Mitteilungsvorlage - 24/SVV/0327

Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

 

Der Oberbürgermeister hat in einer ersten Mitteilungsvorlage zur zukunftsfähigen Ausrichtung des IT-Betriebs (23/SVV/0025) den Hauptausschuss am 18.01.2023 darüber informiert, dass für den Aufbau eines zukunftsfähigen IT-Betriebs die Erarbeitung einer IT-Strategie beauftragt wird.

Es wurde angekündigt, dem Hauptausschuss über die Ergebnisse Bericht zu erstatten.

 

Der gesamte Prozess wurde durch das Beratungsunternehmen „PD - Partner der öffentlichen Hand“ begleitet.

 

Der Auftrag umfasste insbesondere die Bewertung verschiedenster Organisations- und Rechtsformen zur Optimierung der Leistungserbringung in folgenden Themenfeldern:

 

• IT-technischer Betrieb zur Sicherstellung von technischen/technologischen Leitplanken wie einer möglichst konsequenten Cloud-Strategie (hybrider Cloudansatz),
• Umsetzung der Verwaltungsleistungen im Rahmen des OZG und

• Steuerung von IT-unterstützten Projekten u.a. zur Standardisierung der internen Verwaltungsprozesse.

  

Die Untersuchung der Organisations- und Rechtsformen sollte dabei grundsätzlich ergebnisoffen erfolgen.

 

Es wurden folgende mögliche strategischen Szenarien durch die PD zur Weiterentwicklung der IT untersucht:

 

1. Status Quo beibehalten und IT stärken
2. Ausgründung der IT als Eigenbetrieb
3. Aufstellung als kommunaler IT Dienstleister
4. Neuaufstellung der IT als Dienstleister für die städtischen Unternehmen
5. Integration des FB E-Government in den DIKOM Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg („DIKOM Nord“)
6. Stärkung der strategischen Partnerschaft(en) mit geeigneten Dienstleistern

 

Für die Bestandsaufnahme wurde ein methodisches Vorgehen in fünf Schritten gewählt:

 

• Dokumentenanalyse;

• IT-Quick Check;
• Experteninterviews;
• Online-Umfrage und
• interaktive Formate für die Mitarbeitenden

 

Basierend auf den Ergebnissen der Szenarienbewertung wird ein mehrstufiges Vorgehen empfohlen:

 

1. In nahezu allen strategischen Szenarien ist eine Stärkung der IT notwendig. Dies sollte ein erster Schritt sein. (a)

2. Zusätzlich sollten parallel strategische Partnerschaften mit zentralen Dienstleistern auf bzw. ausgebaut werden. Dies entlastet den Fachbereich E-Government und gewisse Anforderungen können extern vergeben werden. (f)

 

Zur Umsetzung des empfohlenen Szenarios hat die Landeshauptstadt Potsdam die PD erneut beauftragt.

 

Ziel ist eine konkrete Entscheidungsgrundlage, welche Dienstleistungen mit strategischen Partnern umgesetzt werden sollen. 

 

Konkret werden dabei folgende Leistungsblöcke untersucht:

 

• Allgemeine Managementaufgaben
• Strategisches IT-Management
• IT-Transformationsmanagement
• Operatives IT-Management
• Service-Desk
• Fachverfahrensbetreuung
• Fachverfahrensbetrieb
• Infrastrukturbetrieb
• Schul-IT

 

Der Prozess der Untersuchung folgt folgendem Muster:

 

• Evaluierung und Optimierung der IT-Leistungstiefe: Potentiale und Risiken für eine (stellenweise) Fremderbringung sollen durch eine umfassende Bewertung der IT-Aufgabenbereiche ermittelt werden.

 

• Auswahl und Integration geeigneter IT-Dienstleister: Für eine kontinuierliche Verbesserung der IT-Dienste sollen geeignete IT-Dienstleister anhand ihrer Fähigkeiten und Leistungskapazitäten ausfindig gemacht werden.

 

• Überprüfung der Organisationsstruktur: Im Hinblick auf mögliche Umstrukturierungen soll die vorhandene Organisationsstruktur des Fachbereich E-Government untersucht werden, um zu identifizieren, ob der aktuelle Aufbau in Anbetracht der strategischen Ziele weiterhin angemessen ist.

 

• Vorbereitung des Migrationsprozesses: Es wird ein generisches Vorgehen entwickelt, mit dem eine Aufgabenübertragung an die ausgewählten Kooperationspartner und IT-Dienstleister erfolgen kann.

 

Über die Ergebnisse sowie die weitere Umsetzungsplanung wird im III. Quartal 2024 berichtet.