Antrag - 13/SVV/0532

Die Stadtverordnetenversammlung:

Die Stadtverordnetenversammlung fordert den Oberbürgermeister auf, die Dienstanweisung zur Erfüllung der Auskunfts- und Akteneinsichtsrechte der Stadtverordneten nach der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg in Punkt 2.4.2 so zu ändern, dass Stadtverordneten im Regelfall Kopien von Unterlagen oder Aktenauszüge erteilt werden, wenn sie dies zur Aufgabenerfüllung für erforderlich halten. Lediglich in begründeten Ausnahmefällen soll die Verweigerung von Kopien oder Aktenauszügen zulässig sein.

Begründung:

Die DA schränkt die Fertigung von Kopien unangemessen ein. Dies ist nicht mit der Kommunalverfassung vereinbar. Das Recht auf  Einsicht in die Akten der Verwaltung, das die Kommunalverfassung den Stadtverordneten einräumt, soll ihnen die Vorbereitung auf die Beratung von Beschlüssen oder eigenen Anträgen dienen oder die Kontrolle der Verwaltung ermöglichen. Es liegt auf der Hand, dass die Einsicht in Akten der Informationsbeschaffung dient und dass es bei den gewöhnlich komplexen Vorgängen die Auskunft ersuchenden unzulässig benachteiligt, wenn sie darauf verwiesen werden, alle Entscheidungserheblichen Informationen handschriftlich zu notieren, wenn es technisch unschwer möglich ist, die Unteralgen zu kopieren. Es gibt auch keinen Grund, anzunehmen, dass der Verwaltung nicht zuzumutende Nachteile durch die Anfertigung von Kopien entstehen. Ein sachlicher Grund für die grundsätzliche Versagung von Kopien ist nicht ersichtlich.

Der gegenwärtige Passus in der DA lautet:

2.4. Inhalt des Akteneinsichtsrechts

(1)              Das Akteneinsichtsrecht umfasst die Einsichtnahme in die Akten und die Anfertigung handschriftlicher Notizen.

(2)              Die Anfertigung von Kopien ist grundsätzlich ausgeschlossen und kann nur in besonderen Ausnahmefällen zugelassen werden, wenn nach dem Sinn und Zweck der Akteneinsicht im Einzelfall eine detailgenaue Erfassung von Teilen der Akten unbedingt erforderlich und nicht durch handschriftliche Notizen möglich ist. Die Anfertigung von Kopien kann nur hinsichtlich folgender Unterlagen zulässig sein:

- Karten oder Zeichnungen,

- Grafische Darstellungen und

- Tabellen oder Rechenwerke

soweit deren Sinn durch handschriftliche Aufzeichnungen nicht vollständig erfasst werden kann.

Die Anfertigung von Kopien ist nur zulässig, wenn der Inhalt für die sachliche Auseinandersetzung mit dem Problem und zur Information der übrigen Stadtverordneten zwingend erforderlich ist.

Unterlagen, die vertrauliche Informationen über Dritte enthalten, dürfen grundsätzlich nicht fotokopiert werden.

(3)              Hinsichtlich der Fertigung von Kopien ist wie folgt zu verfahren:

- Der Stadtverordnete benennt schriftlich die zu fotokopierenden Blattzahlen der Akte und zeichnet die Auflistung ab.

- Der Fachbereichsleiter entscheidet anhand der oben genannten Kriterien, ob bzw. in welchem Umfang Kopien gefertigt werden.

- Ein Mitarbeiter des Fachbereichs fertigt die Kopien an.

- Der die Einsicht gewährende Fachbereich hält den Zeitpunkt der Akteneinsicht, den Einsicht nehmenden Stadtverordneten und die Blattzahlen der kopierten Aktenauszüge in einem Vermerk fest. Dem Oberbürgermeister ist eine Durchschrift des Vermerks zuzuleiten.

- Die Kopien müssen den betreffenden Stadtverordneten nicht zwingend am Tag der Akteneinsicht ausgehändigt werden, sondern können ihnen auch in den nächsten Arbeitstagen zugehen.

Entsprechendes gilt für die Fertigung von Ausdrucken aus Vorgängen, die nicht in Form von Akten, sondern z.B. in Form von Dateien vorliegen.