Mitteilungsvorlage - 10/SVV/0990

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

Zwischenbericht zum Prüfauftrag „Zusammenarbeit mit Landesbetrieben“ (haushaltsbegleitender Beschluss zur Haushaltssatzung 2010) gemäß Anlage

Zwischenbericht zum Prüfauftrag P2 „Zusammenarbeit mit Landesbetrieben“

1. Allgemeines

In der Zusammenarbeit mit Landesbetrieben könnten Potenziale zur Effizienzverbesserung der Leistungserstellung in der LHP liegen. Deshalb sollen im Rahmen eines Prüfauftrages nachfolgende Landesbetriebe hinsichtlich ihres möglichen Leistungsangebots für Kommunen analysiert werden, um ggf. eine Kooperation zu initiieren. Dies folgt grundsätzlich dem Gedanken der „shared services“, der in Zeiten noch knapperer öffentlicher Finanzen zusätzliche Möglichkeiten der Kostensenkung eröffnen kann. Zu beachten ist allerdings, dass dies zum Teil auch in einem Spannungsfeld zum öffentlichen Vergaberecht stehen kann, wenn es um Leistungen geht, die die Kommune dann nicht mehr selbst erbringt und auf dem Markt und damit im Wettbewerb erlangen kann bzw. muss.

2. Zusammenarbeit mit dem ZIT-BB (Zentraler IT-Dienstleister des Landes)

Der Brandenburgische IT-Dienstleister wurde als zentraler Dienstleister für die Landesverwaltung Brandenburg zum 1. Januar 2009 gegründet. Seit diesem Zeitpunkt werden im Dienstleistungsbetrieb die notwendigen Bedingungen und Voraussetzungen geschaffen, um der Funktion eines Landesbetriebs gerecht zu werden. Der vollständige Umbau zu einem Dienstleister ist noch nicht abgeschlossen.

Am 30.09.2010 fand das erste Kundenforum des Landesbetriebs statt, auf dem die Ziele, Strukturen, Leistungen und die Art und Weise der Zusammenarbeit mit Landesbehörden und Kommunen vorgestellt wurden. Von besonderem Interesse waren dabei die Angebote für bzw. die Projekte mit den Kommunen, die in den nächsten Jahren verwirklich werden können bzw. sollen. Weiterhin wurde auf der Veranstaltung auf die bereits vorhandene Zusammenarbeit, in der auch die LHP seit Jahren eingebunden ist, verwiesen und deutlich gemacht, dass die Kommunen bei der weiteren Entwicklung des IT-Landesbetriebs ein wichtiger Kunde sind. Damit besteht seitens des IT-Landesbetriebs die Bereitschaft auch mit der LHP die Zusammenarbeit auszuweiten.

Nach Bewertung des Leistungsangebotes könnte sich eine Zusammenarbeit in folgenden Schwerpunkten weiterentwickeln:

1.       Nutzung von Infrastrukturkomponenten für die elektronische Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen

2.       Nutzung von Fachverfahren oder Einzelkomponenten für die elektronische Bearbeitung

3.       Nutzung des IT-Kompetenzzentrums zum Wissenstransfer

4.       Nutzung der Infrastruktur zur „Verbindung“ von kommunalen Registern und Zentralregistern

5.       Nutzung des EU-Dienstleistungsportals zur Steuerung der Bearbeitungsprozesse innerhalb der LHP

6.       Nutzung von Entwicklungskomponenten zur Umsetzung der INSPIRE-Richtlinie (Umsetzung von EU-Recht Schaffung von öffentlich zugänglichen geografischen und Fachdaten)

7.       Nutzung der technischen Infrastruktur des Landes für den Zensus 2011

8.       Die Nutzung von Diensten für eine sichere Kommunikation (Bürokommunikation, www)

9.       Weiterentwicklung des Brandenburger Zuständigkeitsfinders

Infolge des Landesverbundnetzes und der gesetzlichen Verknüpfung von elektronischen Verfahren zwischen Kommunen und Landes- bzw. Bundebehörden besteht bereits seit Jahren eine enge Zusammenarbeit zwischen der LHP und der Landesebene. Diese Zusammenarbeit bezieht sich auf Leistungen, die nicht den Wettbewerbsbestimmungen unterliegen. Darunter zählen beispielsweise:

-          Nutzung der Bürokommunikation und der www-Anbindung einschließlich Landesverbundnetz

-          Nutzung des EU-Dienstleistungsportals (elektronische Antragsstellung und Bearbeitung)

-          Nutzung des „Vermessungsportals“ durch die Landes- und städtische Vermessung (Geobasisinformationen)

-          Netzzugänge zu folgenden Zentralregistern: Verkehrszentralregister, Ausländerbehörden, Gesundheitsbehörden, Verbraucherschutz, Gesundheitswesen, Landesstraßenwesen

-          Ausbau des Brandenburgischen Zuständigkeitsfinders (Kommunen und Landesverwaltung)

-          Maerker-Brandenburg (Portal für Bürgeranliegen)

-          E-Personenstand (elektronische Beurkundung, elektronisches Personenstandsbuch)

Weitere Vorgehensweise

1.       Nach Absprachen erfolgt ab 2011 eine Evaluierung folgender angebotener Dienste: Formularserver, elektronische Bezahlplattform, virtuelle Poststelle und elektronische Signatur.

2.       Prüfung des Maerker-Systems für die Steuerung des digitalen Posteingangs in der LHP, insbesondere unter dem Aspekt Eingaben und Beschwerden

3.       Nutzung des Kompetenzzentrums durch die LHP

Solche Dienste bzw. Leistungen können auch am Markt erhältlich sein und unterliegen dann den Wettbewerbsbestimmungen. Sollten solche Leistungen dem Anforderungsprofil der LHP entsprechen, sind diese öffentlich auszuschreiben. An dieser Ausschreibung kann sich der Landesbetrieb wie jeder andere Bieter beteiligen.

3. Zusammenarbeit mit dem Landesbetrieb Brandenburg für zentrale Beschaffung

Seit Beginn des Jahres laufen Verhandlungen über eine Zusammenarbeit mit den Zentralen Diensten der Polizei des Landes Brandenburg (ZDPol). Der ZDPol ist für die zentrale Beschaffung der Polizeibehörde und anderer Landesbehörden verantwortlich. Er bietet den Kommunen in seiner Dienstleistungsfunktion die Leistungen öffentliche Ausschreibungen, Beschaffung und Online-Bestellungen an. Mehrere Verwaltungen wie Brandenburg, Angermünde, LK Teltow-Flämig haben ebenfalls für diese Leistungen ihr Interesse bekundet und stehen in Verhandlungen.

In dieser Zusammenarbeit erstellen die Kommunen und die Landesbehörden ihren Bedarf an Beschaffungsgegenständen (von Bürobedarf bis PC und PKW), so dass unter diesen Bedingungen die Vergabemengen erhöht werden und ein vorteilhafter Preis erzielt werden kann. Die Abwicklung der Geschäfte läuft über ein Onlineverfahren zwischen den Kommunen und dem ZDPol, so dass eine zeitnahe Beschaffung ermöglicht wird. Die Vorteile liegen darin, dass die LHP kaum Ressourcen für Ausschreibungen benötigt und dass der Einkaufspreis infolge der Ausschreibungsmenge günstiger ist, als wenn die LHP die Beschaffung selber durchführt.

Derzeit wird ein Vertrag zwischen der LHP und dem ZDPol erarbeitet, der unter den Bedingungen des öffentlichen Vergaberechts die oben genannten Dienstleistungen der LHP ermöglichen soll.

Um die notwendigen Voraussetzungen (Öffentliche Ausschreibung, Beschaffungsportfolio usw.) für eine Zusammenarbeit zu schaffen, prüfen gegenwärtig der IT-Bereich und der Bereich Zentrale Dienste der LHP das Beschaffungsportfolio und die elektronischen Bearbeitungsprozesse von der Bestellung über die Belieferung bis zur Bezahlung. Dafür hat die LHP Testzugänge zum elektronischen System erhalten. Die Prüfungsphase wird Ende Januar 2011 abgeschlossen sein.

Weitere Vorgehensweise

Nach erfolgreichem Test wird der Beschaffungsumfang beider Bereiche der LHP (IT und zentrale Dienste) mit dem Angebot des Landesbetriebs abgeglichen. Weiterhin werden die Prozesse hinsichtlich der Vorteile für die LHP quantitativ und qualitativ bewertet. Sollten über 50% aller Beschaffungsgegenstände dem Portfolio der LHP entsprechen, die Arbeitsprozesse Effizienzvorteile erbringen und die Wettbewerbsbestimmungen eingehalten werden, kann die Zusammenarbeit auf der Grundlage eines Vertrags in den Folgemonaten umgesetzt werden.

4. Zusammenarbeit mit dem Landesstraßenbetrieb Brandenburg

Das Land und die Kommune sind Baulastträger (Landesstraßen, kommunale Straßen) und haben den Pflichten eines Baulastträgers nachzukommen. Es ist davon auszugehen, dass beide Einrichtungen ein ähnliches Leistungsportfolio haben. Vor diesem Hintergrund wurden die Leistungen des Fachbereichs Grün- und Verkehrsflächen analysiert, um eine mögliche Zusammenarbeit mit dem Landesbetrieb zu initiieren. Die Prüfung ergab folgende Ergebnisse:

1.       Straßenreinigung und Winterdienst

Für die Straßenreinigung sind in der Kommune wesentlich umfangreichere Aufgaben als auf den Landesstraßen zu lösen, so dass eine Zusammenarbeit nicht mit Vorteilen für die LHP verbunden ist. Im Bereich Winterdienst besteht bereits eine vertragliche Vereinbarungen, um den Reinigungsprozess des öffentlichen Straßennetzes in den neuen Ortsteilen effizient zu gestalten.

2.       Zur Einschätzung der Straßenqualität und zum Ableiten von Maßnahmen werden durch beide Einrichtungen regelmäßig die Straßenzustände erfasst. Das Land führt diese Maßnahme durch Befahrung durch und hat dabei andere Kontrollaufgaben als die LHP. In der LHP finden durch Mitarbeiter regelmäßig Begehungen statt, bei denen gleichzeitig sämtliche Nebenanlagen zur Straße geprüft werden. Bei dieser Aufgabe ergeben sich durch Zusammenarbeit keine Synergien.

3.       Synergien könnten sich ggf. durch eine gemeinsame Straßendatenbank in der Informationsbereitstellung ergeben. Hierfür gibt es derzeit keine Konzepte und keine technischen Voraussetzungen für eine einheitliche Datenbank.

Im Leistungsportfolio des FB 47 wurden folgende Schwerpunkte für eine mögliche Zusammenarbeit herausgearbeitet:

-          Brückenanlagen

-          Lichtsignalanlagen

-          Bauabwicklung größerer Projekte

Weitere Verfahrensweise

In einem zweiten Schritt ist durch FB 47 im ersten Quartal 2011 zu prüfen, ob seine Vorstellungen durch eine mögliche Zusammenarbeit mit dem Landesbetrieb realisierbar sind, um daraus ggf. einen Maßnahmenkatalog abzuleiten. Da es sich hier auch um Leistungen handelt, die am Markt zur Verfügung stehen, sind die Bestimmungen der öffentlicher Ausschreibung einzuhalten.

5. Bußgeldbescheide der LHP und Zentrale Bußgeldstelle des Landes

Das Bußgeldverfahren ist eine hoheitliche Aufgabe, die durch Gesetz jeweils bestimmten Hoheitsträgern zugewiesen ist. In der Bußgeldstelle der LHP werden Ordnungswidrigkeitsverfahren zu Verstößen nach der StVO, dem Nichtrauchergesetz, Vergnügungssteuergesetz, Unterhaltsvorschussgesetz, Tierschutzgesetz, Personalausweisgesetz, Gaststättengesetz, Meldegesetz, Straßengesetz, der Fischereiverordnung, Hundehalterverordnung, Gewerbeordnung, Handwerksordnung und Stadtordnung bearbeitet. In den letzten Jahren vollzog sich in der Bearbeitung von Bußgeldverfahren bereits eine Konzentration auf einen Bereich innerhalb der Fachbereichs Ordnung und Sicherheit. Der Schwerpunkt der Ordnungswidrigkeitsverfahren liegt bei den Verstößen nach StVO.

Die Zuständigkeit über die Ahndung von Rechtsverstößen ergibt sich aus der konkreten Rechtsnorm. Der Gesetzgeber regelt verbindlich, durch welche Behörde (Bund, Land, Kommune) der jeweilige Rechtsverstoß zu ahnden und das Bußgeldverfahren durchzuführen ist. Damit ist die LHP prinzipiell die zuständige Behörde für die Durchführung des Verfahrens einschließlich des Zahlungsverkehrs.

Die bisherige Prüfung ergab, dass nur in den formellen Bearbeitungsprozessen wie beispielweise in der elektronische Bearbeitung und Aktenführung sowie im Postversand Synergieeffekte zu erzielen sind, ohne die Zuständigkeiten der verantwortlichen Behörde im Verfahren zu gefährden. Dafür ist es notwendig, zwischen den Behörden die gesamte Aktenführung und die Kommunikation bezogen auf den Bearbeitungsfall digital zu unterstützen. Dies verlangt nicht nur eine einheitliche Datenbank, sondern auch Schnittstellen zwischen den Verfahren. Diese Voraussetzungen sind derzeit nicht vorhanden.

Unabhängig davon hat zwischen dem Fachbereich Ordnung und Sicherheit und der Bußgeldstelle der Polizei des Landes Brandenburg bereits eine Absprache stattgefunden, die sich in einem ersten Schritt auf die Rechtsanwendung konzentrierte.

Weitere Verfahrensweise

In einem zweiten Gespräch im 1. Quartal 2011 sollen die Möglichkeiten der „Zusammenlegung“ von Bearbeitungsprozessen beider Behörden erörtert werden. Daraus ergeben sich ggf. dann Maßnahmen, um die Effizienz der Bearbeitung zu verbessern

Ausblick

Die Prüfung hat ergeben, dass es bereits eine umfassende Zusammenarbeit zwischen der LHP und dem ZIT-BB gibt. Beide Seiten wollen diese Zusammenarbeit und entsprechend beiderseitiger Möglichkeiten wird sie praktiziert und soll inhaltlich ausgebaut werden. Eine weitere Prüfung wäre somit nicht mehr notwendig.

Das Prüfungsergebnis für die Zusammenarbeit mit der zentralen Landesbeschaffungsstelle hat das Stadium erreicht, dass beide Seiten eine solche Zusammenarbeit beabsichtigen und eine Testphase bereits begonnen hat. Hier dürften sich perspektivisch tatsächliche Effekte zugunsten der LHP ergeben.

Die beiden anderen Maßnahmen sind noch in der Prüfung und das Ergebnis wird Anfang des 2. Quartals 2011 mitgeteilt.