Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

 

Sachstandsbericht zur Organisationsuntersuchung des Geschäftsbereiches Zentrale Steuerung und Service:

 

Der Oberbürgermeister wurde mit Beschluss des Hauptausschusses vom 27.06.2007 (07/SVV/0404) beauftragt, im GB 1 eine Organisationsuntersuchung durchzuführen. Im Ergebnis der daraufhin erfolgten Ausschreibung erhielt das Unternehmen Steria Mummert Consulting AG (SMC) den Zuschlag. Im Hauptausschuss wurde die Organisationsuntersuchung in mehreren öffentlichen, als auch nicht öffentlichen Sitzungen thematisiert. Die Präsentation der Untersuchungsergebnisse erfolgte öffentlich in der Hauptausschusssitzung am 29.04.2009 durch Herrn Rieff von SMC.

 

Zur Umsetzung der Empfehlungen von SMC fand am 16.07.2009 im GB 1 eine Kick-Off-Veranstaltung zur Projektorganisation, zur Besetzung und Leitung der Lenkungsgruppe und der Teilprojekte, dem Sitzungsmodus, dem Berichtswesen und der Projektkommunikation statt.

 

Die Lenkungsgruppe konstituierte sich am 11.09.2009 und die Teilprojekte Steuerung, Personalentwicklung, Prozesse/Aufbauorganisation, Kommunikation und Kundenorientierung erstatten ihr regelmäßig Bericht (06.11.2009, 08.01.2010, 05.03.2010). Mitglieder der Lenkungsgruppe sind Bürgermeister und Beigeordneter für Zentrale Steuerung und Service Herr Exner (Leitung), Büroleiter OBM Herr Hadlich, Personalratsvorsitzende Frau Pilz, Servicebereichsleiterin Finanzen und Berichtswesen Frau Meder, Servicebereichsleiter Verwaltungsmanagement Herr Dr. Pokorny, Servicebereichsleiterin Recht und Grundstücksmanagement Frau Krusemark, Bereichsleiter Steuern Herr Schmidt, Leiterin Zentrale Steuerungsunterstützung Frau Strotzer.

 

Die Teilprojekte werden durch die o.g. SBL/BL geleitet. Bei der Umsetzung der Aufgaben im Teilprojekt Steuerung bedient sich die LHP der Unterstützung von SMC. Die Teilprojekte haben unterschiedliche Umsetzungszeiträume, nach bisheriger Planung teilweise bis Mitte 2011.

 

Die Umsetzung der Empfehlungen der Organisationsuntersuchung wird ein langfristiger Prozess sein. Die Leitung und Mitarbeit in den Teilprojekten erfolgt durch die Teilprojektleiter/innen und Mitarbeiter/innen zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft. In der Arbeit der Teilprojekte hat sich gezeigt, dass einige Teilaufgaben voneinander abhängig sind und dadurch bestimmte Entscheidungen nicht, wie geplant gleichzeitig, sondern nur nacheinander getroffen werden können. Dies wird u.U. wiederum Einfluss auf den zeitlichen Ablauf haben.

 

Teilprojekt Steuerung

 

Die Analyse der vorhandenen Controllingstrukturen, die Abstimmung ggf. Definition von Kennzahlen und Zielen, der Weiterentwicklung und Neuausrichtung eines Berichtwesens mündend in den Aufbau eines integrierten Controllingsystems sind die Aufgaben des Teilprojekts Steuerung. Zum III. Quartal 2010 soll der Meilenstein „Ziel- und Planungsprozess“ konsolidiert sein.

 

Teilprojekt Personalentwicklung

 

Wesentliche Punkte im Teilprojekt Personalentwicklung sind die Weiterentwicklung eines Fortbildungskonzeptes und die Optimierung der Jahresmitarbeitergespräche. Den Verwaltungseinheiten ist für das Jahr 2010 durch den SB 15 in dieser Form erstmalig ein zentrales Fortbildungsprogramm mit umfangreicher Führungskräftefortbildung angeboten worden, welches im Intranet abrufbar ist. Zur Optimierung der Mitarbeitergespräche wird derzeit die Dienstanweisung überarbeitet.

 

Teilprojekt Prozesse/Aufbauorganisation

 

Das umfangreichste Teilprojekt befasst sich bezüglich der „Prozesse“ insbesondere mit der Optimierung des Investitionscontrollings und des Forderungsmanagements sowie mit dem kreditorischen Prozess. Im Rahmen der „Aufbauorganisation“ werden die Organisation der Geschäftsbuchhaltung, die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Hauptbuchhaltung und Haushalt/KLR sowie zwischen den Bereichen Beteiligungsmanagement, Hauptbuchhaltung und Stadtkasse, dem Aufbau im Bereich Haushalt/KLR, die Organisation im Bereich Personal und Organisation und die Leitungsspannen im Bereich Informationstechnik und im Servicebereich Recht und Grundstücksmanagement bearbeitet.

 

Teilprojekt verwaltungsinterne Kommunikation

 

Dieses Teilprojekt hat die Ermittlung der verwaltungsinternen Kommunikationsschwachstellen und deren Auswertung zur Aufgabe. Daraus sollen Informations- und Kommunikationsmittel definiert und Leitlinien zur  Information und Kommunikation erstellt werden.

 

Teilprojekt interne „Kunden“-Orientierung

 

Um den Inhalt und den Umfang der Leistungen des GB 1 darstellen und kommunizieren zu können, ist in diesem Teilprojekt das Leistungsportfolio des GB 1 zu erstellen. Dies soll Basis für interne Dienstleistungsvereinbarungen „Operational Level Agreement“ mit den anderen Geschäftsbereichen sein.