Beschlussvorlage - 14/SVV/1095

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt, im Vorgriff auf die Wirksamkeit des Haushalts 2015/16 eine Interimsvereinbarung mit der TMB GmbH (PTS Potsdam Tourismus Service) über die Erbringung von Tourismus-Service und Marketing-Dienstleistungen für den Zeitraum vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015 für die Landeshauptstadt Potsdam abzuschließen.

Berechnungstabelle Demografieprüfung:

Begründung:

Mit Beschluss des Hauptausschusses vom 04.06.2014 (14/SVV/0423) wurde der Oberbürgermeister mit der Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens beauftragt mit dem Ziel, einen geeigneten Bieter für die Erbringung von Tourismus-Service und Marketing-Dienstleistungen ab dem 01.01.2015 im Auftrag der Landeshauptstadt zu ermitteln und den Hauptausschuss vor Zuschlagserteilung über das Ergebnis des Vergabeverfahrens zu informieren.

In einem ersten Schritt wurde ein Interessenbekundungsverfahren durchgeführt, in dem geeignete Bieter ermittelt wurden. Die Ergebnisse der Interessensbekundung im Rahmen der o.g. Ausschreibung zeigen, dass es für die Tourismusarbeit der Landeshauptstadt Potsdam auch anbieterseitig nur einen sehr begrenzten Markt gibt und demzufolge die Verhandlungsoptionen bei einer Vergabe bzw. Beauftragung begrenzt sind. Die erfreuliche touristische Entwicklung Potsdams als Landeshauptstadt, Städtedestination und Weltkulturerbe (über 1 Mio. Übernachtungen p.a. und rd.19 Mio. Tagesgäste) vor den Toren Berlins (drittstärkste Destination in Europa mit fast 27 Mio. ÜN p.a.) erfordert eine Tourismusarbeit in den Bereichen Service und Marketing, die nur von wenigen Dienstleistern in der erforderlichen Qualität und Professionalität gewährleistet werden kann.

Parallel zum Interessenbekundungsverfahren wurde mit der Erstellung der  Vergabeunterlagen zur konkreten Angebotsabforderung in Zusammenarbeit mit der Vergabestelle, der Submissionsstelle und dem Rechtsamt begonnen. Im Gegensatz zur Ausschreibung 2003, wo nach vergleichsweise zügiger Vergabe annähernd ein halbes Jahr über die Vertragsmodalitäten verhandelt wurde, sollte bereits mit den Ausschreibungsunterlagen ein belastbarer Vertragsentwurf einschließlich konkreter Leistungsverzeichnisse und Angaben zur Erwirtschaftung eigener Mittel versendet werden.

Da eine Übernahme des bisherigen Vertragsmodells aufgrund gänzlich geänderter Rahmenbedingungen und gerichtlicher Entscheidungen nicht möglich und verhandelbar ist, hat sich diese Aufgabe als sehr komplex und zeitintensiv erwiesen, so dass der Abschluss der Ausschreibung und die Vergabe an einen neu zu beauftragenden Dienstleister ab Januar 2015 nicht erreichbar ist.

Um trotzdem eine nahtlose Weiterführung der Tourismus-Service und Marketing-Dienstleistungen zu sichern, soll eine Interimsbeauftragung der TMB / des PTS für das Jahr 2015 erfolgen.

Ein entsprechendes Angebot der TMB/PTS dazu liegt vor. Darin verpflichtet sie sich, die Leistungen im Tourismus-Service und Tourismus Marketing im Umfang von rd. 2,1 Mio. (netto) zu erbringen. Die TMB/PTS wird davon 60 % aus Erlösen selbst finanzieren und trägt dafür das volle Risiko. Durch die LHP sind 944 T€ brutto, das sind 40 % des vereinbarten Leistungsumfangs als Entgelt zu entrichten.

Dieses Entgelt liegt rd. 50 % über dem bisherigen, ist jedoch auf Grund veränderter wirtschaftlicher Rahmenbedingungen angemessen, um eine Erbringung der Service- und Marketing-Dienstleistungen auf bisherigem Niveau zu sichern.

Durch die generellen Kostenentwicklungen und die gestiegene touristische Nachfrage in Potsdam erhöht sich der Aufwand für die Tourismusarbeit enorm. Die starke Entwicklung der Übernachtungs- und Tagesgästezahlen (Potsdam und Berlin) erfordert einen wesentlich höheren Betreuungsschlüssel u.a. in den Tourist-Informationen. Die Mitarbeiterzahl des PTS ist demzufolge von 12 in 2004 auf 27 in 2014 gestiegen. Die Personalkostenentwicklung zwischen 2004 und 2014 betrug im öffentlichen Dienst 26,36%. Auch weitere Qualifizierungen in der Tourismusarbeit, u.a. im Auslandsmarketing und in Kooperationsmodellen erhöhen die Kosten. Generelle Kostensteigerungen bei den Sachkosten (Mieten etc.) verstärken diesen Effekt zusätzlich.

Einbußen bei den Einnahmen durch die Tourismusarbeit müssen hingegen durch den Wegfall der eigenen Stadtrundfahrten (Gerichtsbeschluss) und veränderte Buchungsverhalten der Gäste mit einer einhergehenden Reduzierung der Vermittlungsprovisionen verkraftet werden.

Durch die zyklischen Verläufe im Potsdamer Tourismus werden die Einnahmen aus der Geschäftstätigkeit fast ausschließlich zwischen Mai und Oktober generiert. In den übrigen Monaten, insbesondere zu Jahresbeginn, dominieren die Ausgaben. Die Interimsbeauftragung muss daher über die Dauer eines Jahres erfolgen.

Die Interimsbeauftragung der TMB/PTS in Höhe von 944.440 € wird im Entwurf des Haushaltsplanes 2015/16 im Produkt Förderung des Fremdenverkehrs im Produktkonto 5750000.5291100 für 2015 mit einem Ansatz von insgesamt 1.035.100 € abgesichert. Aus diesem Konto werden darüber hinaus insbesondere die konzeptionelle Arbeit, touristische Kooperationen und Projekte finanziert.

Da die Haushaltssatzung der Landeshauptstadt Potsdam am 01.01.2015 noch nicht beschlossen und bekanntgemacht sein wird, ist bei der Entscheidung über den Abschluss einer Interimsvereinbarung der § 69 Abs. 1 BbgKVerf zu beachten. Danach darf die Gemeinde in der Zeit der vorläufigen Haushaltsführung nur solche Aufwendungen und Auszahlungen leisten, zu deren Leistung sie rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.

Da der bisherige Dienstleistungsvertrag zum 31.12.2014 durch die TMB/PTS gekündigt ist, liegt mit Beginn des Haushaltsjahres 2015 keine bestehende rechtliche Grundlage mehr vor.

Der Tourismus ist eines der wesentlichen Wirtschaftsfaktoren in Potsdam, generiert einen Bruttoumsatz von rd. 834 Mio. € und über Beschäftigungseffekte werden annähernd 20.000 Potsdamer in der Tourismusbranche versorgt (Angaben für 2012). Die kontinuierliche Aufrechterhaltung der Tourismusarbeit der Landeshauptstadt Potsdam wird als erforderlich angesehen. Aufgrund der Bedeutung des Tourismus für die Landeshauptstadt Potsdam ist der Abschluss eines Interimsvertrages als unaufschiebbare Weiterführung notwendiger Aufgaben notwendig.

Der Abschluss eines Interimsvertrages für die Dauer von einem Jahr würde aufgrund des unmittelbaren zeitlichen Anschlusses zwar einen neuen Vertrag darstellen, tatsächlich aber die Weiterführung der bisher übertragenen Aufgabe der Steuerung der touristischen Serviceleistungen und des Marketings bedeuten.

Im Runderlass des Ministeriums des Innern in kommunalen Angelegenheiten Nr. 1/2013 „Maßnahmen und Verfahren der Haushaltssicherung und der vorläufigen Haushaltsführung“ heißt es dazu, dass die Erneuerung von auslaufenden Verträgen nur im tatsächlich erforderlichen Umfang erfolgen darf. Die Interimsbeauftragung geht nicht über das erforderliche Maß hinaus, da sie lediglich eine Weiterführung der touristischen Marketing- und Serviceleistungen auf bisherigem Niveau sichert. Auf Grund der dargestellten veränderten Rahmenbedingungen ist auch das höhere Entgelt angemessen. Auch die Dauer der Beauftragung von einem Jahr entspricht vor dem Hintergrund der zyklischen Verläufe im Tourismus und der benötigten Zeit für die Vergabe dem erforderlichen zeitlichen Umfang.

Gemäß v.g. Runderlass ist die Unaufschiebbarkeit gegeben, wenn beispielsweise der Kommune bzw. Dritten nachweislich ein wirtschaftlicher Schaden entsteht. Von den über 1 Million Gästeübernachtungen und  18,3 Millionen Tagesbesuchern profitieren die  mehr als 50 Beherbergungsbetriebe, die Gastronomie, die touristischen Dienstleister und der Einzelhandel. Der Tourismus sichert Beschäftigung und Einkommen. Die Steuereinnahmen der Unternehmen, Dienstleister und Beschäftigten und die Eintrittsgelder der Besucher sind ebenfalls von enormer Bedeutung für den Potsdamer Haushalt. Um  diese Effekte - ohne Einbrüche -  für die Kommune und die Unternehmen zu sichern, ist eine nahtlose Weiterführung des Tourismus-Service und –Marketing unaufschiebbar.

§ 69 BbgKVerf hat zum Ziel, dass das Budgetrecht der Gemeindevertreter nicht durch neue Maßnahmen, Verpflichtungen oder Vorfestlegungen eingeschränkt wird. Schon mit dem Auftrag an den Oberbürgermeister, die touristischen Dienstleistungen Potsdams ab 2015 neu auszuschreiben, hat sich der Hauptausschuss zu einer Weiterführung der touristischen Dienstleistungen bekannt. Insofern ist die Maßnahme nicht neu und stellt keine Vorfestlegung dar, welche für die Stadtverordneten neu ist und das Budgetrecht einschränkt. Vielmehr war durch den Auftrag an den Oberbürgermeister damit zu rechnen, dass der Abschluss eines neuen Vertrages über die Erbringung touristischer Dienstleistungen geschlossen wird und daraus Aufwendungen und Auszahlungen für den Haushalt 2015 und folgende resultieren.

Im Ergebnis dessen sind gemäß § 69 Abs. 1 BbgKVerf die Voraussetzungen für die Interimsbeauftragung gegeben. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, im Vorgriff auf die Wirksamkeit des Haushaltplanes 2015/16 die Interimsvereinbarung mit der TMB/PTS für das Jahr 2015 abzuschließen.

Über die weiteren Ergebnisse des Ausschreibungsverfahrens in 2015 wird der Hauptausschuss vor Zuschlagserteilung informiert.