Mitteilungsvorlage - 12/SVV/0091

Der Hauptausschuss und der Rechnungsprüfungsausschuss nehmen zur Kenntnis:

Bericht zur Optimierung der Vergabeprozesse in der Landeshauptstadt Potsdam

Hiernach wurden drei Modelle entwickelt:

-          Modell 1: Schaffung einer Zentralen Stelle über die alle Beschaffungsvorgänge   abgewickelt werden, d.h. ein Gesamtauftragsvolumen i.H.v. ca. 50 Mio. EUR

-          Modell 2: Zwei Bauvergabestellen und eine Vergabestelle Zentrale Vergabestelle für VOL/ VOF

-          Modell 3 Zwei Bauvergabestellen und vier Vergabestellen für VOL/ VOF (SB 15, FB 21, FB 37 und FB 38

Auf Empfehlung der Projektgruppe bestehend aus dem SB 15, 16, dem RPA sowie 401 soll nach Entscheidung des Oberbürgermeisters das Modell 3 umgesetzt und bis April 2012 ein Umsetzungsplan vorgelegt werden.

Vorbemerkung

Auf Grund des Beschlusses der Stadtverordnetenversammlung vom 16.12.2010 wird dem Hauptausschuss der beigefügte Bericht zur Optimierung der Vergabeprozesse in der Landeshauptstadt Potsdam zur Kenntnisnahme vorgelegt.

Die Erstellung des Berichtes zur Optimierung der Vergabeprozesse in der Landeshauptstadt Potsdam ist auf mehrere Punkte zurückzuführen:

1.              Die Landeshauptstadt Potsdam verpflichtet sich beim Beitritt zu Transparency International am 24.09.2009 eine Zentrale Vergabestelle einzurichten

2.              Die Stadtverordnetenversammlung beauftragte den Oberbürgermeister am 16.12.2010, für die Errichtung einer zentralen Vergabestelle einen Vergleich möglicher Varianten einschließlich ihrer Vor- und Nachteile zu erarbeiten und eine Vorzugsvariante vorzuschlagen.

3.              In statischen Erhebungen sind Zunahme der Streitigkeiten vor den Vergabekammern zu verzeichnen – Tendenz weiterhin steigend.

4.              Der Vergabebericht des RPA zu den Vergaben im Jahr 2009 – ein großes Thema war und ist die fehlende Bündelung bei der Beschaffung gleicher Beschaffungsgegenstände.

Daraufhin wurde eine Projektgruppe bestehend aus dem Servicebereich Verwaltungsmanagement, dem Rechnungsprüfungsamt, dem Bereich Recht sowie der Geschäftsstelle für Stadtentwicklung und Bauen gebildet.

Der Hauptausschuss wurde am 29.06.2011 über den Stand der Arbeiten informiert. Zuletzt wurde der Hauptausschuss am 04.01.2012 über die weitere Vorgehensweise unterrichtet.

Begründung:

Die Beauftragung der Stadtverordnetenversammlung hinsichtlich der Variantenentwicklung wurde so verstanden, als dass Varianten zur Optimierung der Vergabeprozesse sowie eine Optimierung einer Vergabestruktur entwickelt werden sollen. Die Varianten sollen eine Zentralisierung der Vergabestruktur beinhalten.

Bevor Varianten entwickelt wurden, sind verschiedene Kommunen sowie die internen Vergabestellen hinsichtlich einer Zentralisierung des Vergabeprozesses befragt worden. Ferner wurde die Fachliteratur ausgewertet sowie eine Struktur und Prozessanalyse durchgeführt.

Es wurden folgende Grundsätze entwickelt:

a)              gleichartige Vergabeinhalte sollen gebündelt werden

b)              Vergabebelege und Dokumente werden aktualisiert und optimiert

c)              ein Wissensmanagement zum Thema Vergabe wird aufgebaut

d)              eine einheitliche Dokumentation zur Vergabe (Vergabeakte) wird impliziert

e)              die organisatorische bzw. personelle Trennung von Bedarfsstelle, Vergabestelle und
Submissionsstelle soll erfolgen

Ausgehend von den vorgenannten Grundsätzen wurden folgende Modelle entwickelt und mit den Fachbereichen diskutiert:

?              Modell 1: Schaffung einer Zentralen Stelle über die alle Beschaffungsvorgänge abgewickelt werden, d.h. ein Gesamtauftragsvolumen i.H.v. ca. 50 Mio. EUR

?              Modell 2: Zwei Bauvergabestellen und eine Vergabestelle Zentrale Vergabestelle für VOL/ VOF

?              Modell 3 Zwei Bauvergabestellen und vier Vergabestellen für VOL/ VOF (SB 15, FB 21, FB 37 und FB 38)

Für die Funktionsfähigkeit aller drei Modelle bedarf es der Einrichtung eines Zentralen Vergabeservices. Aufgaben des Zentralen Vergabeservices liegen hauptsächlich auf in der Schaffung einer einheitlichen Qualität in allen Vergabevorgängen (Aufgaben sind auf Seite 5 aufgeführt).

Grundsätzlich stehen drei Modelle zur Diskussion, wovon jedes für sich umsetzbar ist. Die Modelle unterscheiden sich hinsichtlich der Kompatibilität mit dem „Neuen Steuerungsmodell“, im Grad der Zielerreichung der einzelnen Bewertungskriterien, sowie im Aufwand der Modellumsetzung.

Die Modellbewertungen erfolgte an Hand der Bewertungskriterien: Rechtssichere Vergabe – Fachkompetenz in der (den) Vergabestelle(n), Bündelung von Beschaffungsleistungen, Zeitressourcen für den Vergabevorgang (Zeitliche Vergabeplanung, Einhaltung eines Dienstleistungsversprechens gegenüber den Bedarfsstellen), Organisatorische bzw. personelle Trennung der maßgeblichen Aufgaben im Vergabeprozess, Abstimmungsbedarf zwischen Vergabestelle und Bedarfsstelle, Verantwortlichkeit für das Ergebnis, Sicherung der Einheitlichkeit und Einhaltung von Standards, Vergabeakte, Fortbildungsaufwand/ Wissensmanagement, Erstellung von Dienstanweisung, begleitenden Dokumenten, Checklisten, Umsetzung der Korruptionsprävention, Zusätzlicher Personalressourceneinsatz und Kosten der Umsetzung.

Das Modell 3 vereint viele Vorteile. Es erfolgt eine Zentralisierung von 28 auf 6 Vergabestellen. Den kleinen Vergabestellen wird Verwaltungsaufwand abgenommen, den großen Vergabestellen bleibt ihre Selbstständigkeit. Ein wichtiger Baustein für die  Qualitätssteigerung der Vergaben hinsichtlich der Rechtssicherheit ist die Einrichtung eines Zentralen Vergabeservices. Dadurch können einheitliche Standards im Vergabeprozess und der Dokumentation der Vergabeverfahren geschaffen werden. Gleichzeitig erfahren die Vergabespezialisten in den Vergabestellen neben der Zurverfügungstellung von Hilfsmitteln eine rechtliche Unterstützung. Da dem Ziel der rechtssicheren Vergabe nicht nur die Einhaltung des Vergaberechts, sondern auch die Beschaffung des „richtigen“ Gegenstandes zuzuordnen ist, ist die intensive Verknüpfung zwischen Vergaberecht und Fachwissen wichtig. Die Fehlerquelle der Falschbeschaffung wird damit weitestgehend ausgeschlossen. Zudem lassen sich die meisten Vergaben in Modell 3 kurzfristiger als in einem Modell mit uneingeschränkter Zentralisierung umsetzen (denn je zentraler die Auftragsvergaben erfolgen, desto eher ist mit Verzögerungen im Vergabeprozess zu rechnen). Schon ein großer Teil an Abstimmungsbedarf zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten entfällt und führt zu einer Zeitersparnis. Zudem werden Kommunikationsschwierigkeiten auf ein Minimum reduziert. In 93 % der Vergaben liegen die Verantwortung für die korrekte Durchführung des Vergabeprozesses und der Fachverantwortung bei den Fachbereichen/ KIS, die auch entsprechend der Produktlogik die Produktverantwortung tragen.

Der Erfolg des Modells hängt unabhängig von seiner detaillierten Ausgestaltung von der Akzeptanz der im Vergabeprozess Beteiligten ab. Aus diesem Grund wurde neben der Bewertung durch die Projektgruppe besonderer Wert auf die Beurteilung der Vergabestellen gelegt. Dazu wurden die Modelle mit den großen Vergabestellen (KIS, 15, 21, 37, 38, und 47) diskutiert und die kleineren Vergabestellen um ihre Stellungnahme gebeten. Die meisten Vergabestellen bevorzugen das Modell 3, das eine gewisse Konzentration der Vergaben sowie die Eigenständigkeit der großen Vergabestellen vereint.

Dem Grunde nach ist Modell 3 das Modell, das von allen akzeptiert wird.

Unabhängig von diesen Vorteilen ist der Umsetzungsaufwand, insbesondere der finanzielle Aufwand, für Modell 3 geringer als für die beiden anderen Modelle.

Umsetzungsschritte

Grundsätzlich positiv ist die Arbeit in einer Projektgruppe anzusehen. Daher sollte während der Umsetzungsphase die Projektgruppe ihre Arbeit fortführen.

Als erster Schritt wird der Zentrale Vergabeservice in der Geschäftsstelle Stadtentwicklung und Bauen (401) eingerichtet, der für die Steuerung und Koordinierung der Umsetzung des Modells in Zusammenarbeit mit der Projektgruppe und den Bedarfs- und Vergabestellen verantwortlich ist.

Aufgaben des Zentralen Vergabeservices

-              Erarbeitung einer neuen Dienstanweisung Vergabe

-              Anpassung bestehender Vergaberegelungen sowie deren Koordination und Steuerung

-              Durchsetzung einheitlicher Vergabestandards in allen Vergabestellen der Landeshauptstadt Potsdam

-              Erarbeitung und Pflege von Checklisten und anderen Hilfsmitteln für den Vergabeprozess

-              Einführung und Pflege der Vergabehandbücher ggfs. Anpassung auf städtische Anforderungen

-              Schulung der mit Vergabesachen befassten Mitarbeiter

-              Ansprechpartner für die Stadtverordneten, die Bundes- und Landesregierung (einschließlich der Kommunalaufsicht), den Deutschen Städte- und Gemeindebund und den Deutschen Städtetag in Vergabesachen

-              Erstellung der gesamtstädtischen Vergabestatistik

-              in Zusammenarbeit mit SB 16 - zentrale Vermittlung anwaltlicher Beratung in Vergabestreitigkeiten

-              Begleitung und Steuerung von Verfahren zu Vergabebeschwerden und Rügen

-              Auswertung etwaiger Vergabebeschwerden und Rügen, ggfs. Erarbeitung und Einführung neuer Qualitätsstandards

Nächste geplante Schritte sind:

- Erarbeitung einer DA Vergabe

              - Einführung von Vergabestandards

              - Unterstützung der „neuen“ Vergabestellen bei der Optimierung ihrer Vergabeabläufe

              - Ressourcenplanung

              - Entwicklung von Regelungen über die Zuordnung der Bedarfsstellen zu den Vergabestellen

Nach Implementierung dieses Organisationsmodells soll eine Nachschau angestellt werden, ob die mit diesem Organisationsmodell verfolgten Zielstellungen - und zwar die rechtssichere Auftragsvergabe, die effiziente Gestaltung des Vergabeprozesses und die Minderung des Korruptionsrisikos – auch tatsächlich erreicht wurden oder eine etwaige Weiterentwicklung dieses Organisationsmodells angestrebt wird. Darüber wird dem Hauptausschuss berichtet werden.

Bei der Umsetzung der Vorzugsvariante Modell 3 ergeben sich finanzielle Auswirkungen, die im Rahmen der Umsetzungsphase weiter zu qualifizieren sind.

Derzeit wird von einem zusätzlichen Personalaufwand für die Einrichtung des Zentralen Vergabeservices und für die Trennung der maßgeblichen Aufgaben (Bedarfsplanung, Vergabeprozess und Durchführung/ Umsetzung) in den Vergabestellen ausgegangen. Momentan wird von einem Personalmehrbedarf in Höhe von 3-7 Stellen, davon eine Stelle für einen Volljuristen ausgegangen. Die Kosten belaufen sich auf ca. 190 – 440 TEUR.

Die finanziellen Auswirkungen werden im Rahmen des vorzulegenden Umsetzungsplanes konkretisiert.