Mitteilungsvorlage - 04/SVV/0353
Grunddaten
- Betreff:
-
Einführung der DA Investitionscontrolling
- Status:
- öffentlich (Vorlage abgeschlossen)
- Vorlageart:
- Mitteilungsvorlage
- Federführend:
- SB Finanzen und Berichtswesen
Beratungsfolge
Status | Datum | Gremium | Beschluss | PA |
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●
Erledigt
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Hauptausschuss
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Vorberatung
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25.08.2004
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08.09.2004
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27.10.2004
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10.11.2004
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Erläuterung
Begründung:
Zur Einführung eines Investitionscontrollings ist die
Inkraftsetzung einer entsprechenden Dienstanweisung notwendig. Um Inhalt und
Regelungsgehalt der Dienstanweisung abzustimmen, wurde eine Projektgruppe mit
Vertretern aller Geschäftsbereiche gebildet. Diese setzte sich zusammen aus
Vertretern der Bereiche:
OBM
GB 1 - Zentrale Steuerung und Service
GB 2 - Bildung, Kultur und Sport
GB 3 - Soziales, Jugend, Gesundheit, Ordnung und
Umweltschutz
GB 4 - Stadtentwicklung und Bauen
Die Projektgruppe hat sich auf die vorliegende Fassung der
Dienstanweisung verständigt und gibt unter anderem folgende Hinweise:
1. Diese Dienstanweisung tritt mit Unterzeichnung durch den
Oberbürgermeister in Kraft. Sie gilt nur für neue, nicht für bereits laufende
Investitionsvorhaben für die bereits Mittel im Haushaltsplan veranschlagt sind.
Für Maßnahmen, die im Investitionsprogramm zum Haushaltsplan 2004
berücksichtigt werden, soll die Dienstanweisung entsprechend angewendet werden.
Zumindest sind für die Mittelanmeldung zum Haushalt 2005 die erforderlichen
Haushaltsunterlagen (Phase 4) zu erstellen.
2. Einführungszeitpunkt für die Dienstanweisung ist das Jahr
2004. Es wird darauf hingewiesen, dass für planbare Leistungen (z.B. im
Straßenbau) teilweise eine 36-monatige Einführungsphase erforderlich ist.
3. Zur optimalen Umsetzung der Dienstanweisung werden durch
die Projektgruppe folgende flankierende Maßnahmen empfohlen:
·
Einrichtung
eines "Planungsfonds" zur Erstellung von Studien für die von der Dienstanweisung
erfassten Bauinvestitionsvorhaben.
·
Priorisierung
von Investitionsmaßnahmen durch die Stadtverordnetenversammlung mit Hilfe der
von der IC-Stelle erarbeiteten Kriterien.
·
Berücksichtigung
der Folgekosten der betreffenden Investitionsmaßnahmen.
·
Sukzessive
Ermöglichung von Einzelanpassungen der Dienstanweisung nach Schluss des
Einführungs- und Beurteilungszeitraums, z.B. in Bezug auf die Festlegung von
Eckterminen für die Erledigung von Aufgaben (Dienstanweisung als evolutives
Instrument).
·
Software-Lösung
für bestimmte Bereiche für das laufende Projektcontrolling (z.B. für den Hoch-
und Tiefbaubereich).
1. Zweck, Geltung und Handhabung der Dienstanweisung
Zweck
Controlling unterstützt die Prozesse verschiedener
Managementfelder. Eines der wichtigsten und ressourcenintensivsten
Managementfelder ist die Beschaffung von Investitionsgütern für die
Aufgabenerfüllung in künftigen Perioden, z.B. von Grundstücken, Gebäuden,
Anlagen. Mit der Entscheidung über eine Investition wird über die Höhe der
zukünftig anfallenden Kosten weitgehend entschieden. Aufgrund der
Spezifizierung vieler kommunaler Investitionen ergeht so gleichsam eine
Entscheidung über den langfristigen Bestand an Aufgaben.
Durch das Investitionscontrolling soll die langfristige
Bindung von kommunalen Ressourcen optimiert werden. Vor allem sollen
finanzielle Fehlentwicklungen frühzeitig und weitgehend minimiert und damit die
Planungssicherung maximiert werden. Hierzu ist eine koordinierte Vorgehensweise
erforderlich, innerhalb derer klare Pflichten und Verantwortlichkeiten
festgelegt sind.
Die Dienstanweisung regelt das Verfahren von der
Investitionsplanung bis hin zur Erfolgskontrolle. Sie legt konkrete Pflichten
und entsprechende Verantwortlichkeiten fest. Sie definiert, welche Ergebnisse
zu welchen Zeitpunkten vorzuliegen haben und definiert hierfür ein
Mindestanforderungsprofil. Sie dient somit der Einhaltung des § 9 GemHV.
Geltung
Diese Dienstanweisung gilt für alle Bereiche der
Stadtverwaltung Potsdam. Abweichende Regelungen können nur in Abstimmung mit
dem OB erfolgen.
Die Dienstanweisung ist für Baumaßnahmen ab einem
Investitionsvolumen von 500.000 Euro und für andere Investitionen ab einem
Investitionsvolumen von 100.000 Euro verbindlich. Für andere Maßnahmen soll
sie - soweit möglich - entsprechend angewendet werden.
Für unvorhergesehene, unabwendbare über-/außerplanmäßige und
nicht-planbare Leistungen kann von dieser Dienstanweisung abgewichen werden.
Handhabung
Kern dieser Dienstanweisung ist die unter 4.1 als Anlage
befindliche Checkliste. Dieser sind die Pflichten und Verantwortlichkeiten pro
IC-Phase zu entnehmen. Die folgenden Kapitel 2. bis 4.2. sowie der weitere
Anhang kommentieren diese Checkliste und sollen als Nachschlagewerk dienen,
sofern Fragen auftauchen.
Es ist beabsichtigt, diese Dienstanweisung gemäß den
zukünftigen Erfahrungen und Bedürfnissen der betroffenen Akteure schrittweise
weiterzuentwickeln und zu verfeinern. Die Dienstanweisung soll somit einen
Rahmen geben. Die Weiterentwicklung erfolgt nicht notwendigerweise umfassend;
denkbar ist auch, einzelne Teilphasen - z.B. bei der Baudurchführung - modular
zu verfeinern oder stärker mit den übrigen Phasen zu verknüpfen.
2. Verfahren und Kernanliegen
Im Rahmen der Wertgrenzen, innerhalb deren die
Dienstanweisung anzuwenden ist, liegt der Schwerpunkt naturgemäß bei
Bauinvestitionen, sowie deren Planung und Veranschlagung im Haushaltsplan.
Kernanliegen im Controllingprozess ist es, die unter Ziffer
2.1.1. der Dienstanweisung aufgeführten Phasen in ihrer jeweiligen Barbeitung
und Bearbeitungsstand zu dokumentieren, sowie während den einzelnen Phasen zu
beraten und unterstützend mitzuwirken.
Dies bedeutet ein Verfahren, in dem eine Bündelung und
Zusammenfassung der vorhabensentscheidenden Arbeitsdokumente / Unterlagen
teilweise über Bereichs- und Fachbereichsgrenzen hinaus erfolgt.
Die im Zuge dieser Arbeit von der IC-Stelle (bei 113)
erstellten Controllingberichte sollen in den jeweils entscheidenden bzw.
beratenden Gremien (u.a. Fachausschüsse) als Diskussions- und
Entscheidungsgrundlage dienen. (Dies entspricht den Verwaltungsvorschriften zu
§ 9 GemHV).
Ferner soll auf Grund der in diesem Arbeitsprozess
gewonnenen Informationen und Erkenntnisse, die Planung von Investitionsvorhaben
und die Aufstellung des Investitionsprogramms, konkreten Gewichtungskriterien
unterzogen werden.
3. Erarbeitung der Dienstanweisung
Der Handlungsdruck zur Erarbeitung der Dienstanweisung und
der Schematisierung der Investitionsprozesse ist in den vergangenen Jahren
gestiegen. Gründe hierfür waren u.a.
·
finanzielle
Fehlentwicklungen v.a. bei Bauprojekten in der Vergangenheit
·
vermehrte
Aufforderungen zu verstärkter Kontrolle
·
Beschluss
der SVV 00/0952 vom 20.11.2000: "Die Verwaltung wird beauftragt, ein
Bauinvestitionscontrolling einzuführen"
Im Zuge der Erarbeitung der Dienstanweisung wurden folgende
Probleme als Ausgangssituation gekennzeichnet, denen gegenüber jeweilige
konkrete Anforderungen an das IC standen:
Probleme Anforderungen
an das IC
Unpräzise Vorgaben für Investitions- è Klare
Vorgaben für Investitions-
vorhaben beurteilung
Nicht absehbare Folgekosten è Klare
Vorgaben für Folgekosten-
abschätzung
Unklare Zuordenbarkeit von è Klare
Festlegung von
Verantwortlichkeiten Verantwortlichkeiten
pro Phase
Keine allgemeinverbindliche Festlegung è Klare
Definition von Aufgaben, insbes.
von Aufgaben Muss-checks
Keine Beurteilungsformate è Standardisierte
u. praktikable Formate
kameralistisches System è Flexibilität
betreffend Kameralistik und
insbes.
der Fördermittelhandhabung
Als gemeinsame Ziele der Arbeitsgruppe wurden definiert:
·
Planungssicherheit
(Transparenz) und Qualitätssicherung
·
Grundlagenschaffung
für strukturierte Diskussion und Auffinden von Fehlerquellen
·
Systematik
und Handlungsdruck durch eindeutige Phasenabgrenzung
·
Lernendes
System durch Feedback und Verwertung von Erfahrungen
Aus diesen Zielen hat die Arbeitsgruppe das Leitbild
für das künftige IC wie folgt formuliert: "IC als überschaubares und
handhabbares Werkzeug zur Dokumentation, Überwachung und ggf. Veranlassung von
Korrekturen aller im Zusammenhang mit einer betrachteten Investition stehenden
Entwicklungen".
In Anlehnung an diese Ziele wurden 3 Module inhaltlich
untersetzt, die die künftige Handhabung entsprechend praktizierbar gestallten
sollen.
Als Modul 1 wurde die eigentliche DA entwickelt, in der
präzise Vorgaben für die Beurteilung von Investitionsvorhaben definiert wurden,
Festlegungen von Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben beschrieben
wurden, sowie Kontrollmechanismen und die Vorgabe von Formaten erläutert
wurden.
Modul 2 beinhaltet im Kern zwei Checklisten, aus der die
jeweiligen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten hervorgehen, sowie eine
Abzeichnung/Bestätigung durch die jeweils in den einzelnen Phasen verantwortlichen
Mitarbeiter vorgesehen ist.
Mit dem 3. Modul als Anhang zu jedem Investitionsvorhaben,
soll eine Bündelung und Dokumentation des Investitionsvorhabens erreicht
werden. Insbesondere sind hierbei die jeweiligen Folgekosten und Wirtschaftlichkeitsnachweise
pro Vorhaben zu dokumentieren und im Rahmen der Dokumentation, auf die
jeweiligen Fundstellen/Aufbewahrungsorte von Investitionsrelevanten Unterlagen
hinzuweisen.
Die Dienstanweisung ist künftig für alle Baumaßnahmen ab
einem Investitionsvolumen von 500.000 Euro und für andere Investitionen ab
einem Investitionsvolumen von 100.000 Euro verbindlich.
Für den Zeitraum der Einführung der Dienstanweisung im lfd.
HH-Jahr 2004 gilt sie nicht, wenn für die Investitionsmaßnahme bereits Mittel
im HH-Plan eingestellt sind.
Dies setzt voraus, dass künftig alle Bereich/Fachbereiche
noch vor der Veranschlagung von Mitteln, bereits ab der Planungsphase (also ab
der Idee zur Investition) entsprechend der DA zu arbeiten haben. Die IC-Stelle
hat bereits dann bzw. vorher die jeweiligen bereichsinternen Planungen zu
erhalten und auszuwerten.
Durch diese frühzeitige Einbindung der IC-Stelle und
verpflichtende Anwendung der DA lassen sich folgende Vorteile erreichen:
·
finanzielle
Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig erkennen und vermeiden
·
die
Verantwortung der Bereiche/Fachbereiche nimmt zu und wird konkreter gestaltet
·
Fehler
können im Nachhinein besser nachvollzogen und ausgewertet werden
·
Durch
die Anwendung der Schemata bildet sich eine lernende Organistion
Damit wird der Beschluss der StVV Nr. 00/0952 vom 20.11.2000
realisiert.