Mitteilungsvorlage - 04/SVV/0353

Der Hauptausschuss nimmt zur Kenntnis:

 

Einführung der DA Investitionscontrolling.

Begründung:

 

 

Zur Einführung eines Investitionscontrollings ist die Inkraftsetzung einer entsprechenden Dienstanweisung notwendig. Um Inhalt und Regelungsgehalt der Dienstanweisung abzustimmen, wurde eine Projektgruppe mit Vertretern aller Geschäftsbereiche gebildet. Diese setzte sich zusammen aus Vertretern der Bereiche:

 

OBM               

GB 1 - Zentrale Steuerung und Service                                                                       

GB 2 - Bildung, Kultur und Sport                                                                   

GB 3 - Soziales, Jugend, Gesundheit, Ordnung und Umweltschutz                        

GB 4 - Stadtentwicklung und Bauen                         

                                   

                                   

                                   

 

Die Projektgruppe hat sich auf die vorliegende Fassung der Dienstanweisung verständigt und gibt unter anderem folgende Hinweise:

 

1. Diese Dienstanweisung tritt mit Unterzeichnung durch den Oberbürgermeister in Kraft. Sie gilt nur für neue, nicht für bereits laufende Investitionsvorhaben für die bereits Mittel im Haushaltsplan veranschlagt sind. Für Maßnahmen, die im Investitionsprogramm zum Haushaltsplan 2004 berücksichtigt werden, soll die Dienstanweisung entsprechend angewendet werden. Zumindest sind für die Mittelanmeldung zum Haushalt 2005 die erforderlichen Haushaltsunterlagen (Phase 4) zu erstellen.

 

2. Einführungszeitpunkt für die Dienstanweisung ist das Jahr 2004. Es wird darauf hingewiesen, dass für planbare Leistungen (z.B. im Straßenbau) teilweise eine 36-monatige Einführungsphase erforderlich ist.

 

3. Zur optimalen Umsetzung der Dienstanweisung werden durch die Projektgruppe folgende flankierende Maßnahmen empfohlen:

 

·       Einrichtung eines "Planungsfonds" zur Erstellung von Studien für die von der Dienstanweisung erfassten Bauinvestitionsvorhaben.

·       Priorisierung von Investitionsmaßnahmen durch die Stadtverordnetenversammlung mit Hilfe der von der IC-Stelle erarbeiteten Kriterien.

·       Berücksichtigung der Folgekosten der betreffenden Investitionsmaßnahmen.

·       Sukzessive Ermöglichung von Einzelanpassungen der Dienstanweisung nach Schluss des Einführungs- und Beurteilungszeitraums, z.B. in Bezug auf die Festlegung von Eckterminen für die Erledigung von Aufgaben (Dienstanweisung als evolutives Instrument).

·       Software-Lösung für bestimmte Bereiche für das laufende Projektcontrolling (z.B. für den Hoch- und Tiefbaubereich).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Zweck, Geltung und Handhabung der Dienstanweisung

 

Zweck

Controlling unterstützt die Prozesse verschiedener Managementfelder. Eines der wichtigsten und ressourcenintensivsten Managementfelder ist die Beschaffung von Investitionsgütern für die Aufgabenerfüllung in künftigen Perioden, z.B. von Grundstücken, Gebäuden, Anlagen. Mit der Entscheidung über eine Investition wird über die Höhe der zukünftig anfallenden Kosten weitgehend entschieden. Aufgrund der Spezifizierung vieler kommunaler Investitionen ergeht so gleichsam eine Entscheidung über den langfristigen Bestand an Aufgaben.

 

Durch das Investitionscontrolling soll die langfristige Bindung von kommunalen Ressourcen optimiert werden. Vor allem sollen finanzielle Fehlentwicklungen frühzeitig und weitgehend minimiert und damit die Planungssicherung maximiert werden. Hierzu ist eine koordinierte Vorgehensweise erforderlich, innerhalb derer klare Pflichten und Verantwortlichkeiten festgelegt sind.

 

Die Dienstanweisung regelt das Verfahren von der Investitionsplanung bis hin zur Erfolgskontrolle. Sie legt konkrete Pflichten und entsprechende Verantwortlichkeiten fest. Sie definiert, welche Ergebnisse zu welchen Zeitpunkten vorzuliegen haben und definiert hierfür ein Mindestanforderungsprofil. Sie dient somit der Einhaltung des § 9 GemHV.

 

Geltung

Diese Dienstanweisung gilt für alle Bereiche der Stadtverwaltung Potsdam. Abweichende Regelungen können nur in Abstimmung mit dem OB erfolgen.

 

Die Dienstanweisung ist für Baumaßnahmen ab einem Investitionsvolumen von 500.000 Euro und für andere Investitionen ab einem Investitionsvolumen von 100.000 Euro verbindlich. Für andere Maßnahmen soll sie - soweit möglich - entsprechend angewendet werden.

 

Für unvorhergesehene, unabwendbare über-/außerplanmäßige und nicht-planbare Leistungen kann von dieser Dienstanweisung abgewichen werden.

 

Handhabung

Kern dieser Dienstanweisung ist die unter 4.1 als Anlage befindliche Checkliste. Dieser sind die Pflichten und Verantwortlichkeiten pro IC-Phase zu entnehmen. Die folgenden Kapitel 2. bis 4.2. sowie der weitere Anhang kommentieren diese Checkliste und sollen als Nachschlagewerk dienen, sofern Fragen auftauchen.

 

 

Es ist beabsichtigt, diese Dienstanweisung gemäß den zukünftigen Erfahrungen und Bedürfnissen der betroffenen Akteure schrittweise weiterzuentwickeln und zu verfeinern. Die Dienstanweisung soll somit einen Rahmen geben. Die Weiterentwicklung erfolgt nicht notwendigerweise umfassend; denkbar ist auch, einzelne Teilphasen - z.B. bei der Baudurchführung - modular zu verfeinern oder stärker mit den übrigen Phasen zu verknüpfen.

 

 

 

 

 

 

 

2. Verfahren und Kernanliegen

 

Im Rahmen der Wertgrenzen, innerhalb deren die Dienstanweisung anzuwenden ist, liegt der Schwerpunkt naturgemäß bei Bauinvestitionen, sowie deren Planung und Veranschlagung im Haushaltsplan.

 

Kernanliegen im Controllingprozess ist es, die unter Ziffer 2.1.1. der Dienstanweisung aufgeführten Phasen in ihrer jeweiligen Barbeitung und Bearbeitungsstand zu dokumentieren, sowie während den einzelnen Phasen zu beraten und unterstützend mitzuwirken.

 

Dies bedeutet ein Verfahren, in dem eine Bündelung und Zusammenfassung der vorhabensentscheidenden Arbeitsdokumente / Unterlagen teilweise über Bereichs- und Fachbereichsgrenzen hinaus erfolgt.

 

Die im Zuge dieser Arbeit von der IC-Stelle (bei 113) erstellten Controllingberichte sollen in den jeweils entscheidenden bzw. beratenden Gremien (u.a. Fachausschüsse) als Diskussions- und Entscheidungsgrundlage dienen. (Dies entspricht den Verwaltungsvorschriften zu § 9 GemHV).

 

Ferner soll auf Grund der in diesem Arbeitsprozess gewonnenen Informationen und Erkenntnisse, die Planung von Investitionsvorhaben und die Aufstellung des Investitionsprogramms, konkreten Gewichtungskriterien unterzogen werden.

 

 

 

3. Erarbeitung der Dienstanweisung

 

Der Handlungsdruck zur Erarbeitung der Dienstanweisung und der Schematisierung der Investitionsprozesse ist in den vergangenen Jahren gestiegen. Gründe hierfür waren u.a.

 

·       finanzielle Fehlentwicklungen v.a. bei Bauprojekten in der Vergangenheit

·       vermehrte Aufforderungen zu verstärkter Kontrolle

·       Beschluss der SVV 00/0952 vom 20.11.2000: "Die Verwaltung wird beauftragt, ein Bauinvestitionscontrolling einzuführen"

 

Im Zuge der Erarbeitung der Dienstanweisung wurden folgende Probleme als Ausgangssituation gekennzeichnet, denen gegenüber jeweilige konkrete Anforderungen an das IC standen:

 

Probleme                                                                   Anforderungen an das IC

 

Unpräzise Vorgaben für Investitions-            è            Klare Vorgaben für Investitions-

vorhaben                                                                     beurteilung

Nicht absehbare Folgekosten                è             Klare Vorgaben für Folgekosten-

                                                                                    abschätzung

Unklare Zuordenbarkeit von                              è            Klare Festlegung von

Verantwortlichkeiten                                                   Verantwortlichkeiten pro Phase

Keine allgemeinverbindliche Festlegung            è            Klare Definition von Aufgaben, insbes.

von Aufgaben                                                              Muss-checks

Keine Beurteilungsformate                           è            Standardisierte u. praktikable Formate

kameralistisches System                               è            Flexibilität betreffend Kameralistik und

                                                                                    insbes. der Fördermittelhandhabung

 

Als gemeinsame Ziele der Arbeitsgruppe wurden definiert:

 

·       Planungssicherheit (Transparenz) und Qualitätssicherung

·       Grundlagenschaffung für strukturierte Diskussion und Auffinden von Fehlerquellen

·       Systematik und Handlungsdruck durch eindeutige Phasenabgrenzung

·       Lernendes System durch Feedback und Verwertung von Erfahrungen

 

Aus diesen Zielen hat die Arbeitsgruppe das Leitbild für das künftige IC wie folgt formuliert: "IC als überschaubares und handhabbares Werkzeug zur Dokumentation, Überwachung und ggf. Veranlassung von Korrekturen aller im Zusammenhang mit einer betrachteten Investition stehenden Entwicklungen".

 

In Anlehnung an diese Ziele wurden 3 Module inhaltlich untersetzt, die die künftige Handhabung entsprechend praktizierbar gestallten sollen.

 

Als Modul 1 wurde die eigentliche DA entwickelt, in der präzise Vorgaben für die Beurteilung von Investitionsvorhaben definiert wurden, Festlegungen von Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben beschrieben wurden, sowie Kontrollmechanismen und die Vorgabe von Formaten erläutert wurden.

 

Modul 2 beinhaltet im Kern zwei Checklisten, aus der die jeweiligen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten hervorgehen, sowie eine Abzeichnung/Bestätigung durch die jeweils in den einzelnen Phasen verantwortlichen Mitarbeiter vorgesehen ist.

 

Mit dem 3. Modul als Anhang zu jedem Investitionsvorhaben, soll eine Bündelung und Dokumentation des Investitionsvorhabens erreicht werden. Insbesondere sind hierbei die jeweiligen Folgekosten und Wirtschaftlichkeitsnachweise pro Vorhaben zu dokumentieren und im Rahmen der Dokumentation, auf die jeweiligen Fundstellen/Aufbewahrungsorte von Investitionsrelevanten Unterlagen hinzuweisen.

 

Die Dienstanweisung ist künftig für alle Baumaßnahmen ab einem Investitionsvolumen von 500.000 Euro und für andere Investitionen ab einem Investitionsvolumen von 100.000 Euro verbindlich.

 

Für den Zeitraum der Einführung der Dienstanweisung im lfd. HH-Jahr 2004 gilt sie nicht, wenn für die Investitionsmaßnahme bereits Mittel im HH-Plan eingestellt sind.

 

Dies setzt voraus, dass künftig alle Bereich/Fachbereiche noch vor der Veranschlagung von Mitteln, bereits ab der Planungsphase (also ab der Idee zur Investition) entsprechend der DA zu arbeiten haben. Die IC-Stelle hat bereits dann bzw. vorher die jeweiligen bereichsinternen Planungen zu erhalten und auszuwerten.

 

Durch diese frühzeitige Einbindung der IC-Stelle und verpflichtende Anwendung der DA lassen sich folgende Vorteile erreichen:

 

·       finanzielle Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig erkennen und vermeiden

·       die Verantwortung der Bereiche/Fachbereiche nimmt zu und wird konkreter gestaltet

·       Fehler können im Nachhinein besser nachvollzogen und ausgewertet werden

·       Durch die Anwendung der Schemata bildet sich eine lernende Organistion

 

Damit wird der Beschluss der StVV Nr. 00/0952 vom 20.11.2000 realisiert.