bereiche sind verpflichtet, die Clearingstelle bei ihrer Arbeit zu unterstützen, insbesondere schriftliche oder mündliche Auskünfte zu geben sowie die Akten herauszugeben.

 

Die einzelnen Arbeitsschritte sollen im ständigen Austausch mit den Beteiligten erfolgen.

 

 

Der Entwurf einer entsprechenden Dienstanweisung ist dieser Mitteilungsvorlage beigefügt.

 

 

Die Clearingstelle wird ihre Arbeit bereits ab Dezember 2007 in einer dreimonatigen Erprobungsphase  mit vorhandenem Personal als ein Gremium aus Vertretern der Fachbereiche/Bereiche 401,  49, 46, 38, 47 und 16, organisatorisch eingerichtet bei der Geschäftsstelle Stadtentwicklung und Bauen,  aufnehmen.

 

Um eine Arbeitsfähigkeit der Clearingstelle langfristig zu sichern, ist aus heutiger Sicht voraussichtlich eine SB-Stelle (kompensiert aus Einsparungen bei den Personalkosten im GB 4) in Abhängigkeit von den auftretenden Fallzahlen zu schaffen. 

 

Detaillierte Erkenntnisse werden erst nach der Erprobungsphase vorliegen.