Mitteilungsvorlage - 12/SVV/0636

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt zur Kenntnis:

1. Ausgangslage

Der oben bezeichnete Antrag wurde von der Stadtverordnetenversammlung am 07.02.2012 in geänderter Fassung wie folgt beschlossen:

"Die Stadtverordnetenversammlung fordert den Oberbürgermeister auf, künftig sicherzustellen, dass fachliche oder rechtliche Stellungnahmen, Gutachten u.ä. Papiere, die interne oder externe Stellen, Behörden, Gutachter oder Beraterinnen zu Beratungsgegenständen der Stadtverordnetenversammlung oder ihrer Ausschüsse, Beiräte oder sonstigen Gremien erstellt oder abgegeben haben, zeitnah nach Eingang an die Fraktionen weitergeleitet werden. Die Weiterleitung soll möglichst papierarm z.B. durch Bereitstellung per Mail, im Intranet oder Internet erfolgen. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, der Stadtverordnetenversammlung im Mai 2012 einen entsprechenden Verfahrensvorschlag vorzulegen."

Die Stadtverordnetenversammlung hat damit zum Ausdruck gebracht, dass sie Unterlagen, die vom Oberbürgermeister zur Entscheidungsfindung übermittelt werden, frühzeitig erhalten möchte und eine kurzfristige Bereitstellung vermieden werden soll. Damit soll sichergestellt werden, dass die ehrenamtlichen Stadtverordneten genügend Zeit haben, um sich mit einem Sachverhalt angemessen auseinandersetzen zu können. Der Oberbürgermeister teilt die Auffassung, dass zu einer konstruktiven und der Komplexität der Themen angemessenen Auseinandersetzung ausreichende Zeit zur Sichtung von überlassenen Unterlagen zur Verfügung stehen muss und unterbreitet daher unter nachfolgender Nr. 4 einen entsprechenden Verfahrensvorschlag.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen

Nach § 54 Abs. 1 Nr. 1 BbgKVerf fällt dem Hauptverwaltungsbeamten (in einer kreisfreien Stadt dem Oberbürgermeister) die Vorbereitungskompetenz für Beschlüsse der Gemeindevertretung und des Hauptausschusses zu. Nach dieser Vorschrift ist der Hauptverwaltungsbeamte ebenso berechtigt wie verpflichtet, die Beschlüsse der Gemeindevertretung und des Hauptausschusses vorzubereiten. Die Art und Weise der Vorbereitung steht dabei grundsätzlich im Ermessen des Hauptverwaltungsbeamten, der sich dabei am Sinn der Beschlussvorbereitung zu orientieren hat, d.h. der sachgemäßen Beratung und Beschlussfassung der Stadtverordneten zu den jeweiligen Beratungsgegenständen. Einen gesetzlichen Anspruch auf die Überlassung oder Versendung bestimmter Verwaltungsunterlagen an die Fraktionen oder die einzelnen Mitglieder der Gemeindevertretung kennt die Kommunalverfassung nicht.

§ 54 Abs. 2 BbgKVerf enthält die Pflicht des Hauptverwaltungsbeamten, die Gemeindevertretung bzw. den Hauptausschuss über alle wichtigen Angelegenheiten rechtzeitig zu unterrichten.

§ 29 BbgKVerf normiert Einsichtsrechte und Auskunftsansprüche der Gemeindevertreter (Stadtverordneten). Diese bestehen u.a. bei allen Angelegenheiten, die in die Organkompetenz der Stadtverordneten fallen. Sie sind vom Gesetzgeber als Anspruch des einzelnen Gemeindevertreters formuliert und daran geknüpft worden, dass jeweils im Einzelfall der konkrete Anlass dargelegt werden soll und eine Begründung für das Verlangen auf Einsichtnahme gegeben werden soll. Hierzu hat der Oberbürgermeister die „Dienstanweisung zur Erfüllung der Auskunfts- und Akteneinsichtsrechte der Stadtverordneten“ vom 24.04.2012 erlassen, die am 01.05.2012 in Kraft getreten ist.

Zur Klarstellung ist ergänzend festzuhalten, dass die entsprechenden Rechte regelmäßig nicht den Fraktionen zustehen sondern der Vertretungskörperschaft / dem Hauptausschuss bzw. den einzelnen Mitgliedern. Im Zuge der Umsetzung des Beschlusses haben sich insoweit Fragen ergeben, zu deren Klärung sich der Oberbürgermeister mit dem Ministerium des Innern des Landes Brandenburg (Kommunalaufsicht) ins Benehmen gesetzt hat. Das Antwortschreiben des Ministeriums des Innern des Landes Brandenburg vom 12.07.2012, Gesch.Z.: III /1-346-10, ist als Anlage beigefügt.

3. Bestehende Informationswege

Die Regelungen der Kommunalverfassung und die bestehenden Regelungen der Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung zum Sitzungsdienst und zur Einbringung von Vorlagen bilden einen grundsätzlich ausreichenden Rahmen, um die Information der Stadtverordneten zu gewährleisten. Danach werden Vorlagen des Oberbürgermeisters ausnahmslos schriftlich und mit einem ausgewogenen Beschlussvorschlag, einer Begründung sowie der Darstellung der finanziellen Auswirkungen versehen eingereicht. Aufgrund der Einreichungsfristen ist eine ausreichend frühzeitige Befassung der einzelnen Stadtverordneten mit den Unterlagen in der Regel möglich. Zudem werden die Beschlussvorlagen des Oberbürgermeisters oder die Anträge aus der Mitte der Stadtverordnetenversammlung regelmäßig in den jeweiligen Ausschüssen behandelt und üblicherweise erst nach deren Votum im Plenum abgestimmt. Dringlichkeits- bzw. damit verbundene Tischvorlagen sind nicht vollständig auszuschließen, werden aber weit möglichst vermieden und sind nach § 35 Abs. 2 BbgKVerf an gesetzliche Voraussetzungen geknüpft (Angelegenheiten, die keinen

Aufschub dulden). Eilentscheidungen gemäß § 58 BbgKVerf kommen praktisch nur in sehr seltenen Ausnahmesituationen vor.

Den Stadtverordneten stehen vielfältige informelle und formelle Informationsmöglichkeiten zur Verfügung:

-          Diskussion in den Fachausschüssen zu den Vorlagen;

-          Möglichkeit in den Ausschüssen, Hintergrundinformationen abzufragen;

-          Recht aller Stadtverordneten, an allen Ausschüssen teilzunehmen;

-          Selbstbefassungsrecht der Ausschüsse (sie können jedes Thema ihres Zuständigkeitsbereichs auf die Tagesordnung setzen und Auskunft durch die Verwaltung verlangen);

-          Vereinbarung des Hauptausschusses mit dem Oberbürgermeister, aktuelle Themen bei Einhaltung einer Frist noch vor der Sitzung für die Tagesordnung anzumelden;

-          in spezialgesetzlich geregelten Beteiligungsverfahren, insbesondere der Bauleitplanung, können umfangreiche Unterlagen im Internet eingesehen werden;

-          Auskunfts- und Akteneinsichtsrecht gemäß § 29 BbgKVerf (i.V.m. der o.a. Dienstanweisung des Oberbürgermeisters).

4. Vorschlag zum weiteren Verfahren:

a.)    Der Oberbürgermeister sowie die jeweils zuständigen Geschäfts- und Fachbereiche werden sich darum bemühen, Unterlagen durch Anhang an Beschlussvorlagen zur Verfügung zu stellen, die für die Entscheidungsfindung der Stadtverordneten erheblich sind. Ist dies technisch nicht möglich oder mit einem zu hohen Aufwand verbunden, können im Rahmen der Vorbereitung der Ausschusssitzung die in den Vorlagen erwähnten Unterlagen nach vorheriger Absprache bereitgehalten werden. Des Weiteren wird auf die unten beschriebenen Möglichkeiten zu Buchstabe c verwiesen.

b.)    Unterlagen zu Vorlagen, die in den Ausschüssen zusätzlich zu den ausgereichten Drucksachen ausgegeben werden, werden in Zukunft nicht nur den Mitgliedern der jeweiligen Ausschüsse, sondern nach Festlegung im Fachausschuss allen Fraktionen zur Kenntnis gegeben. Der Oberbürgermeister wird die Geschäftsbereiche dementsprechend anweisen. Um Papier zu sparen, werden diese Informationen entweder per Mail übersandt oder im RIS bei der entsprechenden Vorlage zur Verfügung gestellt. Sind sie nicht digital verfügbar oder für eine Versendung oder ein Upload im RIS nicht geeignet, können sie im zuständigen Geschäfts- bzw. Fachbereich eingesehen werden.

c.)    Wird in Vorlagen auf Unterlagen verwiesen, können diese im zuständigen Geschäfts- bzw. Fachbereich nach Absprache mit der Geschäftsbereichsleitung eingesehen werden, soweit sie nicht als Anlage der Vorlage beigefügt sind. Ein förmlicher Antrag auf Akteneinsicht ist in diesen Fällen nicht mehr erforderlich, da die Einsicht der Vorbereitung der Beschlussfassung dient. Der Oberbürgermeister wird die Dienstanweisung zum Akteneinsichts- und Auskunftsrecht entsprechend anpassen.

d.)    Die Einsicht oder die Überlassung von Unterlagen muss jedoch weiterhin ausgeschlossen werden in Fällen, in denen auch ein Akteneinsichtsantrag zu verwehren wäre, insbesondere wenn schutzwürdige Interessen Betroffener bzw. Dritter oder dringende Gründe des öffentlichen Interesses entgegen stehen.

Dieses Verfahren wird für den Zeitraum von 12 Monaten angewandt und anschließend hinsichtlich seiner Praktikabilität evaluiert.

Die Mitteilungsvorlage selbst hat keine finanziellen Auswirkungen.

Die Umsetzung des Verfahrensvorschlags unter Punkt 4 kann zu einem leicht höheren Verwaltungsaufwand führen.