19.03.2024 - 9 Sonstiges

Herr Jetschmanegg führt zum Thema digitales Langzeitarchiv ein. Die Landeshauptstadt Potsdam möchte dem Kooperationsverbund Digitale Archivierung Nord (DAN) als Magazinpartnerin beitreten. Hierzu wird es eine Vorlage der Verwaltung für die Sitzung der Stadtverordnetenversammlung im April geben, welche mit der Bitte der Verwaltung verbunden sein wird, diese direkt zu beschließen. Die Verwaltung informiert daher den PTD-Ausschuss in der heutigen Sitzung proaktiv über das Vorhaben und dessen Vorteile.

Herr Joneleit (Arbeitsgruppenleiter Stadtarchiv) berichtet im Detail zum geplanten Vorhaben anhand der beiliegenden Präsentation.

Herr Gutschmidt fragt hinsichtlich der Kosten für benötigten Speicherplatz, ob diese einmalig anfallen, oder ob die Kosten fortlaufend sind?

Herr Joneleit antwortet, dass die Kosten jährlich anfallen. Als Beispielrechnung führt er an, dass 100 GB für cirka 250.000 PDF-Dokumente reicht, was Kosten i.H.v 819 Euro entspricht.

Frau Armbruster bekräftigt die Verwaltung in ihrem Vorhaben und findet es den richtigen Weg, die digitale Archivierung voranzutreiben.

Herr Szilleweit fragt an, welche Grundmenge an Daten in das digitale Langzeitarchiv überführt werden müssen? Herr Joneleit führt aus, dass sich die Menge in Grenzen hält. Digitales Archivgut wird eher zukünftig entstehen, zum Beispiel im Rahmen der derzeitigen Einführung der elektronischen Aktenführung in der Verwaltung.

Herr Szilleweit stellt eine weitere Frage hinsichtlich der Datensicherheit, ob die Verwaltung Regelungen zur Verhinderung des Missbrauchs von Daten und in Bezug auf Löschfristen getroffen hat? Herr Joneleit teilt mit, dass die Datenschutzgrundverordnung eingehalten wird und das die gesetzlich vorgeschrieben Löschfristen beachtet werden.