Mitteilungsvorlage - 22/SVV/1218

Der Jugendhilfeausschuss nimmt zur Kenntnis:

Abschlussbericht des externen Gutachters bezüglich der Berechnung der fehlerhaften Kita-Elternbeiträge in den Jahren 2015 bis 31.07.2018.
 

Fortsetzung der Mitteilungsvorlage „Beauftragung eines Gutachtens bezüglich der Berechnung der fehlerhaften Kita-Elternbeiträge in den Jahren 2015 bis 31.07.2018 - Abschluss“

Hintergrund / Ursprung

Gemäß Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 11.09.2019 zur DS 19/SVV/0611 „Bildung eines Zeitweiligen Ausschusses KiTa-Elternbeiträge“ galt es:

„Zur Aufklärung der Hintergründe und Verantwortlichkeiten bezüglich der Berechnung der fehlerhaften Kita-Elternbeiträge in den Jahren 2015 bis 31.07.2018 erfolgt die Einsetzung eines externen Gutachters.

Der Jugendhilfeausschuss, der Hauptausschuss und der Rechnungsprüfungsausschuss legen auf der Basis eines Verwaltungsvorschlages die Fragestellungen, welche durch das Gutachten zu klären sind, (gemeinsam) fest.

Der Jugendhilfeausschuss, der Hauptausschuss und der Rechnungsprüfungsausschuss werden am Prozess der Gutachterauswahl und -beauftragung beteiligt.

Der Bericht des Gutachtens wird im Jugendhilfeausschuss, im Hauptausschuss und

im Rechnungsprüfungsausschuss präsentiert.

In Abhängigkeit von den Ergebnissen, empfiehlt der Jugendhilfeausschuss und/oder der Hauptausschuss, der Rechnungsprüfungsausschuss das weitere Vorgehen, welches der

Stadtverordnetenversammlung zum Beschluss vorgelegt wird.“

In Vorbereitung der Beauftragung haben zunächst die Fraktionen, der Kita-Elternbeirat und die

Verwaltung mögliche Fragestellungen formuliert. Auf Bitte des Rechnungsprüfungsausschusses erfolgte die Zusammenstellung der Fragen durch das Rechnungsprüfungsamt. Dabei sprach sich der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 24.11.2019 grundsätzlich dafür aus, den Werdegang prozessorientiert aufarbeiten zu lassen und Empfehlungen zur Verbesserung künftiger Prozesse abzuleiten.

Das Rechnungsprüfungsamt hat vor diesem Hintergrund zwei Fragekomplexe ausgemacht:

1) Prozess einschließlich Dokumentation und Verantwortlichkeiten sowie

2) konkrete Einzelfragen

Gemäß ergänzenden Beschluss des Hauptausschusses vom 10.06.2020 zur gleichnamigen DS 20/SVV/0269 wurde weitergehend vereinbart:

„Der Fragenkatalog (Anlage) dient als Grundlage zur Vorbereitung der Beauftragung

eines externen Gutachters zur Aufklärung der Hintergründe und

Verantwortlichkeiten bezüglich der Berechnung der fehlerhaften Kita-Elternbeiträge

in den Jahren 2015 bis 31.07.2018.“

Die zugrundeliegenden Beschlüsse sowie die Prozessualen Fragen und Einzelfragen finden sich im Anhang.

Projekt und Zeitraffer

Als Auftraggeberin gilt die Landeshauptstadt Potsdam. Der Geschäftsbereich 2 - Bildung, Kultur, Jugend und Sport der LHP gilt als Besteller und Auftraggeber der Leistung. Die projektorientierte Leitung und Begleitung wurde / wird durch das Rechnungsprüfungsamt gewährleistet.

Der Personalrat wird vom Fachbereich Personal und Organisation entsprechend dem Brandenburgischen Landespersonalvertretungsgesetz beteiligt.

Der Hauptausschuss (HA) gilt als zwecks der zu beteiligenden Gremien für die Überwachung der Fortschritte des Gesamtprozesses als federführend.

Arbeitspakete - Zielstellung / Leistungen

Entsprechend der Leistungsbeschreibung aus den Vergabeverfahren anhängigen Unterlagen ergaben sich folgende Zielstellung(en) / Leistungen, geclustert nach den Arbeitspaketen.

I - Dokumentenrecherche und -Analyse

•Übersicht der eingesehenen Akten

•Darstellung der Gremienbeteiligung

•Chronologie der maßgebenden Ereignisse und Entscheidungen

•Übersicht der Beteiligten zur Identifikation von Interviewpartnern (Stakeholdermap)

II - Durchführen von Interviews der Beteiligten Mitarbeiter der LHP und der Gremien

•Auswahl der Gesprächspartner einschließlich Begründung

•Planung der Formate und Fragestellungen

•Durchführung der Formate nach Information und Abstimmung mit dem Auftraggeber

•Dokumentation und Nachbereitung (Ergebnisprotokolle)

•Zuordnung der Informationsgewinne zu den Ergebnissen der Aktenanalyse

III - Beantwortung der Fragen

•Schaffung des einheitlichen Verständnisses der Einzelfragen mit dem Auftraggeber,

da ggf. Interpretationsspielraum, ggf. Festschreibung

•Beantwortung der Einzelfragen, Zuordnung der dieser zugrundeliegenden Informationen

•Darstellung und Erläuterung der Zusammenhänge, die zur Berechnung der fehlerhaften Elternbeiträge und zur Beschlussfassung der Elternbeitragsordnung 2015 führten

•Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse, Präsentation

IV - Dokumentation

•Die Dokumentation der Ergebnisse der Arbeitspakete 1 bis 3 u. a.:

 -Darstellung des Prozesses der zur Berechnung der fehlerhaften Elternbeiträge und Aufstellung der Elternbeitragsordnung 2015 führte

 -Aufzeigen von prozessuellen Schwachstellen

 -eine Stakeholdermap bezogen auf Ermittlung, Ausgabe und Abrechnung von Empfehlungen zu Kita- Elternbeiträgen für den Zeitraum von 2015 bis 31.07.2018

•die Herangehensweise bzw. notwendigen Verfahrensschritte zur Antwortfindung und zukünftig entscheidungserhebliche Fakten

Ausschreibung / Vergabe

Es war ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, indem aus drei BewerberInnen zwei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden.

Nach Abgabe des Erstangebotes wurden Verhandlungen durchgeführt. Zum Ablauf der Angebotsfrist reichten beide Bieter ihre Angebote ein.

Zuschlagskriterien: 

• Preis mit einer Gewichtung von 30 %

• Qualität des Zeit- und Ablaufplans mit einer Gewichtung von 10 %

• Qualität der konzeptionellen Darstellung mit einer Gewichtung von 50 %

• Personalorganisation und Qualifikation mit einer Gewichtung von 10 %

Das Vergabeverfahren galt mit letztlicher Zuschlagserteilung am 06.12.2021 an die Auftragnehmerin / den externen Gutachter Institut für Public Management (IPO-IT GmbH) mit Sitz in Berlin als abgeschlossen.

Meilensteinbetrachtung

Am 10.01.2022 fand ein (Projekt)Auftaktgespräch statt.

Es folgten die Kommunikation und Abstimmungsrunden zum weiteren Verfahren / Fortgang im Verfahren mit Auftragnehmerin / Gutachter.

Zwischenpräsentation I am 15.03.2022

Die Gutachter haben der Verwaltung (2, 23, 907) die ersten Zwischenergebnisse ihrer Sichtung der zur Verfügung gestellten Unterlagen vorgestellt. In diesem Zusammenhang wurden auch die aus Sicht des Gutachters möglichen GesprächspartnerInnen zur Klärung noch offener Fragen / Aspekte identifiziert. Es folgte eine Konkretisierung der in den Gesprächen anzusprechenden Themen. Ziel der Gespräche war es, nebst aufgreifen der beschlossenen Fragen, zunächst vorrangig sich ggf. aus den Unterlagen ergebene Herausforderungen / Ungereimtheiten, zu beantworten. Daneben sollen möglichst erste Ansätze / Aspekte / Vorschläge für einen optimierten Prozess aufgenommen werden.

Im Zuge der Durchführung des Interviewformates wurden während der Zwischenpräsentation II am 21.06.2022 sowohl eine erste Bilanz zum Informationsgewinn als auch ausstehende Interviews (bis September 2022) gleichermaßen beleuchtet. Nach Zuordnung zu Erkenntnissen aus der Aktenanalyse und zu den über die Stadtgremien beschlossenen Fragenkatalog wurde das weitere Vorgehen bezüglich der Aufbereitung der sich ergebenden Datenlage beschrieben.

Während der Zwischenpräsentation III am 01.11.2022 galt es nochmal die restlichen Erkenntnisse zu reflektieren, ein einheitliches Verständnis zur Form der Beantwortung des Fragenkataloges zu schärfen, Zuordnungen zu finalisieren, wechselseitig letzte Fragen auszuräumen und die Darstellungsform für die Berichterstattung zu konkretisieren.

Der offizielle Abschluss zum Projekt / zu der zu erbringenden Leistung soll nunmehr, wie eingehend beschrieben, über die Befassung in den dafür per Beschlusslage vorgesehenen Stadtgremien erfolgen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss (RPA) wurde zuvor am 17.11.2022 und der Jugendhilfeausschuss (JHA) am 24.11.2022 über den Sachstand, das grobe (weitere) Verfahren informiert.

Ebenso im November wurde der Abschlussbericht Datenschutzkonform aufbereitet.

Zeitschiene inkl. Ausblick für angestrebten Abschluss durch Übermittlung und Präsentation des Berichtes (siehe Anlage):

-15.12.2022 JHA

-19.01.2023 RPA

-Januar 2023  HA