Beschlussvorlage - 08/SVV/0523

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

 

1.      Der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, an der die Stadtwerke Potsdam GmbH 100 % der Anteile hält, wird zugestimmt. Gesellschaftszweck dieser Gesellschaft ist die Erbringung von jeglichen Leistungen im Bereich des Fuhrparkmanagements für die Landeshauptstadt Potsdam, ihre Einrichtungen und Unternehmen, an denen sie beteiligt ist.

 

2.      Mit diesem Fuhrparkmanagement soll eine strategische Flottensteuerung unter Berücksichtigung kommunaler Bedürfnisse erreicht werden. Damit verbunden sind Effizienzsteigerungen insbesondere durch:

- zentrale Beschaffung und Veräußerung von Fahrzeugen;

-          zentraler Einkauf und Steuerung der Fahrzeugbetankung an dezentralen Betankungsorten;

- zentrale Koordinierung von Reinigung, Abrechnung, Reparatur, TÜV/ASU etc.;

-  zentrales und einheitliches Controlling und Reporting (Reparatur-Benchmark, Kraftstoffverbrauchoptimierung, Leerlaufzeitreduzierung etc.)

 

3.      Der Gesellschaftszweck der Stadtwerke Potsdam GmbH wird, wie in Anlage 1 (§ 2 Abs. 1 Gesellschaftervertrag) dargestellt, ergänzt.

 

 

Begründung:

 

Ausgangspunkt für den hier vorgelegten Vorschlag sind die Überlegungen zur Schaffung weiterer Synergien mit und unter den stadtbeteiligten Unternehmen sowie der diesbezügliche SVV-Beschluss DS 07/SVV/1018 – Wirtschaftliche Zusammenarbeit der kommunalen Einrichtungen – vom 06.02.2008.

 

Bei diesen Überlegungen sind diverse Möglichkeiten zur Erschließung von Synergien betrachtet worden. Mit dem Fuhrparkmanagement soll eine konkrete Umsetzung dieser Überlegungen erfolgen. Der Fuhrpark wurde auch favorisiert, weil mit der vorgeschlagenen Lösung zugleich eine Entlastung des Investitionshaushaltes erreicht wird. Es besteht die Möglichkeit, auf der Grundlage der bei der Umsetzung gewonnenen Erfahrungen das vorliegende Geschäftsmodell auch ggf. auf weitere Synergiefelder, nach Beschluss durch die Stadtverordnetenversammlung, auszudehnen.

 

Ausgangssituation

 

In der Verwaltung, den Einrichtungen und den Unternehmen der LHP werden derzeit ca. 700 Fahrzeuge (Lkw, Pkw, Sonderfahrzeuge, fahrbare Baumaschinen etc.) eingesetzt.

 

Die Beschaffung und Erneuerung des Fuhrparks der Landeshauptstadt Potsdam erfolgt bisher weniger nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten, sondern wird maßgeblich von der angespannten Haushaltslage und damit von den knappen Finanzmitteln für Investitionen beeinflusst. Dies hat dazu geführt, dass der Fuhrpark teilweise überaltert ist. Eine effiziente Bewirtschaftung ist nur eingeschränkt möglich.

 

Ein stadtweites, die Verwaltung, die Einrichtungen und Unternehmen der LHP umfassendes einheitliches Fahrzeugkonzept ist bisher nicht vorhanden. Ebenso bestehen kein zentraler und abgestimmter Einkauf sowie kein einheitliches Tankkonzept. Die Pflege- und Wartungsarbeiten werden teilweise in Eigenleistung oder durch externe Werkstätten erbracht. Die Konditionen sind hierbei höchst unterschiedlich. Ferner fehlt teilweise eine professionelle Vermarktung der ausrangierten Fahrzeuge.

 

Zielstellung

 

Die vorgeschlagene Lösung verfolgt im Wesentlichen folgende Zielstellungen:

 

·Vereinheitlichung des Ein- und Verkaufs sowie Verbesserung der Beschaffungskonditionen,

·Entlastung des Investitionshaushaltes der LHP,

·effizientere Auslastung der materiellen und personellen Kapazitäten und damit auch Senkung des Investitionsbedarfes, der Kapitalbindung und der laufenden Betriebskosten;

 

Lösung

 

Um die vorgenannten Ziele zu erreichen, bedarf es einer zentralen Steuerung, die insbesondere folgende Aufgaben übernehmen soll:

 

·         Zentrale Beschaffung und Veräußerung von Fahrzeugen bei dezentraler Bedarfs- und Aufwandsplanung;

·         Vermietung der Fahrzeuge an die Nutzer in der Verwaltung, den Einrichtungen und den Unternehmen der LHP gegen ein Mietentgelt;

·         zentrale Steuerung der Fahrzeugbetankung an dezentralen Betankungsorten;

·         zentrale Koordinierung von Reinigung, Abrechnung, Reparatur, TÜV/ASU etc.;

·         Mobilitäts-, Beratungs- und Betreuungsservice;

·         zentrales und einheitliches Controlling und Reporting (Reparatur-Benchmark, Kraftstoffverbrauchoptimierung, Leerlaufzeitreduzierung etc.);

 

 

Wirtschaftlich wird vor allem eine Verbesserung der Einkaufskonditionen sowohl für die Beschaffung der Fahrzeuge als auch für die Betankung und Wartung erwartet. Bei geschätzten Beschaffungskosten von durchschnittlich 50 TEUR je Fahrzeug bedeuten 1 % Konditionsverbesserung eine Einsparung im sechsstelligen Bereich (bezogen auf den Gesamtbestand). Bei den Kraftstoffkosten wird ein Einsparungspotential von 3-5 % erwartet.

 

Hinsichtlich der Auswirkungen auf den städtischen Haushalt soll vor allem eine Entlastung des Investitionshaushaltes erzielt werden. Die konkreten Auswirkungen werden anhand des anliegenden Beispiels (Modellrechnung, Anlage 2) verdeutlicht.

 

Zur Schaffung effizienter Strukturen und Betriebsabläufe im Gesamtkomplex der städtischen Verwaltung, Einrichtungen und Unternehmen soll eine 100%-ige Tochtergesellschaft der STADTWERKE POTSDAM GMBH (SWP) gegründet werden.

 

Die Integration der zu gründenden Gesellschaft unter das Dach der SWP wird deshalb empfohlen, weil der Stadtwerke-Konzern über den größten Bestand an Firmenfahrzeugen verfügt und das nötige Know-how vorhanden ist.

 

Gegenwärtig hält die SWP die Beteiligungen an der ViP Verkehrsbetrieb Potsdam GmbH (100%), der Bäderlandschaft Potsdam GmbH (100%), der Energie und Wasser Potsdam GmbH (65%) sowie der Stadtentsorgung Potsdam GmbH (51%); der Unternehmenszweck ist im Gesellschaftsvertrag auf die vorgenannten Unternehmen eingegrenzt und wäre entsprechend zu erweitern.

 

Gegenstand der zu gründenden Gesellschaft wird die Erbringung von Leistungen im Bereich des Fuhrparkmanagements der Landeshauptstadt Potsdam, ihrer Einrichtungen und Unternehmen, an denen sie beteiligt ist, sein sowie alle damit üblicherweise im Zusammenhang stehenden Rechtsgeschäfte und Tätigkeiten.

 

Die rechtliche Ausgestaltung der Gesellschaft erfolgt analog der Bäderlandschaft Potsdam GmbH. Über den Gesellschaftsvertrag sowie einen Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag soll die Gesellschaft in den Stadtwerkeverbund eingegliedert werden.

 

Die Einflussnahme der Landeshauptstadt Potsdam, insbesondere auch der Stadtverordnetenversammlung, auf das Unternehmen ist vollumfänglich über den Aufsichtsrat der SWP gesichert, dem seitens der LHP der Oberbürgermeister und nach den kommunalrechtlichen Bestimmungen durch die Stadtverordnetenversammlung entsandte Vertreter angehören.

So sind im Gesellschaftsvertrag und in der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der SWP Regelungen getroffen, dass Gesellschafterbeschlüsse der Tochterunternehmen der SWP (EWP, STEP, ViP, BLP und zukünftig der Fuhrparkservicegesellschaft) nur mit der Zustimmung der Landeshauptstadt Potsdam in ihrer Eigenschaft als Gesellschafterin der SWP gefasst werden. Entsprechend der Regelungen in der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der SWP hat sich dieser – soweit kein unter städtischer Beteiligung existierender Aufsichtsrat bei der Fuhrparkservicegesellschaft besteht - zukünftig auch mit allen Angelegenheiten zu befassen, welche zum Aufgabenkatalog der Gesellschafterversammlung der Fuhrparkservicegesellschaft (s. § 6 des Gesellschaftsvertrages) gehören.

 

Bei deutlicher Ausweitung der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft ist jederzeit auch die Bildung eines eigenen Aufsichtsrates möglich.

 

Die Geschäftsführung der Gesellschaft soll eine Führungskraft des Stadtwerke-Konzerns mit übernehmen.

 

Das mit dem Betrieb des jeweiligen Fuhrparks derzeit befasste Personal kann, soweit erforderlich und sinnvoll zunächst über Personalgestellung der Gesellschaft zur Verfügung stehen.

 

Eine Übernahme des vorhandenen Fahrzeugbestandes durch die Gesellschaft ist nicht vorgesehen. Dieser verbleibt bei den derzeitigen Eigentümern. Das Fuhrparkmanagement soll in einem weiteren Schritt aber auch für diesen Fahrzeugbestand übernommen werden.

 

Das Fuhrparkmanagement soll auf alle Fahrzeuge mit polizeilichen Kennzeichen (Abgrenzungskriterium) beschränkt werden. In bestimmten Fällen, wie z. B. Wechselcontainer der Feuerwehr, soll dieser Umfang auch erweitert werden.

Das Mietentgelt soll die tatsächlichen Kosten (Abschreibungen, Zinsen, Verwaltung) decken. Die Kalkulation der Zinsen soll sich an den Kommunalkreditkonditionen orientieren. Verwaltungskosten sollen über einen pauschalen Zuschlag abgedeckt werden.

 

Auf der Basis der Beschlussfassung der Stadtverordnetenversammlung zu dieser Beschlussvorlage und der Verifizierung aller Daten zum derzeitigen Fahrzeugbestand wird die Gesellschaft gemäß den Regelungen des Gesellschaftsvertrages einen Businessplan (Wirtschaftsplan) erstellen, dem eine fünfjährige Finanzplanung zugrunde liegen wird und dem Aufsichtsrat der SWP vorlegen.

 

Das Geschäftsmodell und die Konditionen sollen regelmäßig überprüft und bei positiver Beurteilung auf weitere Synergiefelder ausgedehnt werden.

 

Rechtliche Voraussetzungen

 

Gemäß § 35 Abs. 2 Nr. 26 GO bzw. § 28 Abs. 2 Nr. 22 BbgKVerf ist über Art und Umfang der Beteiligung an Unternehmen, an denen die Gemeinde mehr als ein Viertel der Geschäftsanteile hält, an weiteren Unternehmen durch die Stadtverordnetenversammlung zu beschließen.

 

Zur Gründung einer Tochtergesellschaft der SWP, die das Fuhrparkmanagement übernimmt, ist es erforderlich, den Gesellschaftszweck der SWP zu ergänzen. Auch hierüber hat gemäß § 35 Abs. 2 Nr. 25 der GO bzw. § 28 Abs. 2 Nr. 21 BbgKVerf die Stadtverordnetenversammlung zu beschließen.

 

Eine gesonderte Beschlussfassung zum Gesellschaftsvertrag der Fuhrparkservicegesellschaft ist aufgrund der Regelungen in der GO bzw. BbgKVerf nicht erforderlich.

 

Im Weiteren bedarf die Umsetzung noch der Gremienzustimmung bei der SWP sowie der Einholung der kommunalaufsichtsrechtlichen Genehmigung.

 

Anlagen

 

Anlage 1        Anpassung des Gesellschaftsvertrages der SWP im Zuge des Fuhrparkmanagements

Anlage 2          Modell zur Darstellung der Auswirkungen auf den Haushalt

Anlage 3          Rohentwurf eines Businessplans

 

Mit der Gründung der Gesellschaft soll der Investitionsteil im Finanzhaushalt der Landeshauptstadt Potsdam ab dem Jahr 2009 entlastet werden (2009 um ca. 800 Tsd. €, 2010 um ca. 775 Tsd. € und in 2011 um ca. 2.600 Tsd. €).

 

Investitionen in diesen Größenordnungen sind im mittelfristigen Finanzplan nicht darstellbar bzw. könnten nur zu Lasten anderer in der Finanzplanung enthaltener Vorhaben erfolgen. Der Ergebnishaushalt wäre in der Folge dieser Investitionen mit den dementsprechenden Kapitalkosten (Abschreibungen und Zinsen) und allgemeinen Verwaltungskosten belastet. Nach dem hier vorgeschlagenen Modell werden zukünftig die Fahrzeuge von der Gesellschaft beschafft; der Ergebnishaushalt der Landeshauptstadt wird – statt mit den Kapitalkosten – mit einer von der Gesellschaft zu erhebenden Miete belastet. Investitionszahlungen aus dem Finanzhaushalt fallen nicht oder nur in Teilen an. Die Miete setzt sich im Wesentlichen aus den von der Gesellschaft zu tragenden Kapital- und Verwaltungskosten zusammen. Die Geschäftsführung soll eine Führungskraft des Stadtwerke-Konzerns mit übernehmen.

 

Ohne die Gründung der Gesellschaft würden die Investitionsaufwendungen der LHP in den kommenden Jahren weiter steigen. Die Gesellschaft wird im Wesentlichen den Besitz, die Beschaffung und die Erneuerung der Fahrzeugflotte der LHP und ihrer Tochtergesellschaften leisten. Die dabei entstehenden Einsparungen, die die Gesellschaft erwirtschaften kann, wirken sich reduzierend auf die Miete und die laufenden Betriebskosten für die Fahrzeuge aus.