Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

 

 

I. Jahresabschluss zum 31.12.2001

1. Der Jahresabschluss zum 31.12.2001 des Eigenbetriebes Potsdam Information wird gemäß § 7 Nr. 4 Eigenbetriebsverordnung (EigV) festgestellt.
2. Der Jahresgewinn in Höhe von 5.903,35 DM wird auf neue Rechnung vorgetragen.
3. Dem Oberbürgermeister wird für das Wirtschaftsjahr 2001 gemäß § 7 Nr. 5 EigV Entlastung erteilt.

 

II. Jahresabschluss zum 31.12.2002

1. Der Jahresabschluss zum 31.12.2002 des Eigenbetriebes Potsdam Information wird gemäß § 7 Nr. 4 EigV festgestellt.
2. Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung 2002 verzeichnet unterjährig einen Abfluss von liquiden Mitteln i.H.v. 46.937,67 €.
3. Für das Wirtschaftsjahr 2002 wird gemäß § 7 Nr. 5 EigV Entlastung erteilt, und zwar

·         für die Zeit vom 01.01.2002 bis 12.08.2002 dem Oberbürgermeister und

·         für die Zeit vom 13.08.2002 bis 31.12.2002 der beauftragten Abwicklerin.

 

III. Jahresabschluss zum 31.12.2003

1. Der Jahresabschluss zum 31.12.2003 des Eigenbetriebes Potsdam Information wird gemäß § 7 Nr. 4 EigV festgestellt.
2. Die Einnahmen- / Ausgabenrechnung 2003 verzeichnet unterjährig einen Abfluss von liquiden Mitteln i.H.v. 649,03 €.
3. Für das Wirtschaftsjahr 2003 wird gemäß § 7 Nr. 5 EigV Entlastung erteilt, und zwar

·         für die Zeit vom 01.01.2003 bis 21.05.2003 der beauftragten Abwicklerin und

·         für die Zeit vom 22.05.2003 bis 31.12.2003 dem beauftragten Abwickler.

 

Begründung:

 

I. Sachverhalt

 

Der Eigenbetrieb Potsdam Information (PI) wurde am 01.01.1991 errichtet und stellte damit ein Sondervermögen der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) dar.

Satzungszweck des Eigenbetriebes war u.a. in Zusammenarbeit mit dem damaligen Amt für Tourismus zur Stärkung und Förderung der Landeshauptstadt Potsdam auf dem Gebiet des Fremdenverkehrs beizutragen, in dem er dem örtlichen Bedarf an touristischen Serviceleistungen nachzukommen hatte.

 

Aufgrund der Errichtung der mehrheitlich städtischen PT Potsdam Tourismus GmbH (PT GmbH) zum

01.01.2001 wurde der Geschäftsbetrieb der PI zum 31.12.2000 eingestellt und die Aufgaben des städtischen Eigenbetriebes PI und das dort vorhandene Personal in die PT GmbH integriert.

Aufgrund des Beschlusses der Stadtverordnetenversammlung (SVV) vom 01.11.2000 (DS-Nr. 00/0755/1), der neben der Gründung der PT GmbH zum frühestmöglichen Zeitpunkt auch die Auflösung der PI zum nächstmöglichen Zeitpunkt vorsah, wurde davon ausgegangen, dass der städtische Eigenbetrieb PI mit der Errichtung der PT GmbH aufgelöst sei.

 

Da jedoch der genaue Zeitpunkt der Auflösung der PI durch vg. SVV - Beschluss nicht bestimmt wurde, bestand der Eigenbetrieb nach Auffassung des Ministeriums des Innern des Landes Brandenburg (MI) formal weiter. Erst mit SVV - Beschluss vom 10.12.2003 (DS-Nr. 03/SVV/0831) wurde der Eigenbetrieb PI daher zum 31.12.2003 endgültig aufgelöst.

 

Der Eigenbetrieb PI befand sich seit dem 01.01.2001 in der Abwicklungsphase, die vor allem gekennzeichnet war durch die Abgrenzungsproblematik zwischen der PI und der PT hinsichtlich des Umlaufvermögens der PI, mit dem die neuerrichtete PT GmbH u.a. ihre Arbeit im Jahr 2001 aufnahm.

 

Mit der Abwicklung der PI wurde ab dem 13.08.2002 eine städtische Mitarbeiterin durch den damaligen amtierenden Oberbürgermeister beauftragt. Zuvor hatte die PT GmbH, zunächst ohne ausdrücklichen Auftrag, die Buchführung für den Eigenbetrieb PI wahrgenommen. Unter dem 22.05.2005 fand ein Abwicklerwechsel statt.

 

Aufgrund des formalen Weiterbestehens der PI vom 01.01.2001 bis 31.12.2003 waren trotz der Einstellung des Geschäftsbetriebes für jedes Geschäftsjahr Jahresabschlüsse aufzustellen. Dem kam der beauftragte Abwickler in 2004/2005 nach (siehe Anlagen).

 

Um den Umfang der Jahresabschlüsse der PI und auch die entstehenden Prüfungskosten zu reduzieren, beantragte die LHP beim MI die Befreiung des Eigenbetriebes PI von der Jahresabschlussprüfung 2001, 2002 und 2003 gemäß § 7 Jahresabschlussprüfungsverordnung (JapV) i.V.m. § 28 Eigenbetriebsverordnung (EigV) unter der Maßgabe einer örtlichen Prüfung gemäß § 113 Abs. 2 Nr. 4 Gemeindeordnung (GO) durch das Rechnungsprüfungsamt (RPA) der Landeshauptstadt Potsdam. Dem gab das MI am 22.10.2003 statt.

 

Zudem befreite das MI am 28.10.2003 die LHP auf deren Antrag von einzelnen Vorschriften der EigV zum Umfang der Jahresabschlüsse 2001, 2002 und 2003 und zu den Fristen zur Feststellung der vg. Jahresabschlüsse sowie der Ergebnisverwendung und der Entlastung der Werkleitung.

Für 2002 und 2003 waren zudem keine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufzustellen, sondern lediglich einfache Einnahmen-/Ausgabenrechnungen sowie die Lageberichte.

 

Die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2001 wurde durch das RPA Ende April 2004 begonnen und das Ergebnis im Prüfvermerk 6/04 vom 22.11.2004 dargestellt. Die Prüfung der Jahresabschlüsse zum 31.12.2002 und 31.12.2003 führte das RPA im Juli 2005 durch und stellte das Ergebnis im Prüfvermerk (PV) 12/05 vom 24.08.2005 dar.

 

Bereits 2003 erfolgte u.a. eine Umsatzsteuerprüfung des Finanzamtes Potsdam - Stadt. Im Ergebnis dessen wurde eine Umsatzsteuerrückerstattung i.H.v. 80.272,30 € an die PI zzgl. Zinsen vorgenommen.

 

Am 22.11.2004 und am 06.12.2005 wurden die vg. Umsatzsteuerrückerstattung sowie vom Abwickler nicht benötigte Mittel der PI, d.h. insgesamt 102.500 € an die LHP durch die PI überwiesen und im städtischen Haushalt vereinnahmt (Haushaltstelle 79000.16500).

 

 

II. Prüfung der Jahresabschlüsse zum 31.12.2001, 31.12.2002 und 31.12.2003 durch das RPA

 

Grundsätzliche Feststellungen:

 

Aufgrund des teilweisen Fehlens zahlungsbegründender Unterlagen konnte das RPA weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit der aufgestellten Jahresabschlüsse zum 31.12.2001, 31.12.2002 und 31.12.2003 testieren.

 

Es ist jedoch anzumerken, dass die Kontoauszüge der Geschäftskonten der PI bei der Mittelbrandenburgischen Sparkasse Potsdam (Giro- und Festgeldkonto) vollständig vorlagen.

 

Das RPA stellte zwar fest, dass teilweise genaue Zuordnungen von Zahlungsbelegen (PI / PT GmbH) nicht möglich waren. Es wurde allerdings auch nicht festgestellt, dass unberechtigte Zahlungen an Dritte (Beschäftigte der ehemaligen PI oder der PT GmbH oder an Sonstige) vorgenommen worden sind.

 

Zu gegenwärtigen Zeitpunkt liegen der LHP keine Anhaltspunkte dafür vor, dass ein konkretisierbarer (und ggf. bezifferbarer) Schaden zu Lasten der LHP entstanden wäre. Der Bereich Recht wird jedoch eine entsprechende Prüfung vornehmen.

 

 

2001:

 

Jahresabschluss zum 31.12.2001 (PV 6/04 vom 22.11.2004)

 

(Aufstellung des Jahresabschlusses in DM/Währungsumstellung in € erst zum 01.01.2002)

 

Anhand der vorliegenden Unterlagen war es dem RPA nicht möglich, die nach § 145 Abgabenordnung (AO) erforderliche Verfolgung von Geschäftsvorfällen nach ihrer Entstehung und Abwicklung nachzuvollziehen.

 

Aus diesem Grund konnte das RPA auch nicht die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie der Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses 2001 bestätigen.

 

Insbesondere konnte nicht eingeschätzt werden, inwieweit sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig und richtig abgebildet worden sind.

 

2002 und 2003:

 

Jahresabschluss zum 31.12.2002 und 31.12.2003 (PV 12/05 vom 24.08.2005)

 

Eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsvorfälle 2002 und 2003 war dem RPA anhand der vorgelegten Unterlagen überwiegend nicht möglich.

 

Die Geschäftsjahre 2002 und 2003 waren im wesentlichen von Vorgängen im Zusammenhang mit der PT GmbH geprägt. Diese waren bis auf einen Geschäftsvorfall nicht belegt. Eine Abgrenzung des Eigenbetriebes PI zur PT GmbH war nicht nachvollziehbar.

 

Daher konnte das RPA eine ordnungsgemäße Abbildung der Geschäftsvorfälle in den Jahresabschlüssen 2002 und 2003 unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht bestätigen.

 

 

III. Recherche/Weitere Vorgehensweise

 

In Anbetracht der Problematik der Nichttestierbarkeit des Jahresabschlusses 2001 hat das MI (Kommunalaufsicht) in Abstimmung mit dem Landesrechnungshof (jetzt Kommunales Prüfungsamt) die LHP am 23.12.2004 aufgefordert, alle möglichen Schritte zur Aufklärung des Sachverhaltes vorzunehmen.

 

Der Abwickler der PI hat daraufhin intensive Recherchen zum Verbleib der fehlenden Unterlagen und Belege angestellt. Er veranlasste, dass die umfangreichen Unterlagen der PI von der PT GmbH in die Stadtverwaltung Potsdam überführt (Volumen ca. 50 Umzugkisten) und in einem gesonderten Raum verwahrt werden. Zur Sichtung und Wertung der umfangreichen PI - Unterlagen schloss er mit einer Buchhalterin einen Honorarvertrag ab. Die Prüfung und Auswertung der Akten durch die vg. Buchhalterin ergab jedoch keinen Hinweis auf die fehlenden Belege. Dabei wurden auch die Unterlagen früherer Geschäftsjahre gesichtet, um ggf. falsch abgeheftete Belege aufzufinden.

 

Des Weiteren forderte der Abwickler entsprechende Erklärungen der beteiligten natürlichen und juristischen Personen ab, um den Verbleib der Belege aufzuklären, und zwar von:

 

• der ehemaligen Buchhalterin der PI,
• der Steuerberatungsfirma,
• dem Abschlussprüfer des Jahresabschlusses zum 31.12.2000,
• städtischen Bediensteten,
• dem Insolvenzverwalter der PT GmbH,
• den ehemaligen Geschäftsführerinnen der PT GmbH.

 

Zudem fragte der Abwickler der PI beim Geschäftsführer der TMB GmbH, die seit 2004 die touristische Vermarktung Potsdams im Rahmen eines fünfjährigen Konzessionsvertrages innehat, nach, ob sich ggf. PI - Unterlagen dort befänden.

 

Ausweislich des Sachberichtes des Abwicklers vom 25.07.2005 konnte jedoch trotz der vorliegenden schriftlichen oder protokollierten Erklärungen der vorgenannten Beteiligten und der weiteren Recherchen der Verbleib der gesuchten Unterlagen und Belege nicht aufgeklärt werden.

Hervorzuheben ist, dass die viele Jahre mit der Betreuung der PI und der Erstellung des Jahresabschlusses 2001 beauftragte Steuerberatungsfirma angab, dass die zur Jahresabschlusserstellung 2001 notwendigen Belege dort vorlagen und an die Mandantin zurückgegeben wurden.

Auch der Insolvenzverwalter der PT GmbH, in dessen Obhut sich die fehlenden Belege ggf. befinden könnten, erklärte, dass er die gesuchten Unterlagen nicht in seiner Verwahrung hätte.

 

In einem abschließenden Gespräch zur weiteren Vorgehensweise am 30.08.2005, das im MI mit Vertretern der Kommunalaufsicht, dem Kommunalen Prüfungsamt und der LHP geführt wurde, erging u.a. der kommunalaufsichtliche Hinweis, dass trotz der fehlenden Testierung des Jahresabschlusses 2001 (und darauf fußend 2002 und 2003) die nach § 7 Nr. 4 und 5 EigV notwendigen Beschlüsse der SVV über den geprüften Jahresabschluss, über die Ergebnisverwendung sowie über die Entlastung der Werkleitung herbeigeführt werden sollen. Das MI wurde durch die LHP zwischenzeitlich unterrichtet, dass die Einbringung des Vorlagenentwurfes in die SVV im Januar 2006 erfolgen wird.

 

Anmerkung

Da nichts unversucht bleiben sollte, um die einzelnen Geschäftsvorfälle des Eigenbetriebes PI von denen der PT abzugrenzen und Transparenz in die damaligen Vorgänge zu bringen, ist die Einsichtnahme in die PT - Unterlagen ggf. der einzige noch verbleibende Weg.

 

Daher hat der Oberbürgermeister - obwohl der Insolvenzverwalter PT GmbH im September 2004 bereits schriftlich darlegte, dass sich die fehlenden PI - Unterlagen nicht in seinem Besitz befänden -   kürzlich nochmals gebeten, städtischen Bediensteten Akteneinsicht zu gewähren. Die Antwort des Insolvenzverwalters der PT steht noch aus.

 

 

IV. Ergebnisverwendung

 

2001:

 

Da der Eigenbetrieb PI zum 31.12.2000 seinen Geschäftsbetrieb eingestellt hat und auch aus o.g. Gründen nicht mehr über Anlagevermögen verfügt, das zu erneuern wäre, ist die ansonsten vorrangige Einstellung in die allgemeinen Rücklagen bzw. Bildung einer zweckgebundenen Rücklage nicht mehr vonnöten.

 

Der Jahresgewinn 2001 i.H.v. 5.903,35 DM ist somit auf neue Rechnung vorzutragen.

 

2002:

 

Ausweislich der Einnahmen-/Ausgabenrechnung betrug der Anfangsbestand per 01.01.2002

86.991,29 €.

 

2002 ist durch entsprechende Ausgaben ein Abfluss von liquiden Mitteln i.H.v. 46.937,67 € zu verzeichnen, der das noch vorhandene Vermögen des Eigenbetriebes Potsdam Information entsprechend unterjährig reduziert.

 

Der Endbestand zum 31.12.2002 betrug 40.053,62 €.

 

2003:

 

Ausweislich der Einnahmen-/Ausgabenrechnung betrug der Anfangsbestand per 01.01.2003

40.053,62 €.

 

2003 ist durch entsprechende Ausgaben ein Abfluss von liquiden Mitteln i.H.v. 649,03 € zu verzeichnen, der das noch vorhandene Vermögen des Eigenbetriebes Potsdam Information entsprechend unterjährig reduziert.

 

Der Endbestand zum 31.12.2003 betrug 39.404,59 € (davon 37.000,00 € als Festgeld angelegt / 2.404,59 € MBS - Girokonto).

 

 

V. Rechtliche Grundlagen

 

Nach § 7 Abs. 3 der Betriebssatzung der PI berät der Werksausschuss die Angelegenheiten vor, die von der SVV zu entscheiden sind.

Da für den Eigenbetrieb PI kein Werksausschuss gebildet worden ist, nimmt der Hauptausschuss gemäß § 8 Abs. 3 EigV die Befugnisse des Werksausschusses wahr.

 

Gemäß § 7 Nr. 4 und 5 EigV beschließt die Gemeindevertretung (hier SVV) unbeschadet des § 35 Abs. 2 GO über die Feststellung des geprüften Jahresabschlusses, die Ergebnisverwendung und die Entlastung der Werkleitung.

 

Durch die Beschlussfassung über die Jahresabschlüsse 2001 - 2003 ergeben sich unmittelbar keine finanziellen Auswirkungen.

 

Für diese Jahre war der Geschäftsbetrieb bereits eingestellt. Mit dem 31.12.2003 war der Eigenbetrieb endgültig aufgelöst.

 

Die Abwicklung hat ergeben, dass ein Betrag von insgesamt 102.500 € verblieb, der bereits im Haushalt der Landeshauptstadt Potsdam vereinnahmt werden konnte.