Beschlussvorlage - 01/SVV/0696

Der Hauptausschuss nimmt den Vorschlag der Verwaltung zur inhaltlichen und organisatorischen Lenkung der Reform durch den Hauptausschuss zustimmend zur Kenntnis. Er wird zu seiner Umsetzung die erforderlichen Entscheidungen treffen.

 

Der Hauptausschuss beschließt, die Umgestaltung der Ausschussarbeit gemäß Punkt II des Vorschlages bis zum  31.03.2002 zu realisieren.

Landeshauptstadt Potsdam                                             21. August 2001

 

 

Vorschlag der Verwaltung zur inhaltlichen und organisatorischen  Lenkung der Reform durch den Hauptausschuss

 

I.

Zu den Ergebnissen des Workshops Politik - Verwaltung und den Aufgaben des Hauptausschusses zur inhaltlichen und organisatorischen Lenkung der Reform

1.

Zwei Workshops zwischen Politik und Verwaltung, die in  Zusammenarbeit mit der Universität Potsdam veranstaltet wurden, dienten einerseits der Berichterstattung über die Binnenreform in der Verwaltung und andererseits der Diskussion, wie die Schnittstelle zwischen Verwaltung und Politik und in diesem Zusammenhang eine Politikreform zu gestalten sind. Besondere Schwerpunkte waren die Strukturübereinstimmung von Ausschüssen mit den neugebildeten Fachbereichen. Auf der Grundlage eines von der Verwaltung vorgelegten Diskussionspapiers, das drei Varianten für die Gestaltung der Zusammenarbeit zwischen den Ausschüssen der Stadtverordnetenversammlung (SVV)  und den Fachbereichen enthält, wurden folgende Ergebnisse erzielt:

 

a)  In der verbleibenden Zeit dieser Wahlperiode sollte die reformbezogene Umgestaltung der Ausschussarbeit in Anlehnung an die Variante 3 des "Ausschuss-Papiers" (Fachausschüsse bleiben in ihrer gegenwärtigen Form bestehen, inhaltliche Veränderungen werden entsprechend der Erfordernisse der Verwaltungsreform vorgenommen) erfolgen. Zugleich werden alle erforderlichen Voraussetzungen geschaffen, damit mit der neuen Wahlperiode die Ausschussarbeit in Orientierung an die zweite Variante (Fachausschüsse und Fachbereiche soweit wie möglich deckungsgleich) und später an die dritte Variante (handlungsfeldbezogene Organisation) erfolgen kann.

 

b)  Bereits jetzt sollten praktische Anstrengungen zur Stärkung der strategischen und koordinierenden Funktion des Hauptausschusses (HA)  unternommen werden. Damit sollte eine Stärkung der Rolle der Fachausschüsse und ihrer Eigenverantwortung verbunden werden.

 

c)  Die Entwicklung eines Leitbildes für die Stadt Potsdam wird für unerlässlich erachtet.

 

d)  Die Verwaltung baut ein Berichtswesen auf, das für die Stadtverordneten sowohl den Leistungsprozess als auch die jeweiligen Schritte der Verwaltungsreform transparent macht.

 

e)  Es gab einen breiten Konsens dazu, dass künftig die Anzahl von Anträgen zu Einzelfragen insgesamt spürbar zu verringern ist und vieles von dem im Rahmen von Arbeitsbeziehungen mit der Verwaltung gelöst werden könnte. Dafür sind noch geeignete Verfahren zu entwickeln.

 

f)   Für die Stadtverordneten sind regelmäßig Fortbildungen zu Politik- und Verwaltungsreformthemen sowie zur Arbeit eines Stadtverordneten anzubieten.

 

Diese Ergebnisse des Workshops sollten schrittweise durch geeignete Maßnahmen praktisch umgesetzt werden.

 

2.

Der Hauptausschuss hat in einer ersten Auswertung des Workshops auf seiner Sitzung am 11.07.2001 beschlossen, im Rahmen der neuen Steuerung seine strategische Funktion zu stärken. In diesem Zusammenhang wurde festgelegt, dass ein Schwerpunkt dabei - ohne Etablierung eines weiteren Gremiums - eine intensivere Beschäftigung mit dem weiteren Reformprozess ist. Dabei stehen folgende Inhalte und Aufgaben im Mittelpunkt:

 

a)       Regelmäßig und umfassend wird über den Umsetzungsstand der Verwaltungsreform auf der Grundlage eines geeigneten Berichtswesens informiert. In diesem Zusammenhang werden Grundfragen der Verwaltungsreform erörtert und ggf. entsprechende Empfehlungen gegeben. Damit können die bisherigen Halbjahresberichte zur Verwaltungsreform in der SVV entfallen.

 

b)  Der Hauptausschuss beschäftigt sich des Weiteren mit Schnittstellen zwischen Verwaltungsreform und Politikreform. Es werden entsprechende Entscheidungsgrundlagen verabschiedet und deren Umsetzung gesteuert und koordiniert.

 

c)  Es erfolgt ebenfalls ein intensiver Meinungsaustausch zu grundsätzlichen Fragen einer Politikreform. In seinem Ergebnis werden entsprechende Entscheidungsgrundlagen vorbereitet.

 

3.

Der Hauptausschuss hat die reformbezogene Umgestaltung der Ausschussarbeit  als einen ersten Arbeitsschwerpunkt bestimmt. Die nachfolgenden Vorschläge dienen deshalb als Beitrag der Verwaltung zur Vorbereitung einer entsprechenden Behandlung durch den Hauptausschuss.

 

II.

Zur reformbezogenen Umgestaltung der Ausschussarbeit

Die Stadtverwaltung schlägt dem Hauptausschuss folgende Vorgehensweise vor:

1.

Klärung der Frage, in welcher Art und Weise und mit welchen Inhalten die strategische und   koordinierende Funktion des Hauptausschusses gestärkt werden soll:

·                Auftrag an die Verwaltung erteilen zur Erarbeitung eines Entwurfs eines Leitbildes für die Stadt Potsdam sowie eines Verfahrens zur Diskussion des Entwurfes unter Einbeziehung des HA,                                                                               

 

·                die Vorlage eines produktorientierten Haushaltes durch die Verwaltung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass der Hauptausschuss seiner strategischen und koordinierenden Funktion gegenüber den Fachausschüssen im Sinne der Verwaltungsreform gerecht werden kann,

 

·                ausgehend vom Ist-Stand der Verwaltungsreform und der Zusammenarbeit von Fachausschüssen und Fachbereichen Festlegung der nächsten Schritte für die Ausgestaltung dieser Zusammenarbeit und Entwicklung von Visionen für die künftige Tätigkeit,

 

·                Koordinierung der Arbeit der Fachausschüsse u. a. dadurch, dass einige Aufgaben zwischen den Ausschüssen umverteilt werden und dass Beschlussvorlagen der Verwaltung von mehreren Ausschüssen möglichst gemeinsam behandelt werden,

 

·                gemeinsam mit der Verwaltung Festlegung von Verfahren, wie die Anzahl von Einzelanträgen durch direkte Zusammenarbeit mit den entsprechenden Verantwortlichen in der Verwaltung verringert werden kann.

2.

Überlegungen zur künftigen inhaltlichen und organisatorischen Arbeit der Ausschüsse für Finanzen und Liegenschaften (2. Steuerungsausschuss neben dem Hauptausschuss oder Eingliederung in den Hauptausschuss), des Rechnungsprüfungsausschusses und des Ausschusses für Eingaben und Beschwerden sollten sowohl von diesen Ausschüssen als auch vom Hauptausschuss in seiner koordinierenden und strategischen Funktion angestellt und entsprechende Veränderungen vorbereitet werden.

 

3.

 

Die Zusammenarbeit zwischen Fachausschüssen und Fachbereichen soll in dieser Wahlperiode auf der Grundlage der im Diskussionspapier der Verwaltung vorgeschlagenen Variante 3 gestaltet werden: Die Fachausschüsse bleiben in ihrer gegenwärtigen Struktur bestehen,  Veränderungen der Arbeitsinhalte werden entsprechend den Erfordernissen der Verwaltungsreform vorgenommen, die Fachbereiche werden ihnen zugeordnet. Einige Aufgabenfelder zwischen den Ausschüssen sollten getauscht werden, um infolge der Fachbereichsbildung entstandene zusätzliche Schnittstellen zu beseitigen.

 

Das betrifft:             jetzt: Ausschuss für Recht, Sicherheit, Ordnung und Umweltschutz

                        neu: Ausschuss für Recht, Sicherheit, Ordnung und Soziales         

 

                         jetzt: Ausschuss für Gesundheit und Soziales

 neu: Ausschuss für Gesundheit und Umweltschutz

 

 

 

 

 

Damit ergibt sich folgende Konstellation zwischen Fachausschüssen und Fachbereichen:

 

 

Fachausschuss            Fachbereich   

                       

 Ausschuss für Recht, Sicherheit, Ordnung und  Soziales            FB Recht, Versicherungen und offene Vermögensfragen  FB Ordnung und Sicherheit  FB Feuerwehr  FB Jugend, Soziales und Wohnen           

 Ausschuss für Bildung und Sport    FB Schule und Sport  Weiterbildung (VHS)  

 Ausschuss für Kultur    FB Kultur und Museum  Stadt- und Landesbibliothek  Musikschule

 Ausschuss für Gesundheit und Umweltschutz     FB Umwelt und Gesundheit       

 Jugendhilfeausschuss    FB Jugend, Soziales und Wohnen           

 Ausschuss für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen            FB Stadtplanung und Bauordnung  FB Stadterneuerung und Denkmalpflege  FB Katasteramt und Vermessung  Amt für Wirtschaftsförderung     

 

 

 

Für den Hauptausschuss, den Ausschuss für Finanzen und Liegenschaften, den Rechnungsprüfungsausschuss und den Ausschuss für Eingaben und Beschwerden werden folgende inhaltliche und organisatorische Änderungen für möglich gehalten:

 

 

 

 

1. Variante

 

 Hauptausschuss (einschl. der Inhalte des Ausschusses für Finanzen und Liegenschaften) strategische, koordinierende und steuernde Funktion           

 Rechnungsprüfungsausschuss    keine inhaltlichen Veränderungen 

 Ausschuss für Eingaben und Beschwerden      keine inhaltlichen Veränderungen 

 

 

2. Variante

 

 Hauptausschuss           strategische, koordinierende und steuernde Funktion           

 (2. Steuerungsausschuss) - ein entsprechender Name müsste gefunden werden  Inhalte des Ausschusses für Finanzen und Liegenschaften, des Rechnungsprüfungsausschusses und des Ausschusses für Eingaben und Beschwerden  übernimmt neben strategischen auch Aufgaben der operativen Steuerung (z. B. Koordinierungen, Vergabe von Prüfaufträgen)   

 

 

Den Beigeordneten als Geschäftsbereichsleitern kommt eine koordinierende Funktion in Bezug auf die ihnen unterstellten Fachbereiche und ihrer Zusammenarbeit mit den Fachausschüssen der SVV zu. Zwischen Fachausschüssen und Geschäftsbereichen ergibt sich folgende Konstellation:

 

Fachausschuss            Geschäftsbereich        

Ausschuss für Recht, Sicherheit, Ordnung und Soziales            GB I GB III   

Ausschuss für Bildung und Sport    GB II    

Ausschuss für Kultur    GB II    

Ausschuss für Gesundheit und Umweltschutz             GB III   

Jugendhilfeausschuss   GB III   

Ausschuss für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen            GB I GB IV  

 

Diese zuvor dargestellte Variante der Veränderung der Zuständigkeiten der Ausschüsse könnte noch in dieser Wahlperiode der SVV umgesetzt werden.

 

III.

Ausblick

1.

Die Inhalte der neuen Steuerung sollten künftig die bestimmenden Elemente der Ausschusstätigkeit sein. Solche Inhalte sind:

·       Budgetierung und Kontraktmanagement

Gemeinsam mit den Fachbereichen sollte festgestellt werden,  welche Möglichkeiten es für die Nutzung dieser Reforminstrumente gibt und wo gegenwärtig die Grenzen für ihre Anwendung liegen. Nachdem die entsprechenden Vorleistungen durch die Verwaltung erbracht wurden (z. B. Produktkatalog, Produkthaushalt, Budgetierungsregeln, Berichtssystem) sollten mit den Fachbereichen erste Budgets ausgehandelt und Musterkontrakte erarbeitet werden. Budgetierung und Kontraktmanagement sind als ständige Steuerungsinstrumente der Fachausschüsse gegenüber den Fachbereichen zu entwickeln.

 

·       Übertragung von Verantwortung auf die Fachausschüsse und Berichtswesen

Bereits jetzt sollte überlegt werden, welche Entscheidungsbefugnisse durch die SVV auf die Fachausschüsse bei der Gestaltung der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen übertragen werden können (Dezentralisierung der Verantwortung) und in welchen Schritten das u. U. geschehen sollte. In diesem Zusammenhang spielt auch Gestaltung eines Berichtswesens in den Relationen

 

Fachbereich -à Fachausschuss,  Fachausschuss -à Hauptausschuss

 

eine wichtige Rolle.

 

·       Geschäfte der laufenden Verwaltung

Bereits jetzt sollte geprüft werden, was unter den neuen Bedingungen unter "Geschäften der laufenden Verwaltung" zu verstehen ist, die weitgehend der Stadtverwaltung überlassen werden sollten. Das trifft z. B. auf Vergabeverfahren zu, die nach den Grundsätzen der VOL, VOB und VOF erfolgen. Hier könnte auf eine Zustimmung durch die SVV und die Ausschüsse verzichtet werden, da die o. a. Vergabeordnungen ohnehin die Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter fordern.

 

·       Ausschusszuständigkeitsordnung

Die Ausschusszuständigkeitsordnung müsste dahingehend verändert werden, dass sowohl neue Inhalte aufgenommen als auch organisatorische Veränderungen in den Ausschüssen dokumentiert werden.

2.

Im Rahmen der strategischen Überlegungen zur weiteren inhaltlichen und organisatorischen Gestaltung der Zusammenarbeit von SVV und Verwaltung sollte für die künftige Entwicklung die schrittweise Realisierung folgender Varianten in Betracht gezogen werden:

 

a) Fachausschüsse und Fachbereiche sind inhaltlich deckungsgleich

 

 

                Fachausschüsse                                                       Fachbereiche

 

    z. B.     Ausschuss für Ordnung und Sicherheit                                          Fachbereich Ordnung und Sicherheit

 

                 Ausschuss für Stadtplanung und Bauordnung          Fachbereich Stadtplanung und Bauordnung

 

                Ausschuss für Umwelt und Gesundheit                                        Fachbereich Umwelt und Gesundheit

 

 

Diese Variante hat im Hinblick auf Budgetierung und Kontraktmanagement auf jeden Fall den Vorteil, dass Verhandlungen zwischen  e i n e m  Fachausschuss und  e i n e m  Fachbereich stattfinden würden. Das schließt nicht aus, dass in Ausnahmefällen zwei Fachbereiche einem Fachausschuss zugeordnet werden können. Diese Variante sollte so vorbereitet werden, dass sie in der nächsten Wahlperiode wirksam wird.

 

b) Organisation der Fachausschüsse und der Verwaltung auf der Grundlage von Handlungsfeldern

 

 

Leitbild der Stadt      

 

Handlungsfelder

z. B. Soziales

         Wohnen

       Kultur  

 

 

 

Fachausschüsse                  Fachbereiche     

>  sind auf der Grundlage von Handlungsfeldern      organisiert                 >  sind auf der Grundlage von Handlungsfeldern      organisiert   

>  formulieren, ausgehend vom Leitbild, die Teilziele für     die Fachbereiche und legen Prioritäten fest                     >  legen Produktkatalog und Produktkosten vor          

>  vereinbaren mit den Fachbereichen Leistungs- und        Finanzierungsziele (Kontrakte, Budgets)                 >  entscheiden in eigener Verantwortung über Wege zur      Zielerreichung     

>  kontrollieren die Zielerreichung und greifen bei Bedarf      steuernd ein                >  informieren in regelmäßigen Abständen über den Grad     der Zielerreichung (Controlling, Berichtswesen)  

 

Diese Variante sollte als Ziel sowohl für die                Stadtverordnetenversammlung als auch für die Verwaltung anvisiert werden. Unter der Bedingung der Funktionsfähigkeit aller Reforminstrumente ist auf diese Art und Weise ein wirklich strategisch ausgerichtetes Handeln möglich.