Mitteilungsvorlage - 10/SVV/0371
Grunddaten
- Betreff:
-
Organisationsuntersuchung des Geschäftsbereiches 1
- Status:
- öffentlich (Vorlage abgeschlossen)
- Vorlageart:
- Mitteilungsvorlage
- Federführend:
- GB Zentrale Steuerung und Service
- Einreicher*:
- Oberbürgermeister, GB Zentrale Steuerungsunterstützung
Beratungsfolge
Status | Datum | Gremium | Beschluss | PA |
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Erledigt
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Stadtverordnetenversammlung der Landeshauptstadt Potsdam
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zur Kenntnis
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05.05.2010
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Erledigt
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Hauptausschuss
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Anhörung
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26.05.2010
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Beschlussvorschlag
Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:
Sachstandsbericht zur Organisationsuntersuchung des Geschäftsbereiches Zentrale Steuerung und Service:
Der Oberbürgermeister
wurde mit Beschluss des Hauptausschusses vom 27.06.2007 (07/SVV/0404)
beauftragt, im GB 1 eine Organisationsuntersuchung durchzuführen. Im Ergebnis
der daraufhin erfolgten Ausschreibung erhielt das Unternehmen Steria Mummert
Consulting AG (SMC) den Zuschlag. Im Hauptausschuss wurde die
Organisationsuntersuchung in mehreren öffentlichen, als auch nicht öffentlichen
Sitzungen thematisiert. Die Präsentation der Untersuchungsergebnisse erfolgte
öffentlich in der Hauptausschusssitzung am 29.04.2009 durch Herrn Rieff von
SMC.
Zur Umsetzung der
Empfehlungen von SMC fand am 16.07.2009 im GB 1 eine Kick-Off-Veranstaltung zur
Projektorganisation, zur Besetzung und Leitung der Lenkungsgruppe und der Teilprojekte,
dem Sitzungsmodus, dem Berichtswesen und der Projektkommunikation statt.
Die Lenkungsgruppe
konstituierte sich am 11.09.2009 und die Teilprojekte Steuerung,
Personalentwicklung, Prozesse/Aufbauorganisation, Kommunikation und
Kundenorientierung erstatten ihr regelmäßig Bericht (06.11.2009, 08.01.2010,
05.03.2010). Mitglieder der Lenkungsgruppe sind Bürgermeister und Beigeordneter
für Zentrale Steuerung und Service Herr Exner (Leitung), Büroleiter OBM Herr
Hadlich, Personalratsvorsitzende Frau Pilz, Servicebereichsleiterin Finanzen
und Berichtswesen Frau Meder, Servicebereichsleiter Verwaltungsmanagement Herr
Dr. Pokorny, Servicebereichsleiterin Recht und Grundstücksmanagement Frau
Krusemark, Bereichsleiter Steuern Herr Schmidt, Leiterin Zentrale
Steuerungsunterstützung Frau Strotzer.
Die Teilprojekte werden durch die o.g. SBL/BL geleitet. Bei
der Umsetzung der Aufgaben im Teilprojekt Steuerung bedient sich die LHP der
Unterstützung von SMC. Die Teilprojekte haben unterschiedliche Umsetzungszeiträume,
nach bisheriger Planung teilweise bis Mitte 2011.
Die Umsetzung der Empfehlungen der Organisationsuntersuchung
wird ein langfristiger Prozess sein. Die Leitung und Mitarbeit in den
Teilprojekten erfolgt durch die Teilprojektleiter/innen und Mitarbeiter/innen
zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft. In der Arbeit der Teilprojekte hat sich
gezeigt, dass einige Teilaufgaben voneinander abhängig sind und dadurch
bestimmte Entscheidungen nicht, wie geplant gleichzeitig, sondern nur
nacheinander getroffen werden können. Dies wird u.U. wiederum Einfluss auf den
zeitlichen Ablauf haben.
Teilprojekt Steuerung
Die Analyse der vorhandenen Controllingstrukturen, die
Abstimmung ggf. Definition von Kennzahlen und Zielen, der Weiterentwicklung und
Neuausrichtung eines Berichtwesens mündend in den Aufbau eines integrierten
Controllingsystems sind die Aufgaben des Teilprojekts Steuerung. Zum III.
Quartal 2010 soll der Meilenstein „Ziel- und Planungsprozess“ konsolidiert
sein.
Teilprojekt Personalentwicklung
Wesentliche Punkte im Teilprojekt Personalentwicklung sind die Weiterentwicklung eines Fortbildungskonzeptes und die Optimierung der Jahresmitarbeitergespräche. Den Verwaltungseinheiten ist für das Jahr 2010 durch den SB 15 in dieser Form erstmalig ein zentrales Fortbildungsprogramm mit umfangreicher Führungskräftefortbildung angeboten worden, welches im Intranet abrufbar ist. Zur Optimierung der Mitarbeitergespräche wird derzeit die Dienstanweisung überarbeitet.
Teilprojekt Prozesse/Aufbauorganisation
Das umfangreichste Teilprojekt befasst sich bezüglich der
„Prozesse“ insbesondere mit der Optimierung des Investitionscontrollings und
des Forderungsmanagements sowie mit dem kreditorischen Prozess. Im Rahmen der
„Aufbauorganisation“ werden die Organisation der Geschäftsbuchhaltung, die
Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Hauptbuchhaltung und Haushalt/KLR sowie
zwischen den Bereichen Beteiligungsmanagement, Hauptbuchhaltung und Stadtkasse,
dem Aufbau im Bereich Haushalt/KLR, die Organisation im Bereich Personal und
Organisation und die Leitungsspannen im Bereich Informationstechnik und im
Servicebereich Recht und Grundstücksmanagement bearbeitet.
Teilprojekt verwaltungsinterne Kommunikation
Dieses Teilprojekt hat die Ermittlung der
verwaltungsinternen Kommunikationsschwachstellen und deren Auswertung zur
Aufgabe. Daraus sollen Informations- und Kommunikationsmittel definiert und
Leitlinien zur Information und
Kommunikation erstellt werden.
Teilprojekt interne „Kunden“-Orientierung
Um den Inhalt und den Umfang der Leistungen des GB 1 darstellen und kommunizieren zu können, ist in diesem Teilprojekt das Leistungsportfolio des GB 1 zu erstellen. Dies soll Basis für interne Dienstleistungsvereinbarungen „Operational Level Agreement“ mit den anderen Geschäftsbereichen sein.
Anlagen
Nr. | Name | Original | Status | Größe | |
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1
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(wie Dokument)
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21,3 kB
|
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