Antrag - 10/SVV/1063

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt, der Stadtverordnetenversammlung in ihrer April-Sitzung 2011 in einer Mitteilungsvorlage darzustellen, wie der Arbeits- und Umsetzungsstand zur Weiterentwicklung des RIS im Sinne der Zielstellung einer „papierlosen“ Stadtverordnetenversammlung ist. Dabei sollen der Zeithorizont und die notwendigen Schritte zur Realisierung dargestellt werden.

Anforderungen an dieses System sind unter anderem:

1.) Die Funktionen des Ratsinformationssystems werden dahingehend erweitert, dass die Vorlagen zu allen Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse jeweils gesammelt als Ordner zum Download zur Verfügung gestellt werden. Es soll eine Beschlusskontrolle integriert werden, aus der erkennbar ist, an welcher Stelle sich die jeweiligen Vorlagen im Geschäftsgang befinden.

2.) Der Versand der Sitzungseinladungen erfolgt per Mail. Dabei werden die Vorlagen, die Beratungsgegenstand sind, jeweils direkt ins RIS verlinkt.

3.) Den Stadtverordneten wird für die Dauer ihres Mandats ein Netbook zur Verfügung gestellt. Im Gegenzug entfällt die Ausreichung aller Unterlagen in Papierform. Dabei wird den Stadtverordneten ein Wahlrecht zwischen dem bisherigen und dem elektronischen Verfahren eingeräumt. Die Ausreichung der Unterlagen im elektronischen Verfahren erfolgt per Mailversand.

4.) Die Finanzierung soll durch eine entsprechende Umschichtung von Mitteln im Etat der Stadtverordnetenversammlung erfolgen.

Begründung:

Ein elektronisches Dokumentationssystem für die Stadtverordnetenversammlung ist aus ökonomischer wie ökologischer Sicht dringend geboten. Eine Organisation auf Basis des Ratsinformationssystems würde die ehrenamtliche Arbeit der Stadtverordneten erheblich erleichtern und die Übersichtlichkeit der großen Mengen an Dokumenten deutlich verbessern.

Der Verzicht auf die Ausreichung aller Unterlagen in Papierform bietet ein erhebliches Einsparungspotenzial. Bei einer angenommenen Zahl erforderlicher Kopien von 4.000 – 5.000 Blatt je Stadtverordnetem und Jahr würden sich die erforderlichen Mittel für die Beschaffung der EDV-Technik bereits nach einem Jahr amortisieren.